¿Cuáles son los beneficios y desventajas de usar herramientas de comentarios anónimos para reuniones?

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Las reuniones son esenciales para la colaboración, la comunicación y la toma de decisiones en cualquier organización. Pero, ¿cómo sabe si sus reuniones son efectivas, atractivas e inclusivas? Una forma de recopilar comentarios de sus participantes es usar herramientas de comentarios anónimos, como encuestas en línea, encuestas o aplicaciones. Estas herramientas permiten a las personas compartir sus opiniones, sugerencias y preocupaciones sin revelar sus identidades o temer repercusiones. Sin embargo, las herramientas de comentarios anónimos también tienen algunos inconvenientes que debe considerar antes de usarlas. En este artículo, exploraremos los beneficios y desventajas de usar herramientas de comentarios anónimos para reuniones y ofreceremos algunos consejos sobre cómo usarlas sabiamente.

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James Jorasch

Founder Model Meetings // Science House // 780 Patents

1 Beneficios de los comentarios anónimos

Las herramientas de comentarios anónimos pueden ayudarte a mejorar tus reuniones de varias maneras. Primero, pueden aumentar la participación y el compromiso de sus asistentes, especialmente aquellos que son tímidos, introvertidos o de diversos orígenes. Al permitirles expresarse libre y anónimamente, puede crear una cultura de reunión más abierta e inclusiva. En segundo lugar, pueden proporcionarle comentarios honestos y constructivos que pueden ayudarlo a identificar las fortalezas y debilidades de su agenda, formato, contenido y facilitación de la reunión. Al analizar los comentarios, puede ajustar los objetivos, métodos y resultados de la reunión en consecuencia. En tercer lugar, pueden fomentar una cultura de retroalimentación y aprendizaje en su organización, donde se alienta a las personas a compartir sus puntos de vista, aprender unos de otros y mejorar su desempeño.

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James Jorasch

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When was the last time you received truly candid feedback on your meeting facilitation skills? For many people, the answer may be 'never.' Why is candid feedback so rare? Because people generally worry that negative feedback will hurt the other person, or that that it will jeopardize the relationship. The upside to candid feedback is a potential improvement to the meeting, but that may not happen if the feedback is ignored. The downside, however, is perceived as outweighing the upside. As a result, most meeting participants will tell the facilitator that they are doing a good job. Anonymous feedback opens a door to revealing what is in the heads of meeting participants, without the perceived negative consequences.

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2 Inconvenientes de los comentarios anónimos

Las herramientas de comentarios anónimos también tienen algunas limitaciones y desafíos que debe tener en cuenta. En primer lugar, pueden reducir la responsabilidad de sus participantes, ya que pueden esconderse detrás de su anonimato y evitar dar comentarios específicos o procesables. Esto también puede conducir al abuso o mal uso de las herramientas, como dar comentarios falsos, irrelevantes o maliciosos que pueden dañar la calidad de la reunión o la moral del equipo. En segundo lugar, pueden crear una desconexión o una desconfianza entre usted y sus participantes, ya que es posible que no sepa quién dio la retroalimentación o por qué la dieron. Esto puede hacer que sea más difícil para usted hacer un seguimiento, aclarar o abordar los comentarios de una manera significativa. En tercer lugar, pueden abrumarlo con demasiada o muy poca retroalimentación, dependiendo del diseño y la implementación de las herramientas. Si hace demasiadas preguntas o preguntas demasiado vagas, es posible que reciba muchos comentarios que son difíciles de clasificar, analizar o actuar. Si hace muy pocas preguntas o demasiado específicas, es posible que reciba muy pocos comentarios que no capturen la imagen completa o los matices de la reunión.

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3 Sugerencias para usar herramientas de comentarios anónimos

Si decides utilizar herramientas de feedback anónimo para tus reuniones, aquí tienes algunos consejos para aprovecharlas al máximo. Primero, defina el propósito y el alcance de la retroalimentación. ¿Qué quieres aprender de los comentarios? ¿Cómo lo usarás para mejorar tus reuniones? ¿Cómo comunicará los resultados y las acciones a sus participantes? En segundo lugar, elija la herramienta y el método adecuados para sus comentarios. Dependiendo del tamaño, tipo y frecuencia de su reunión, puede optar por diferentes herramientas y métodos, como encuestas en línea, sondeos, aplicaciones o chatbots. Asegúrese de que la herramienta sea fácil de usar, segura y confiable. En tercer lugar, diseñe y haga preguntas claras y relevantes. Evite hacer demasiadas preguntas o preguntas demasiado vagas que puedan confundir o aburrir a sus participantes. Concéntrese en los aspectos clave de la reunión que desea evaluar o mejorar, como la agenda, el contenido, la facilitación o los resultados. Utilice una combinación de preguntas abiertas y cerradas para capturar comentarios cuantitativos y cualitativos. Cuarto, analizar y actuar sobre la retroalimentación. Revise los comentarios cuidadosamente y busque patrones, tendencias o ideas. Identifique las fortalezas y debilidades de su reunión y priorice las áreas que necesitan mejoras. Implemente los cambios o acciones que derivó de los comentarios y supervise su impacto. Quinto, comparta y reconozca los comentarios. Agradezca a sus participantes por sus comentarios y hágales saber cómo los utilizó para mejorar sus reuniones. Comparta los resultados y las acciones con ellos e invítelos a dar más comentarios en el futuro.

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James Jorasch

Founder Model Meetings // Science House // 780 Patents
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The most productive system for providing candid feedback that I have experienced was at a Toastmasters meeting. After each speech was given, participants were asked to identify a good things about the speech and something that could be improved. This was written on a small piece of paper, and the papers were gathered up and handed over to the speaker. The process was quick, the feedback was given in the context of helping the speaker to improve, and it was easy to understand. Electronic corporate systems that I have seen often made those providing the feedback nervous. Who has access to the feedback? Is it really anonymous? Due to the uncertainty of electronic feedback, some people lower the level of candor, watering down the value.

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