Reflektion & Retrospektive

5 Methoden, die jeder Transformationsmanager im Gepäck haben sollte!

Short Cut - "Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!"

Reflektion und Retrospektiven sind moderierte Meetings im agilen Projektumfeld, in denen Du zusammen mit Deinem Team über die Qualität der Zusammenarbeit und den Stand des Projekts reflektierst und mögliche Ansätze zur Verbesserung der Performance im Projekt herausarbeitet. Eine regelmäßige Reflektion sollte fester Bestandteil Deines Transformationsvorhabens sein und zu einer Optimierung aller Prozesse im Projektteam führen.

Alles agil – oder was?

Das Thema ist neu für Dich? Oder bist Du bereits im „Agilen“ unterwegs? Wenn JA, dann ist Dir sicherlich der Begriff der Reflektion bzw. Retroperspektive durchaus vertraut. Im Scrum-Prozess ist es ein fester Bestandteil der Zusammenarbeit im Projektteam. Im Folgenden bekommst Du nicht nur einen allgemeinen Überblick über Sinn & Zweck einer Reflektion, sondern lernst auch ganz konkret meine Top-5 Reflektionsmethoden im Detail kennen.

Was ist eine Reflektion bzw. Retrospektive?

Hier geht es um ein spezielles Format von einem Workshop oder Meeting. Das Projektteam verlässt die inhaltliche Ebene des Projekts, zieht sich für einen angemessenen Zeitraum zurück und bespricht folgende Kernfragen:

• Was geschah seit der letzten Reflektion?
• Was ist uns gut gelungen?
• Welche Probleme und Schwierigkeiten hatten wir?
• Wie sind wir damit umgegangen und wie können wir als Team effektiver arbeiten?
• Wie können wir die Qualität unserer Arbeitsergebnisse erhöhen?
• Welche wichtigen Ereignisse gibt es seit der letzten Retrospektive?

Wichtig: Raus aus der täglichen Routine! Meta-Ebene einnehmen, Abstand zum Tagesgeschäft gewinnen und dafür auch gerne einen anderen, als den üblichen Besprechungsraum nutzen!

Wird eine Reflektion nur in agilen Projekten durchgeführt?

In der „agilen“ Welt sind Reflektion & Retrospektive fester Bestandteil des Scrum-Prozesses und gehört es einfach dazu. Am Ende eines zweiwöchigen „Sprints“ setzt sich das Team regelmäßig zusammen und reflektiert für bis zu zwei Stunden die Performance des aktuellen Sprints. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden für den folgenden Sprint genutzt. So wird ein „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ in Gang gesetzt.

Du arbeitest noch im „Wasserfall“ und auf traditionelle Weise in Deinem Projekt? Mach Dir darum keinen Kopf – es geht ums Grundprinzip! Auch im traditionellen Projektmanagement solltest Du als Projektverantwortlicher regelmäßig Reflektionen ansetzen und gemeinsam mit Deinem Team das Performancemanagement optimieren. Leider ist das häufig kein fester Bestandteil der Projektkultur im Unterschied zum agilen Ansatz. Doch was kann Dich in Deiner Verantwortung als Projektleiter davon abhalten, je nach Bedarf Reflektionsphasen aufzusetzen? Zumindest am Ende eines Projektes hat eine angemessene Retroperspektive noch keinem Team geschadet. Noch effektiver ist es natürlich, wenn Du es an jedem „Milestone“ zur Routine machst, einen qualifizierten Blick zurückzuwerfen!

Was Du für eine Reflektion brauchst

It’s no rocket science! Wie in anderen Meetings auch sind Whiteboard, Flipchart, Karten (oder Post-Its bzw. „sticky notes“ – ganz besonders cool) und Stifte hilfreich und dazu vielleicht noch ein Baemer – eben eine typische Grundausstattung. Online und virtuell geht das selbstverständlich auch. Die Auswahl an Software für Online-Retroperspektiven ist enorm – meine Favoriten sind „ConceptBoard“ und „Miro“. Erfolgskritisch ist die Rolle des Moderators. Sie oder er sollte sich mit Technik, Werkzeugen und Modellen auskennen und souverän durch den Prozess führen können.

Meine Top-Five – Fünf spannende Methoden für die Reflektion im Überblick

Alles noch zu abstrakt? Don’t panic! Sobald wir uns die fünf verschiedenen Methoden näher angesehen haben, wird die Idee einer Retrospektive sehr viel anschaulicher geworden sein.

1. Die Start-Stop-Retrospektive

Keep it simple, stupid! Diese Variante ist ebenso einfach wie genial: Mit nur zwei Fragen verschaffst Du Dir und Deinem Team ein Bild darüber, was im Projekt gut gelaufen ist und woran noch gearbeitet werden muss:

• Start Doing This: Was wollen wir besser machen?
• Stop Doing This: Was lief nicht gut?

2. Die Start-Stop-Continue-Retrospektive

Etwas komplexer ist diese 2. Variante. Mit ihr fragen wir auch nach Dingen, die gut gelaufen sind und sich bewährt haben. Hier kommt einfach die Spalte „Continue“ hinzu:

• Start Doing This: Was wollen wir besser machen?
• Stop Doing This: Was lief nicht gut?
• Continue: Was behalten wir bei?

3. Die 4L-Retrospektive

Noch etwas anspruchsvoller geht es weiter mit einem vergleichbaren Ansatz. Ich liebe Alliterationen – sie bleiben einfach leichter in unserem Gedächtnis! Bei der 4L-Retrospektive werden vier Bereiche in einer Matrix definiert:

• Liked: Was lief gut?
• Learned: Was haben wir gelernt?
• Lacked: Was hat gefehlt?
• Longed for: Was hätten wir uns gewünscht?

Dabei mache ich immer wieder die Erfahrung, dass die Antworten in den Quadranten „Lacked“ und „Longed“ wichtige Hinweise für Ideen und neue Ansätze enthalten können, weil sie ehr die Fantasie und die emotionalen Ebenen der Teilnehmenden ansprechen. Wenn Du es lieber mit der magischen Zahl „5“ magst - dann nimm noch „Loathed“ mit hinzu: „Was fanden wir richtig nervig?“

4. Die Starfish-Retrospektive

Wenn es Dir mit Zeilen und Spalten im euklidischen Raum zu langweilig wird, probiere es doch mal mit einem „Seestern“! Die Fragestellungen sollten Dir inzwischen bekannt vorkommen... Doch die Darstellung unterscheidet sich von den vorhergehenden Retrospektive-Methoden und sorgt nach meiner Erfahrung für eine ehr kreative Atmosphäre im Meeting:

• Start Doing: Was wollen wir Neues machen?
• Stop Doing: Was hat sich nicht bewährt?
• Keep Doing: Was wollen wir beibehalten?
• More of: Was wollen wir häufiger tun?
• Less of: Was wollen wir reduzieren?

5. Die Timeline-Retrospektive

Als fünfte Variante nochmal ein ganz anderer Ansatz! Hier kommt neben der Frage „Was lief gut oder schlecht im Projekt?“ eine Zeitachse mit ins Spiel. So wird dem Team deutlich, wann genau was im Projektverlauf eingetreten ist. Möglicherweise liefert dieser Bezug wichtige Informationen über die Hintergründe des Geschehenen.

Wer noch deutlich tiefer auf der emotionalen Ebene arbeiten möchte – oder in konfliktträchtigen Situationen auch muss – kann über die Frage nach positiven und negativen Ereignissen hinaus die Stimmung im Team visualisieren – wenn gewollt und vereinbart auch für jedes einzelne Team-Mitglied.

Gibt es die eine „richtige“ Methode?

Um es direkt zu sagen - NEIN! Es spielt einfach keine Rolle – zielführender ist es zu fragen, welche Methode ist die passende für mich und mein Vorhaben. Alle Methoden, die mir bis heute bekannt sind, sind sich ähnlich und nutzen einen vergleichbaren Ansatz: Zunächst den Blick zurück („Was lief gut?“) und den Blick nach vorn („Was soll anders/mehr oder auch weniger sein?“). Wichtig ist nach meiner Erfahrung in erster Linie die Wahl der „passenden“ Methode zusammen mit einer erfahrenen Moderation der Retrospektive an sich. Solange diese Reflektionen nur als Alibiprogramm abgespult werden, kann es nicht zu einem „Kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ führen oder gar Basis für eine „Lernende Organisation“ sein!

Mach Dich einfach mit den Grundlagen vertraut und experimentiere damit in Deinem Team. Du wirst dann schon sehr bald feststellen, welche Methode am besten zu Dir und Deinem Team passt!

Ein Hinweis aus dem Nähkästchen

Der springende Punkt bei Durchführung und Erfolg von Retrospektiven: Erst wenn Du konsequent auch Maßnahmen ableitest und umsetzt, waren Aufwand und Zeit für eine Retrospektive gut investiert. Dafür muss das gesamte Team den Prozess lieben und leben, braucht es den unbedingten Willen, alle Potenziale zu heben und sich ständig zu verbessern.

Vergiss „Finger Pointing“, „Blaming The Universe“ und jede andere Form von Schuldzuweisung. Frage nicht nach dem „Wer ist schuld?“ sondern lerne nach vorne zu schauen und die Einsichten und Erkenntnisse aus der Retroperspektive für die Entwicklung und den Erfolg Deines Teams zu nutzen.

Fazit

Reflektionen und Retrospektiven sind eine fantastische Möglichkeit, über die Qualität der Zusammenarbeit im Team nachzudenken, mögliche Verbesserungspotentiale zu identifizieren und für die Gestaltung einer erfolgreichen Zukunft zu nutzen. Welche Methode, welches Modell Du wählst, kommt an zweiter Stelle – entscheidend ist der Wille, erfolgreich zu sein und seine Leistungen dafür ständig zu optimieren!