5 aspectos por tener en cuenta con Microsoft 365 en su adopción en la empresa.

Adoptar Microsoft 365 en una empresa puede ser sencilla o complicada según el tamaño de la organización, el personal de TI que tengan, recursos económicos, etc.

¿Pero que debe de tener en cuenta una empresa para adoptar Microsoft 365?

Aspecto 1: Conocer cual licencia escoger.

Microsoft 365 tiene una gran variedad de opciones principales para cubrir las necesidades del 90% de las empresas sin importar el tamaño de la organización, sea empresa de un usuario, 50, 300 o más de 1,000 usuarios.

Las empresas pueden adquirir cualquiera de las opciones de Microsoft 365 para Negocios o Empresas.

Ilustración 1 Suscripción Empresa (Negocios)

Ilustración 2 Planes Enterprise (Empresa)

Así que es importante revisar cuál solución es más apropiado para tu organización o colaboradores, según lo que necesites.

Aspecto 2: Revisa tu red.

La red es muy importante al momento de querer adoptar Microsoft 365, ya que, si requieres utilizar gran parte de las herramientas de productividad, comunicación y colaboración, requieres pensar en el ancho de banda de tu red.

No es lo mismo que la red sea para 10 colaboradores, a que sea para 100 o más de 300 colaboradores, esto dependerá mucho también si manejas servidores de forma interna o realmente requieres ser una empresa 100% nube.

Por lo tanto, se pone un ejemplo con una empresa que tiene 27 colaboradores y desea adoptar Microsoft Teams para hacer videoconferencias de Alta definición (HD 1080p y hasta 30fps) para tener la comunicación con clientes y proveedores con el mejor rendimiento.

Microsoft recomienda que se tenga 4 Mb/s de subida y bajada[1].

Esto nos da como resultado contar con 108 Mb/s de ancho de banda solo para tener una gran calidad de llamada.

En mi opinión, yo recomiendo contar con un 30% adicional de ancho de banda por usuario, debido a que se hacen uso de más recursos como correo (Exchange Online), compartir documentos (SharePoint y OneDrive), navegar en internet, etc.

Esto significaría que se requiere 140 Mb/s para obtener un mejor rendimiento. En México ofrecen las velocidades de: 100, 120, 150 hasta 1,000 Mb/s.

Si quieres saber más de esto puedes revisar mi articulo anterior en 3 cosas que debes saber antes de contratar más de 100 Megas de internet. - SolTecTra

Adicional piensa que el sistema operativo, y las herramientas de colaboración requieren de actualizaciones y también debes de pensar en cómo deseas que se hagan estas actualizaciones, cada uno de forma individual porque están haciendo Home Office o tener una o dos máquinas como servidores para que se descargue ahí la actualización para después distribuir de forma local.

Aspecto 3: ¿Qué pasa con el hardware y software?

El Hardware de igual forma es importante, no solamente por que se adquieren soluciones nuevas de productividad y se incrementa el funcionamiento en el uso de algunas otras funcionalidades de software.

Se requiere que se tenga el hardware y software adecuado, si la empresa opta por las licencias que son en línea o instalando aplicaciones, o una combinación de estás se requiere más o menor hardware y software.

Cuando hablamos de software se recomienda que se desinstale las versiones viejas que cuentes de Office, sobre todo cuando son versiones más viejas de Office 2016 y Windows 8, por lo tanto, es recomendable instalar la nueva versión de Office si la licencia te lo permite y que cuentes con Windows 10 profesional.

Si hablamos de hardware, lo ideal que debería de tener una computadora en RAM son 16GB, pero debido a que no todos los equipos cuentan con ello, entonces debe tener 8GB en RAM mínimo y unidad de almacenamiento SSD. El procesador dependerá de lo que haga el colaborador, pero lo recomendable sería Intel Core i5, mínimo Intel Core i3 y lo mejor Intel Core i7.

Aspecto 4: Piensa en las cargas de trabajo

Las cargas de trabajo con las que debes trabajar son importantes y te tienes que enforcar en cuatro principalmente:

·        Correo electrónico (Migración de buzones, calendarios y contactos)

·        Sitios o carpetas compartidas (Creación o migración de sitios de SharePoint)

·        Migración de documentos personales (Utilizar OneDrive Empresarial para el respaldo de información del usuario)

·        Asegurar información (Habilitando autenticación Multifactor, políticas de contraseña y creación de perfiles propios en computadoras.)

Estás tres principales cargas son importantes para que el usuario se sienta cómodo para poder trabajar con la información que siempre utiliza, empezar a trabajar en equipo por departamento, clientes y proveedores de una forma rápida y segura con Microsoft Teams y lo mejor estar siempre seguro según las integraciones que se realicen de seguridad como registrar los equipos propios de la organización en Intune como MDM o MAM para los que llevan su propio dispositivo.

Con ello planea como migrar los buzones ya sea por .PST o de alguna otra forma, según sea tu infraestructura actual o la vayas migrando paulatinamente por departamento, región o país.

Aspecto 5. Nunca dejes de capacitar.

La capacitación es muy importante dentro de estos 5 aspectos ya que de nada servirá adoptar la tecnología con las mejores practicas si no se lleva a cabo este aspecto.

Hacerlo representa una gran inversión que te traerá la mayor parte del retorno de tu inversión total, debido a que las personas con esto podrán ser más productivos, bajaran tiempos, estará segura la información y te garantizara que se utilicen las herramientas de forma adecuada.

Mantener una capacitación constante te ayudara a generar de igual forma una comunidad en el aprendizaje y adopción de las herramientas y sobre todo a hacer un cambio cultural en el uso de las herramientas.

Conclusión de adopción de Microsoft 365

Tener en mente estos 5 aspectos como son:

1.      Conocer cual licencia escoger.

2.      Revisar tu red

3.      Considera hardware y software

4.      Pensar en las cargas de trabajo

5.      Capacitación

Son muy importante para una adopción exitosa de Microsoft 365 sin importar el tamaño de tu empresa, ya sea que estes clasificada como una MiPYME o un gran corporativo, esto te ayudara a que sera más eficiente el uso de las herramientas.

La tecnología hoy puede hacer muchas cosas, pero pregúntate ¿Qué puedo hacer yo con la tecnología?

Para continuar con la conversación escríbeme en mis redes sociales en @EmmRoHe o en las de @SolTecTra

¿Qué aspecto consideras importante o crees que hace falta?

[1] Referencia: Preparar la red de la organización para Microsoft Teams - Microsoft Teams | Microsoft Learn