SMARTE TOOLS FÜR OPTIMALES ORG DESIGN

Tiefgehende Einblicke in Unternehmensstrukturen und Prozesse zu gewinnen ist eine Grundvoraussetzung, um erfolgreiche Reorganisationen vornehmen zu können. Organigramm-Software trägt im HR-Umfeld dazu bei, ein datenbasiertes Organisationsdesign umzusetzen, das nachhaltig wirkt. Die korrekte Auswahl und Implementierung der Lösung ist dabei essenziell, wie ich vor einiger Zeit in einem Artikel für das DIGITAL BUSINESS Magazin zusammengefasst habe.

Schritt 1: Anforderungen erheben

Die Anwender:innen

Eine zentrale Frage betrifft die Nutzer:innen der Software: Für wen ist das Tool konzipiert? Es ist wichtig zu klären, ob Führungskräfte, Mitarbeitende, Stäbe, HR-Abteilungen oder Expert:innen aus der Organisationsentwicklung die Software verwenden sollen. Denn jede Benutzergruppe hat unterschiedliche Erwartungen an das Tool, die erfüllt werden müssen. Weitere wichtige Anwendergruppen sind beispielsweise die unternehmenseigene IT und die Cyber Security-Expert:innen, die andere Anforderungen und Bedürfnisse haben als die Fachabteilungen.

Die Rechte

Die Verwaltung von Zugriffsrechten in einem Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, damit alle Mitarbeitenden genau die Rechte erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigt, und der Zugriff auf sensible Daten begrenzt bleibt. Zugriffsrechte sollten also rollenbasiert vergeben werden, wobei verschiedene Zugriffsebenen definiert werden – von Basisrechten für Mitarbeitende, die nur öffentliche Informationen benötigen, bis zu erweiterten Rechten für Führungskräfte, die auf sensible Daten von Mitarbeitenden zugreifen müssen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Authentifizierung der Nutzer:innen, bei der starke Mechanismen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung oder biometrische Verfahren eingesetzt werden sollten, um die Sicherheit zu erhöhen.

Die Daten

Datenmanagement ist entscheidend für die Fähigkeit einer Organisation, Strukturen und Zusammenhänge passend abzubilden, Analysen durchzuführen und verlässliche Erkenntnisse zu gewinnen. Es ist deshalb wichtig zu identifizieren, welche Daten benötigt werden, und sicherzustellen, dass sie verfügbar, gepflegt und verknüpft sind. Die Infrastruktur muss dabei flexibel sein, um bei Bedarf neue Datenquellen einfach zu integrieren. Die Einrichtung und Wartung von Schnittstellen zu verschiedenen Systemen sind ebenfalls essenziell, um die Zugänglichkeit und Verarbeitung der Daten zu gewährleisten. Diese sollten sowohl aktuellen Anforderungen entsprechen als auch zukünftige Erweiterungen ermöglichen, um langfristige Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit sicherzustellen. Leistungsfähige Organigramm-Software ist mit zahlreichen Personalsystemen, Datenbanken, Verzeichnisdiensten und Dateiformaten kompatibel, bietet vorprogrammierte Schnittstellen und ist von führenden Systemanbietern zertifiziert.

Die Funktionalitäten

Unternehmen benötigen spezialisierte Funktionen in ihren Lösungen, um nicht nur den aktuellen Zustand abzubilden, sondern auch Rückblicke, Prognosen, Archive, Simulationen und Vorhersagen zu ermöglichen. Diese Funktionen sind entscheidend, um eine umfassende Sicht auf die Unternehmensdynamik zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zudem ist es für viele Organisationen wichtig, dass die Lösung das Controlling wichtiger HR-Kennzahlen unterstützt und Funktionen zur Überwachung und Steuerung von HR-Prozessen wie Nachfolgeplanung sowie On- und Offboarding bietet. Die Erfüllung dieser Anforderungen hängt von der Flexibilität, Skalierbarkeit und den integrierten Analysewerkzeugen der Lösung ab. Daher ist es wichtig, ein Tool zu wählen, das nicht nur den aktuellen Bedarf abdeckt, sondern auch künftige Anpassungen und Erweiterungen ermöglicht.

Die Darstellungsformen

Die Darstellung von Unternehmensstrukturen und -daten muss flexibel und intuitiv sein, um unterschiedliche Informationsbedürfnisse zu erfüllen. Die Lösung sollte daher verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten bieten, von einfachen Tabellen und Diagrammen bis hin zu komplexen interaktiven Dashboards. Dadurch können Nutzer:innen Daten und Erkenntnisse auf die für sie effektivste Weise analysieren und präsentieren. Gleichzeitig muss die Software einfach nutzbar sein, sodass auch nicht-technische Anwender:innen sie ohne tiefgehende Programmierkenntnisse verwenden können. Die Unterstützung verschiedener Ausgabeformate ist ebenfalls wichtig, um eine nahtlose Nutzung auf verschiedenen Endgeräten zu gewährleisten.

Schritt 2: Lösung implementieren

Das Set-Up

Beim technischen Setup sind mehrere Aspekte zu beachten: die Definition von Rollen, die Bereitstellung von Servern oder Cloud-Schnittstellen und die Anbindung von Datenquellen wie Personal- und Lohnabrechnungssystemen. Transportaufträge für den Datentransfer müssen dann eingerichtet werden, um einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten. Abschließende Testläufe stellen die korrekte Funktion der Software und die Datenintegrität sicher.

Das Customizing

Customizing umfasst die Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens. Dies beinhaltet die Konfiguration der Funktionalitäten und die Anpassung der Benutzeroberfläche an die Corporate Identity der Organisation. Auch die Auswahl und Anpassung von Dashboards sowie Zusatzfunktionen wie Quick Edit, Suche und Exportoptionen sind Teil des Customizings. Für international tätige Unternehmen ist darüber hinaus die Aktivierung erforderlicher Sprachvarianten wichtig.

Der Roll-out

Ein strukturierter Roll-out ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung der Software. Dies beginnt mit einer Auftaktveranstaltung zur Vorstellung der Software und ihrer Vorteile. Schulungen für die künftigen Nutzer:innen sind zentral, um die praktische Verwendung und die Analyse der Ergebnisse zu vermitteln. Auch die Bekanntgabe von Ansprechpartner:innen für technische Probleme oder Bedienungsfragen ist relevant, um den Anwender:innen Sicherheit im Umgang mit der neuen Software zu geben.

Organigramm-Software heute und morgen

Unternehmen müssen ihre Strukturen, Prozesse und Lösungen heute kontinuierlich anpassen können. Tagesaktuelle Org Charts samt komfortabler Dashboards sind Werkzeuge, um dabei Schritt zu halten und neue Herausforderungen schnell und effektiv zu meistern. Organigramm-Software wird immer noch zu sehr als Instrument gesehen, um lediglich Strukturen und Berichtslinien darzustellen. Dabei können Best-in-Class-Lösungen wie der Ingentis org.manager viel mehr. Sie unterstützen die Anwender:innen darin, datenbasiert und lösungsorientiert die richtigen Entscheidungen in Sachen People Management und Organisation zu treffen. Diese Analytics-Aspekte werden mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Big-Data-Analysen noch an Bedeutung gewinnen. Organigramm-Software wird damit immer mehr zum Powertool, um Transformationen effektiv und Unternehmen zukunftsfest zu gestalten.

Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden.