¿CÓMO ORGANIZO MI EVENTO?
Son muchos los empresarios que se han vuelto muy escépticos con respecto a la realización de cualquier tipo de evento. La pregunta que más se repite es “¿por qué arriesgarme a gastar dinero en un evento que luego no me reporta los beneficios esperados?” Hoy me gustaría compartir con vosotros algunas claves que toda empresa debe tener en cuenta en el momento de iniciar todo el proceso de diseño y organización de un evento.
Antes de ponerse con el diseño de un evento existe una serie de preguntas que se deben responder. En primer lugar y punto de partida es el objetivo. En este caso la pregunta del millón es: ¿qué deseo conseguir con mi evento? En el momento en que se pueda responder claramente a esta cuestión el proceso se vuelve sin duda más fluido. Os puedo asegurar que no es tan fácil fijar un objetivo. En mi artículo titulado “Lo quieres, lo tienes” os proporcionaba las claves para definir vuestro objetivo. Cuando encontréis vuestro objetivo el resto de preguntas serán más fáciles de responder.
Una vez fijado el objetivo es el momento de decidir a quién se invitará y para ello será necesario elaborar una lista de invitados. Existen varios procedimientos para la confección de la lista de asistentes. Hoy me gustaría proporcionaros un sistema: crear una lista de invitados principales y otra de invitados suplentes. Ambas listas deberán estar ordenadas por orden de importancia o de interés en que asistan al evento. Si me lo permitís trataré el tema de la elaboración de listas en otro artículo. Lo que sí me gustaría destacar es la utilidad de elaborar dos listas paralelas con los miembros ordenados por importancia.
El siguiente paso una vez que se han decidido los asistentes es determinar el cómo; es decir, qué medio se utilizará para invitar a los invitados. ¿Se recurrirá a la invitación en formato papel, al correo electrónico o a una simple llamada de teléfono? La mayor o menor formalidad de la invitación dependerá del tipo de evento. Del mismo modo, la naturaleza del evento también determinará la antelación en el envío y notificación de las invitaciones. Es un detalle a tener en cuenta para evitar sorpresas de última hora.
Si ya tenemos las variables qué, cómo y quién es el momento de definir dónde. Esta variable supone buscar el lugar adecuado para realizar el evento. Sin duda el número de asistentes, el objetivo buscado y el presupuesto determinará el lugar. Del mismo modo, deberá tenerse en cuenta el acceso y localización del espacio. De ahí la importancia de visitar el espacio con suficiente antelación.
Por último, me gustaría hablar de la quinta variable que se debe tener en cuenta: ¿cuándo celebrar el evento? En este caso se debe determinar si se desea celebrar el evento por la mañana, por la tarde o por la noche. Asimismo es importante tener en cuenta otras fechas y eventos destacables para evitar coincidir con ellos. Me refiero a finales deportivas, festivales, celebraciones o festividades que pueden acabar arruinando un evento.
Hasta aquí mi post de la semana. Espero haberos dado algunas claves para el momento de diseñar y organizar vuestro evento. Me gustaría terminar destacando la importancia de decidir en primer lugar el objetivo. Tomaros todo el tiempo que necesitéis para definir esta variable. Cuanto más específico y detallado sea vuestro objetivo más fácil os resultará contestar a las otras cuestiones. Os lo garantizo.