5 pasos para tener un evento virtual exitoso
La transformación digital sigue causando su impacto dentro de las organizaciones, quienes nos dedicamos producir eventos corporativos, ahora más que nunca nos toca crear experiencias innovadoras y memorables a través de una pantalla, sin dejar de lado los intereses de la organización y la personalidad de la marca.
Aquí te comparto cinco pasos que considero imprescindibles para el éxito de tu evento virtual.
- Selecciona y conoce la plataforma que mejor se adapte a tu tipo de evento
Es muy importante analizar cuáles son las características, beneficios y limitaciones que te ofrecen las distintas opciones de plataformas que tienes disponible para realizar tu actividad, tomando en cuenta el tipo de evento que es, ya sea una capacitación para un pequeño grupo de personas, hasta un seminario con expositores internacionales y cientos de participantes.
Te recomiendo revisar los distintos planes, evaluar costos, beneficios y buscar referencias de quienes ya las hayan utilizado para actividades similares a la tuya.
2. Explora y ajusta la plataforma a tu evento
Una vez te decides a utilizar una plataforma X, debes explorarla. Muchas de estas vienen con plantillas predeterminadas para eventos con características similares, sin embargo, cada evento es único, por lo que debes conocer todos los ajustes que amerita tu actividad.
Recuerda que la atención de tu espectador estará centrada en todo lo que vea en pantalla, y lo que escuche. Hay muchos detallitos técnicos que en un evento presencial pueden pasar desapercibidos, pero que en uno virtual serán más notados.
3. Prepara un programa que garantice una experiencia memorable
Cuando hacemos un evento, nos emocionamos con todo lo que implica, nos apasiona pensar en cada detalle, imaginamos reacciones de nuestros invitados y muchas veces nos dejamos llevar de la importancia que tiene para nosotros la actividad en sí o lo que queremos transmitir y terminamos trabajando un programa de acuerdo a nuestros propios intereses.
Te recomiendo ver el evento como un espectador, imaginarte que eres parte de la audiencia que quieres captar y piensa un poco como ellos, para esto, podrías hacerte preguntas como estas:
• Si este evento no fuera mío, ¿sería tan interesante para mí?
• ¿Estaría en disposición de pasar --- horas viendo/ escuchando/ aprendiendo sobre este tema?
• ¿Cuáles partes del programa me resultan más interesantes?
• ¿Cuáles actividades del programa definitivamente no captarían mi atención?
• ¿Cuáles actividades del programa me motivan a invitar a otras personas que conozco a este evento?
• ¿Este es un evento virtual realmente atractivo, o es más de la moda de estos tiempos?
**Puedes tomar estas preguntas de base y si no te convencen mucho tus respuestas, seguir indagando un poco más, así evitas que el programa que estés diseñando no se adapte al objetivo de tu evento.
4. Prepárate como anfitrión e instruye a tus invitados
Al momento de llevar a cabo cualquier tipo de evento debes prepararte y comprometerte con su calidad y más si realizas un evento en donde otras personas tendrán participación.
Nunca des por sentado que tu invitado está listo para llevar un evento virtual, probablemente no tenga el mismo dominio de sus temas frente a una pantalla, o puede que no conozca la plataforma que estés utilizando. Sugiero que tengas una conversación con tu invitado antes del evento, en donde le expliques con claridad todo el programa y cuáles son sus funciones dentro de este.
Asegúrate que haya entendido todo bien, de hecho, podrías prepárele un instructivo sobre la plataforma que estarán usando, con esta herramienta además de minimizar los errores, estarías validando lo que ya conoces de ella.
5. Pónsela fácil a tu audiencia y simplifícale los procesos
Cada día hay más eventos en la modalidad virtual, por lo que, debes llevar un proceso simple y claro para que tus participantes se unan al evento de una forma amigable.
Asegúrate de que la experiencia de usuario no sea traumática para tus participantes, ya sea que tu evento tenga algún costo o no, utiliza procesos de registro y acceso que sean eficientes y le ahorren tiempo a quienes desean asistir a tu evento, recuerda que estás creando una experiencia memorable en sus vidas.
Participar en muchas reuniones virtuales o videoconferencias no nos hace expertos en eventos virtuales, lo que sí te puedo decir que estamos ante un camino de aprendizaje que requiere mucha disposición y apertura.
Project Management | Professional Development | Public Policy | People with Disabilities Rights Promotion
4 años¡Excelente!
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4 años¡Excelente! Me encantó este artículo.
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4 añosExcelente compilación de puntos estrictamentes esenciales para un evento con calidad post covid.