¿Cómo adapta el formato y la frecuencia de las reuniones de su proyecto a las diferentes fases y contextos del proyecto?

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Las reuniones del proyecto son esenciales para mantener a su equipo alineado, informado y motivado durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, no todas las reuniones son iguales. Dependiendo de la fase y el contexto de su proyecto, es posible que deba ajustar el formato y la frecuencia de su reunión para adaptarse a sus objetivos, desafíos y partes interesadas. Aquí hay algunos consejos sobre cómo adaptar sus reuniones de proyecto a diferentes escenarios.

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James Jorasch

Founder Model Meetings // Science House // 780 Patents

1 Fase de iniciación

La fase de inicio es cuando define el alcance, los objetivos y los entregables de su proyecto, así como identifica las partes interesadas y los recursos clave. En esta fase, es posible que deba tener reuniones más frecuentes y formales con su patrocinador, cliente y miembros del equipo central para establecer la carta, el plan y la línea de base del proyecto. También es posible que necesite tener algunas sesiones de lluvia de ideas, talleres o grupos focales con usuarios potenciales, clientes o beneficiarios para recopilar sus necesidades, expectativas y comentarios. Estas reuniones deben ser estructuradas, claras y colaborativas, con roles, agendas y resultados definidos.

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2 Fase de planificación

La fase de planificación es cuando divide su proyecto en tareas manejables, asigna roles y responsabilidades, estima tiempo y costo, y crea un cronograma y un presupuesto. En esta fase, es posible que deba tener reuniones menos frecuentes pero más detalladas con su equipo y las partes interesadas relevantes para revisar y refinar el plan, el alcance y los riesgos de su proyecto. También es posible que deba tener algunas sesiones de capacitación, demostraciones o consultas con su equipo o partes externas para asegurarse de que tengan las habilidades, herramientas e información que necesitan para ejecutar el proyecto. Estas reuniones deben ser enfocadas, prácticas e interactivas, con expectativas, hitos y resultados claros.

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3 Fase de ejecución

La fase de ejecución es cuando implementa su plan de proyecto, ejecuta sus tareas y entrega sus resultados. En esta fase, es posible que deba tener reuniones regulares y consistentes con su equipo y las partes interesadas clave para monitorear y controlar el progreso, la calidad y el rendimiento del proyecto. También es posible que necesite tener algunas sesiones de resolución de problemas, sesiones de comentarios o reuniones de solicitudes de cambio con su equipo o partes interesadas para abordar cualquier problema, riesgo o cambio que surja durante el proyecto. Estas reuniones deben ser concisas, oportunas y adaptables, con datos, informes y acciones precisos.

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James Jorasch

Founder Model Meetings // Science House // 780 Patents
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A senior leader and some of his direct reports once told me about a project governance meeting that had been held every two weeks for nearly two years of the execution phase of a project. Many leaders attended, and the meeting allocated two hours to guidance for the project. My first question was to ask how far along the project was. They said it was 98% done. I blinked. You still meet every two weeks for two hours with lots of key people attending? Yes, they said. How much guidance is needed to keep a project on track that is 98% done? Suddenly the idea of shortening the meeting or holding it less frequently became more popular. :) Flex your guidance meeting frequency/duration over the life of the project.

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4 Fase de cierre

La fase de cierre es cuando finaliza su proyecto, entrega sus resultados y evalúa sus resultados. En esta fase, es posible que necesite tener menos reuniones y más informales con su equipo y las partes interesadas para celebrar sus logros, reconocer sus aprendizajes y documentar sus lecciones. También es posible que necesite tener algunas sesiones informativas, sesiones de entrega o sesiones de seguimiento con su equipo o partes interesadas para cerrar cualquier tarea pendiente, transferir cualquier conocimiento o activo y garantizar que se mantengan los beneficios o impactos. Estas reuniones deben ser apreciativas, reflexivas y constructivas, con comentarios, reconocimiento y recomendaciones honestos.

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