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Hace poco una amiga me comentaba las cosas que, a pesar de haber programado previamente, no habían funcionado según lo esperado en un evento. La escuché atentamente y no pude dejar de sentirme identificada con la situación. En general, en mis pegas me ha tocado ser responsable de la creación y ejecución de eventos y doy fe de la situación "tragicómica" que resulta cuando todo a tu alrededor parece orquestar para no salir de acuerdo a lo planificado. Desde cambios en los espacios, errores de proveedores, atrasos, cambios climáticos repentinos hasta situaciones familiares graves. ¡De verdad existe mucha creatividad en el abanico de cosas que no ocurren según lo esperado! Considerando esto, destaco algunas acciones que me han sido de ayuda: - Planificación: Todo comienza con una visión clara y un plan detallado donde todas las personas involucradas sepan sus roles, objetivos y espacios de acción. ¡Nada puede quedar al azar! Pero, ¿acaso el universo confabula para ponerle un poquito de "sabor" a las planificaciones? - Gestión de Imprevistos: A pesar de la planificación, siempre habrán imprevistos. En lo personal, he optado por dar por sentado que todo eventualmente puede "fallar", que me voy a sentir frustrada y desde ese "mantra" imaginar con anterioridad planes b, c, d... z y delta de ser necesarios. - Coordinación de Equipos: La experiencia y aprendizajes previos ayudan muuucho a encontrar caminos más creativos y eficaces para afrontar los momentos. La comunicación efectiva y la colaboración entre todas las personas involucradas son esenciales para que todo funcione. - Experiencia de las personas asistentes: Lo más importante de todo es que quienes participen del evento no vean afectada su experiencia por el tras bambalinas que puede no estar desarrollándose según lo estipulado en el papel. ¿Cómo saber esto? Una conversación en espacios de coffee break con las personas asistentes o una mini encuesta de satisfacción ayudan a orientar y sistematizar dicha experiencia. Nada más satisfactorio que el momento en qué agradecen y felicitan por el evento y organización, y una queda satisfecha pensando "si algo no salió según lo esperado, al menos no se notó". - Feedback y Mejora Continua: Después de cada evento, es vital contar con espacios de confianza donde recopilar feedback y reflexionar sobre lo que funcionó y lo que puede mejorar. Este proceso es fundamental para el crecimiento y éxito futuros. En su experiencia, además de respirar profundo, tomarse las situaciones con humor (cuando se amerita) y activar soluciones con rapidez, ¿cómo gestionan los incidentes que, inevitablemente, ocurren en un evento? Pd: Mi mayor reconocimiento a quiénes se dedican 24/7 a organizar eventos, por su temple, nervios de acero, capacidad de resolución y planificación 👏👏 #Eventos #Organización #TrabajoEnEquipo #Gestióndeproyectos
muy alineado con lo que describes, tanto para eventos, consultorias o proyectos. El ultimo punto, en los ultimos trabajos que he realizado, los hemos clasificado en resultados, lecciones aprendidas y hallazgos, todo como parte del feedback y la mejora continua.
Acompaño a emprendedores a través de formación práctica y la creación de redes colaborativas | Aporto una mirada creativa a proyectos que generen impacto
8 mesesAy! Estoy en esa época del año donde debo organizar todo lo necesario para las capacitaciones en distintas zonas del país. Mi aliada...la ansiedad 😂 Por mi forma de ser y de organizarme, voy poniendo fechas límites para todo: "ya, si no me contesta el miércoles, aplicar plan B", "le doy una semana para que responda el correo si no veo la otra alternativa", etc. pero si bien no he tenido "incidentes fatales", a veces confirmo todo justo en fechas límites y esa sensación de adrenalina, es media adictiva 😅