Sourcing & Ausschreibung

Das große Thema Beschaffung spielt im Social Media Netzwerk selten eine Rolle. Es hört sich „trocken“ an, nicht unbedingt erlebbar und findet daher selten Beachtung – zu Unrecht wie ich finde. In diesem Artikel möchte ich etwas aus dem Nähkästchen plaudern und darstellen, wie wir das Thema für unsere Marke EQPMNT angehen & umsetzen.

Hinweis: Der Ablauf hier schildert unsere Realität, nicht zwangsweise das optimale Vorgehen.

Hersteller-Suche, oder auch „Sourcing“

Sobald unser Produkt fertig war (Idee / Konzeption / Design) haben wir uns auf die Suche nach relevanten Herstellern gemacht. Da unser Produkt nur im asiatischen Raum preislich sinnvoll herzustellen ist, scheiden Quellen wie wlw oder sonstige Plattformen mit einer Vielzahl an Anbietern aus.

Welche Sourcing-Plattform?

Neben der wohl bekanntesten Plattform, Alibaba, gibt es noch weitere Möglichkeiten, Lieferanten zu finden. Weitere Websites, die speziell zum Beispiel für Thailand oder Kambodscha viele Lieferanten listen, oder auch Sourcing-Agenten, wie man sie über Freelancer-Portale wie upwork oder fiverr finden kann.

Wir nutzen aktuell jedoch alibaba.com; ganz einfach, weil es gut ist. Häufig kann man mit den Filtern schon speziell suchen, doch spannend finde ich zum Beispiel auch den länderspezifischen „Pavillon“. Mit diesen Subdomains, beispielsweise vietnam.alibaba.com kann man länderspezifisch suchen & auch finden, wenn man es richtig angeht.

Worauf wir direkt zu Beginn achten

Bevor ich mit einem Lieferanten in Kontakt trete, schaue ich mir erst einmal den Firmennamen an. Denn Namen wie „Import & Export Co. Ltd.“ oder „Trading Co. Ltd.“ lassen auf einen Händler schließen – der natürlich auch nochmal ein Stück vom Kuchen abhaben möchte. Ich suche also gezielt nach „Factory“ oder „Manufacturing“, bestenfalls auch mit dem Hintergrundwissen, in welcher Region die „Experten“ für mein Produkt sitzen. Je hochwertiger das Produkt sein soll, desto näher ist man in den meisten Fällen am Pearl-River-Delta um Guangzhou, Shenzhen und Hongkong dran. Wenn ich mir also Lieferanten in dieser Region suche, gehe ich von einer besseren Produktqualität aus, wohingegen auch der Preis meist teurer ist. (Das ist keine generelle Aussage, aber die Erfahrung hat es mich gelehrt.) Auch schaue ich bereits zu diesem Zeitpunkt darauf, ob die Fabriken mit Audits und Zertifikaten werben; das ist vielleicht ein Indiz für bessere soziale und ethische Standards, bis zum Erhalt der wirklichen Audit-Berichte jedoch auch nicht mehr. Diese Entscheidungen alleine beeinflussen schon maßgeblich den Preis!

Was ist uns bei EQPMNT also wichtig?

• Wir wollen direkt vom Produzenten beziehen
• Wir legen von vornherein wert auf die Einhaltung sozialer und ethischer Standards sowie auf die Einhaltung von Arbeitsbedingungen - unser Fokus liegt hierbei auf Produktionsstätten mit BSCI oder SEDEX-Audit, gerne auch ISO9001 und weitere Zeritifzierungen

Kontaktaufnahme

Leider findet man auf den einzelnen Seiten der Hersteller selten direkt E-Mail-Adressen. Also spreche die Alibaba-Lieferanten einzeln mit einer Nachricht an, lasse sie wissen, was ich vorhabe, und frage nach der Mail-Adresse. Erstes „aussortieren“ ist hier anhand der Antwort-Zeit schon möglich (und Alibaba bestraft „langsame Antworten“ im Ranking). Sobald mir hier diverse Mailadressen vorliegen, geht's auch schon los.

Ausschreibung

Während mir die potenziellen Lieferanten antworten, bereite ich die Ausschreibung vor; einfach gehalten, kein Fließtext, sondern auf den Punkt was ich brauche. Bin ich mir bei etwas unklar, gebe ich dem Lieferanten die offene Info darüber und erwarte Input. Direkt mal testen, ob auch aktiv Informationen & Empfehlungen kommen.

Grundsätzlich beinhaltet jede Anfrage meinerseits folgende Parameter:

• Produktname / ggfls. Referenznummer der Anfrage
• Produktdetails (so ausführlich, wie nur möglich)
• Materialdaten
• Abmessungen
• ggfls. Gewichte oder Materialstärken
• ggfls. Verarbeitungsverfahren, welche erwiesenermaßen gut sind
• Kennzeichnungen (siehe ProdSG)
• Qualitäts-Anforderungen (inkl. Hinweis auf relevante Prüfungen für das sichere Inverkehrbringen in der EU)
• Druckdaten (ggfls. Logo mitsenden oder erste Entwürfe)
• Menge
• Incoterms: ich möchte die Ware per Seefracht importieren, d.h. gezielt per FOB-Lieferbedingungen, um mir teure Vorlaufkosten meines Spediteurs

Erster Angebotsvergleich

Das Wichtigste bei jeder Ausschreibung ist Gleichheit. Alle Parameter müssen zwischen den einzelnen Lieferanten so lange abgeglichen werden, bis diese identisch sind. Vorher macht ein Vergleich der Angebote keinen Sinn.

Nachdem also alle Lieferanten auf den gleichen Nenner gebracht wurden, macht ein erster Angebotsvergleich sind. Oberflächlich, denn jeder Lieferant hat hier und da eine Stellschraube zu viel oder zu wenig gedreht, so dass wir die Preise mit Vorsicht genießen und als Indikation betrachten.

Doch dank dieser Indikation entscheiden wir uns für zwei Hersteller, um in die nächste Phase zu gehen: die ersten Muster.

Muster – die erste Runde

Die erste Runde? Richtig. Denn wer glaubt, dass er bei einer Produktneuentwicklung mit einer Vielzahl von variablen Parametern nur ein Muster benötigt und danach direkt drauflos produzieren kann, der irrt meist gewaltig. Erste Muster aus Fernost kosten inkl. Versand häufig zwischen 50 bis 200 USD, auch sehr abhängig davon, ob viel Handarbeit und viel Sonderwünsche berücksichtigt werden müssen.

Und hier stehen wir nun. Ungeduldig wartend auf die ersten beiden Muster unseres ersten Produkts, mit welchem wir uns natürlich auch einen gewissen Erfolg erhoffen. Was noch folgt? Ich werde sicherlich berichten.

Der Prozess ist natürlich noch nicht abgeschlossen; dies ist ein Tätigkeitsnachweis und stellt somit die aktuelle Situation dar. Dieser Beitrag wird ggfls. aktualisiert, eventuell folgt aber auch ein weiterer Beitrag. Folgen Sie mir doch einfach, wenn Sie mehr darüber erfahren wollen.