¿Cómo comunica e informa la variación del proceso a su equipo y gerencia?

2 Recopilar y analizar datos

El siguiente paso es recopilar y analizar datos sobre las métricas de su proceso a lo largo del tiempo. Debe utilizar una fuente de datos confiable y coherente, como una base de datos, una hoja de cálculo o una herramienta de software. También debe determinar la frecuencia y el tamaño de la muestra de su recopilación de datos, dependiendo de la naturaleza y el volumen de su proceso. Por ejemplo, puede recopilar datos diariamente, semanalmente o mensualmente, y usar una muestra aleatoria o estratificada de sus instancias de proceso. Para analizar los datos, debe utilizar métodos y herramientas estadísticos, como cuadros, gráficos, tablas y fórmulas. Debe buscar patrones, tendencias y valores atípicos en sus datos, y calcular la media, la mediana, el modo, el rango, la desviación estándar y otras medidas de tendencia central y dispersión.

3 Identificar y explicar la variación

El tercer paso es identificar y explicar las fuentes y causas de la variación del proceso. La variación del proceso se puede clasificar en dos tipos: causa común y causa especial. La variación de causa común es la variación inherente y esperada que ocurre dentro de un proceso estable y predecible. Se debe a los factores aleatorios y naturales que afectan el proceso, como el error humano, las condiciones ambientales o el desgaste del equipo. La variación de causa especial es la variación inesperada y anormal que ocurre debido a un evento específico o cambio en el proceso. Se debe a los factores no aleatorios y asignables que afectan el proceso, como una nueva política, una falla del sistema o una queja del cliente. Debe usar herramientas y técnicas, como gráficos de control, diagramas de Pareto, diagramas de espina de pescado y análisis de causa raíz, para identificar y explicar el tipo y la fuente de variación del proceso.

5 Monitoree y mejore la variación

El paso final es monitorear y mejorar la variación de su proceso a lo largo del tiempo. Debe establecer una línea de base y un objetivo para el rendimiento de su proceso, y realizar un seguimiento y comparar sus resultados reales con ellos. También debe revisar y actualizar sus métodos y herramientas de recopilación y análisis de datos, y garantizar su precisión y validez. También debe implementar y evaluar las acciones y soluciones de mejora que usted o su equipo han identificado y propuesto, y medir su efectividad y eficiencia. También debe celebrar y compartir sus éxitos, y aprender de sus fracasos y desafíos.