¿Cómo equilibra la necesidad de información y retroalimentación con el riesgo de fatiga de la reunión?

1 Definir el propósito

Antes de programar una reunión, pregúntese: ¿cuál es el objetivo principal de esta reunión? ¿Es para intercambiar ideas, tomar decisiones, compartir actualizaciones o resolver problemas? Si no puede articular un propósito claro y específico, es posible que no necesite una reunión en absoluto. Puede utilizar otros canales de comunicación, como correo electrónico, chat o teléfono, para intercambiar información u obtener comentarios.

2 Invita a las personas adecuadas

Una vez que tenga un propósito claro, piense en quién debe participar en la reunión. No invite a todos los que están remotamente relacionados con el proyecto, sino solo a aquellos que tienen una participación, una contribución o un rol de toma de decisiones. También puede preguntar a los invitados si desean asistir, delegar u optar por no participar en la reunión. De esta manera, puede evitar la saturación de la reunión y respetar las preferencias y la disponibilidad de las personas.

3 Establecer la agenda

Una agenda es una hoja de ruta para su reunión. Le ayuda a planificar los temas, el momento y los resultados de la reunión. También le ayuda a comunicar las expectativas y la preparación a los participantes. Una buena agenda debe incluir los siguientes elementos: el propósito, los objetivos, los temas, la asignación de tiempo, los roles y los elementos de acción. Debe compartir la agenda con los participantes al menos un día antes de la reunión y solicitar sus comentarios y opiniones.

5 Seguimiento de los elementos de acción

Después de la reunión, debe hacer un seguimiento de los puntos de acción que se acordaron durante la discusión. Puede enviar un resumen de la reunión, incluidos los principales resultados, los puntos de acción y los plazos, a los participantes y otras partes interesadas. También puede comunicarse con las personas responsables de los elementos de acción y ofrecer su apoyo o comentarios. De esta manera, puede asegurarse de que la reunión resulte en acciones y avances concretos.

6 Evaluar la reunión

Finalmente, debe evaluar la reunión y ver qué tan bien cumplió con su propósito y objetivos. Puede solicitar comentarios de los participantes, utilizando herramientas como encuestas, calificaciones o comentarios. También puede reflexionar sobre su propio desempeño como organizador y facilitador de reuniones. Puede utilizar la retroalimentación y la reflexión para identificar lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse para futuras reuniones.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?