Wie du mit Interner Kommunikation KI-Potenziale im Unternehmen ausschöpfst

Artificial Intelligence (AI) oder zu Deutsch Künstliche Intelligenz (KI) sind die Schlagwörter 2023. Die Generative KI ChatGPT hat im Herbst 2022 für Staunen gesorgt und tut es immer noch. Momentan bleibt die Diskussion oftmals noch bei allgemeinen Standpunkten oder generischen Hiobsbotschaften stehen. Viel interessanter ist es jedoch, konkret zu werden und genau hinzuschauen, was sich ändert oder bereits geändert hat und was jetzt zu tun ist, um am Ball zu bleiben.

Die Interne Kommunikation ist einer der Unternehmensbereiche, der am unmittelbarsten von den aktuellen Veränderungen betroffen ist. Zum einen ist es Aufgabe des Resorts, die z.T. durch die Risiken der neuen Möglichkeiten verunsicherten Mitarbeitenden kommunikativ zu begleiten und ein positives Narrativ zu prägen, andererseits kann die Interne Kommunikation auch von den neuen Tools profitieren.

Vera Windhorst ist Strategy Consultant mit den Schwerpunkten #ChangeManagement und #InterneKommunikation. Sie beschäftigt sich schon lange mit dem Wandel in Unternehmen und damit, wie man ebendiesen kommunikativ begleitet. Change Management und Interne Kommunikation spielen in der heutigen Zeit eine immer größere Rolle. Im neuen #DigitalUpdate spricht sie über die unterschiedlichen Anwendungsfelder von KI, den Risiken und den Chancen.

🚀 Wie du Akzeptanz bei den Mitarbeitenden schaffst und damit die Potenziale von KI für deinen unternehmerischen Erfolg nutzt, verrät sie dir hier:

Welche Anwendungsfelder gibt es?

👉 Text: DeepL Write oder ChatGPT erleichtern das Erstellen eines ersten Textentwurfs. Dies ist besonders interessant für Ungeübte - bspw. Redakteur*innen oder einzelne Manager*innen. Auch in der Internen Kommunikation fasst KI Fuß und wird mittlerweile in Intranet-Tools integriert.

Ein Beispiel dafür ist Staffbase Companion. Ein persönlicher Assistent direkt im Intranettool der internen Kommunikationsplattform Staffbase , der z. B. Brainstorm-Sessions beinhaltet, Überschriften aussagekräftig formuliert, Texte kürzt oder den Stil verbessert. Interne Kommunikator*innen gewinnen damit Zeit für andere Aufgaben.

Staffbase Companion wurde von Staffbase mit dem Ziel entwickelt, interne Kommunikator*innen zu unterstützen.

Staffbase ist eine der führenden Plattformen für Interne Kommunikation und Partner von SUNZINET.

👉 Bild: Midjourney ist die Anwendung Nummer eins, wenn es darum geht, qualitativ hochwertiges Bildmaterial auf Basis von Spracheingaben zu produzieren. Mit dem sogenannte Text-to-Image-Tool können mit wenigen Stichworten Bilder, Grafiken, Comics und weitere visuelle Formate erstellt werden.

👉 Sprache: Mit wenigen Minuten Audioaufnahme entsteht ein Audio Modell einer Person. Auf diese Weise kann z.B. eine bestehende Audiodatei eines Podcasts korrigiert werden. Außerdem dient die Sprachauswertung im Rahmen von Microsoft Teams Premium schon jetzt dazu, Meetings live übersetzen zu können und so Sprachbarrieren abzubauen.

👉 Video: Plattformen wie Synthesia erstellen aus einfachen Textbefehlen im Handumdrehen Videomaterial. Der Softwarealgorithmus ist in der Lage Sprache und Mimik nachzuahmen. Das Text-to-Speech-Tool von Synthesia unterliegt einem Vorab-Screening-Regime, damit #Deepfaking vermieden wird. Unter Deepfaking versteht man synthetische Medien (KI-Medien), die digital manipuliert wurden.

👉 Systemintegriert: Softwareanbieter entwickeln sprachgesteuerte Assistenzsysteme. Neben dem schon erwähnten Staffbase Companion, launcht auch Microsoft mit dem Microsoft Copilot einen anwendungsübergreifenden Assistenten, der beispielsweise eine PowerPoint auf Basis des vergangenen Mailverlaufs mit Kunden erstellt.

Welche Risiken sind mit dem Einsatz verbunden?

Neben den Datenschutzrisiken, die mit den cloudbasierten Freeware-Produkten verbunden sind, liegt die potenzielle Schädigung der Authentizität der Internen Kommunikation bzw. der Absender auf der Hand. Mitarbeitende werden im privaten Kontext mit täuschend echten Fake-Inhalten wie dem Papst im weißen Daunen-Parka, dessen Quelle schwer zu entschlüsseln ist, konfrontiert. Das generelle Misstrauen gegenüber Nachrichten wird in den beruflichen Kontext übertragen - vor allem, wenn bekannt ist, dass die Interne Kommunikation KI verwendet, um Inhalte zu erstellen.

💡 Deshalb ist es Aufgabe der Internen Kommunikation klar zu definieren, wo Grenzen des Einsatzes von KI gezogen werden.

Die Abteilungen der Interne Kommunikation sollten sich genau überlegen, welche KI-Tools für welche Zwecke genutzt werden und wie sie das an alle Mitarbeitenden transparent kommunizieren. Dafür empfiehlt es sich, eine Guideline zu verfassen und diese im Unternehmen zu etablieren. Dies ist ein wichtiger Aspekt, um lückenlose Akzeptanz zu schaffen.

Hier kommt Change Management ins Spiel!

Unwissenheit schafft Unsicherheit und Misstrauen. Darum ist es so wichtig, ein durchdachtes Change Management Konzept zu entwickeln. Erst wenn Mitarbeitende die Möglichkeiten der neuen KI Tools positiv wahrnehmen und keine inneren Widerstände haben, können sie sie für sich nutzen lernen.

Neben den unten ausgeführten Prozessschritten ist im Change Management die Entwicklung eines Narratives - einer übergeordneter Geschichte - ein wesentlicher Teil. Wird KI als Teil der Digitalisierung kommuniziert oder gibt es einen eigenen kommunikativen Strang mit eigenem Slogan und ggf. eigenem Visual?

💡 Es empfiehlt sich die folgenden Schritte mit der Einführung von KI zu beachten:

✅ Informieren: Was kommt da wirklich auf uns zu?

Es muss ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt werden, wie KI funktioniert und welche Technologien für das Unternehmen relevant sind.

✅ Diskutieren & Partizipieren: Wie wollen wir das für uns adaptieren?

Wie sollen die neuen Möglichkeiten im Unternehmen umgesetzt werden? Hier ist eine Beteiligung der Mitarbeitenden ratsam. Am Ende sind sie es, die mit den Tools umgehen sollen. Unterschätze nie den Input, der aus der Belegschaft bzw. aus Fokusgruppen kommt.

✅ Verschriftlichen: Was wollen wir festhalten?

Woraus haben wir uns geeinigt? Welche Themen werden umgesetzt? Diese sollten in den Guidelines festgehalten und offiziell kommuniziert werden. Selbstverständlich ist dies ein Ongoing-Prozess (siehe nächster Punkt).

✅ Verstetigen: Wie sieht der aktuelle Stand aus?

Vor allem auf dem Feld der KI werden nahezu täglich neue Erkenntnisse veröffentlicht. Diese müssen beobachtet und berücksichtigt werden. Außerdem empfiehlt sich der Einsatz sogenannter Change Agents, engagierte Mitarbeitende, die Kolleg*innen motivieren, am Ball zu bleiben und ein Stimmungsbild an das Management weiterzugeben.

Jetzt reagieren lohnt sich

KI kann das Erstellen von Inhalten in der Internen Kommunikation wesentlich erleichtern und die Zusammenarbeit mit Schnittstellen verbessern. Gleichzeitig ist die Interne Kommunikation als strategischer Partner des Managements auf diesem Feld besonders gefragt, um Mitarbeitende über Risiken und Vorteile der neuen Tools aufzuklären und die Potenziale der neuen Technologien für das Unternehmen nutzbar zu machen.

Du möchtest den Umgang mit KI unternehmensintern sensibilisieren und für den Erfolg deines Unternehmens nutzen? Wir sind nicht nur Expert*innen im Bereich der künstlichen Intelligenz, sondern auch im Bereich der Internen Kommunikation und Change Management.

Interessierten empfehlen wir einen Blick in den Vortrag von Frank Wolf , dem CEO von Staffbase zum Thema Künstliche Intelligenz in der Kommunikation.

Der Vortrag wurde auf der #VOICES23 gehalten - DAS Event zur Internen Kommunikation von Staffbase. Natürlich waren wir live dabei 🤗.

Über Vera

Vera hat ihren Master in International Business Management erfolgreich absolviert. Bereits während ihres dualen Studiums arbeitete sie als Stabstelle in der Internen Kommunikation eines mittelständischen Unternehmens. Nach ihrem Studium ging es unmittelbar in die Beratung, wo sie u.a. ihr Wissen auf dem Feld des Change Managements vertiefte. Seit Sommer 2021 ist sie als Strategy Consultant mit den Schwerpunkten Change Management und Interne Kommunikation bei SUNZINET tätig. Zu ihren Aufgaben gehört weitaus mehr als nur die Kundenberatung. Vera moderiert Workshops und leitet Trainings sowie Weiterbildungen für Angestellte und Führungskräfte in Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen.

Upcoming Seminar am 22. Juni 👉 Interne Kommunikation: Vom Social Intranet zum Digitalen Arbeitsplatz

Es gibt noch wenige Plätze für das nächste Seminar von Vera. Schnell sein lohnt sich 🤗. Im Fokus des Seminars stehen Chancen und Herausforderungen von Intranet und Social Media in der internen Kommunikation. Inhalte sind u.a. Grundlagen für eine erfolgreiche Intranet-Arbeit mit dem Schwerpunkt „Social Media-Initiativen“ und Fallstudien bzw. Best Practices. Abschließend werden konkrete methodische Ansätze für die Einführung von Social Media-Angeboten im Intranet vorgestellt.