7 beneficios de reuniones en el exterior

La mayoría, si no todas, las empresas dependen de reuniones programadas regularmente para mejorar la comunicación y tomar decisiones importantes. Sin embargo, la verdad es que estas reuniones suelen ser aburridas. Pueden ser demasiado largas, frecuentes, confusas, inútiles o todo lo anterior.

Aunque esto sea cierto, las reuniones siguen siendo importantes. Más específicamente, las buenas reuniones son importantes. Deberías hacer todo lo posible para que las reuniones sean tanto agradables como productivas para todos los participantes.

Si estás tratando de mejorar las reuniones en tu empresa, prueba realizar algunas al aire libre. Este simple cambio de escenario abre un sinfín de oportunidades que añaden un toque de frescura y creatividad a reuniones que de otro modo serían ordinarias. Veamos los beneficios de las reuniones al aire libre:

1. Excelente iluminación

La luz artificial todavía está lejos de replicar la calidez y la energía que irradia el sol. Aunque la luz artificial puede ser útil en invierno para quienes sufren de depresión estacional, la iluminación de una sala de reuniones no suele ser la mejor. Este es el primer punto a favor de los espacios al aire libre.

La luz natural es fantástica, razón por la cual la arquitectura a lo largo de los siglos se ha centrado en incorporar ventanas, puertas de vidrio y tragaluces. La luz natural hace maravillas tanto para la salud física como mental. No es un secreto que tu equipo trabajará mejor cuando su salud sea una prioridad en aspectos como este.

El único inconveniente del sol es el reflejo. Si tu equipo utiliza laptops durante la reunión, tendrás que hacer algunos ajustes. Aun así, ese esfuerzo adicional vale la pena por los beneficios positivos de pasar más tiempo al aire libre. Si están bajo el sol, ¡consideren usar protector solar!

2. Aire fresco

Otro punto a favor del exterior es la calidad del aire. Excepto en grandes ciudades con severa contaminación, respirar aire fresco es mucho más agradable que estar encerrado en interiores. El aire fresco no solo huele mejor o se siente más limpio; también puede impulsar la productividad de varias maneras.

El aire libre tiene un efecto similar al de la luz natural: ambos aumentan la energía y mejoran el estado de ánimo. Estas dos cosas suelen escasear durante una reunión de trabajo. Como mínimo, supera al aire rancio de la oficina.

Lo único que hay que considerar es el viento. Planifica tus reuniones al aire libre en días con velocidades de viento bajas. Nadie quiere su cabello en la cara o sus papeles esparcidos por el césped durante una reunión importante.

3. Ambiente agradable

Hay algo en estar al aire libre que supera con creces sentarse en una sala de reuniones. Tal vez sea la suave brisa o el sonido de los pájaros en la distancia, si escuchas con atención. Comparado con las paredes grises de una sala de conferencias, casi siempre se prefiere este ambiente.

Esta mejora en el lugar de la reunión no es solo estética. El ambiente se siente más positivo y abierto, lo que puede promover más positividad y apertura entre los miembros del equipo. Podrías notar que están más dispuestos a compartir ideas y opiniones en estas circunstancias.

Cuando organices una reunión al aire libre, aprovecha al máximo el entorno. Coloca mesas junto a una fuente de agua o instala una pantalla entre árboles con sombra. Si nada más, tu equipo recordará esta reunión por ser única en comparación con lo que están acostumbrados.

4. Oportunidades creativas

Las reuniones no tienen que limitarse a presentaciones en PowerPoint o encuestas aburridas. Los empleados se desconectan rápidamente cuando una reunión se convierte en una conferencia unidireccional. La participación es el ingrediente clave para una reunión exitosa. Al realizarla al aire libre, hay más espacio para la creatividad.

Prueba incluir una actividad de trabajo en equipo en tu próxima reunión al aire libre. Organiza una búsqueda del tesoro, un mini campo de golf o cualquier otra actividad divertida. Úsala como rompehielos para unir al equipo. Solo asegúrate de que sea breve, para cubrir los temas de la reunión sin consumir demasiado tiempo.

El único límite es tu imaginación. Tu reunión puede convertirse en un picnic, un paseo por la naturaleza o incluso en la jornada de pesca más productiva del mundo. Experimenta con ideas que mantengan a los empleados conectados y comprometidos, mientras logras los objetivos de la empresa.

5. Mayor espacio

Este punto es crucial para empresas pequeñas con equipos grandes. No todos los espacios interiores para reuniones son ideales, y habrá momentos en los que simplemente no haya suficiente espacio para acomodar cómodamente al equipo y los materiales necesarios.

Afuera hay mucho más espacio que en la mayoría de las oficinas. Puedes disponer más escritorios, sillas, mesas de servicio y pantallas, según lo que esperes lograr. Este espacio extra permite realizar actividades o simplemente asegurarte de que haya un lugar para cada persona.

Mover una reunión al aire libre es mejor que alquilar un salón costoso, especialmente si necesitas el espacio con frecuencia. Después de unas cuantas reuniones al aire libre, tendrás un sistema eficiente para montar y desmontar el equipo sin preocupaciones.

6. Variedad de ubicaciones

Lo más conveniente es organizar reuniones al aire libre en la propiedad de tu empresa, y esto suele funcionar. Sin embargo, cambiar el lugar de vez en cuando tiene sus beneficios.

La clave aquí es el cambio de escenario. Cada reunión se realiza en un lugar diferente, lo que le da un toque fresco y único. Esta variación puede inspirar nuevas ideas y conversaciones que no surgirían en la misma sala de reuniones de siempre.

Dependiendo del tamaño de la reunión, puedes organizarla en un parque local o incluso planificar una reunión móvil durante una caminata. Cada nuevo lugar puede aportar algo diferente que saque lo mejor de tu equipo.

7. Encuentros cara a cara

Este último punto aborda el tema de las reuniones remotas. En los últimos años, más personas trabajan desde casa y participan en reuniones a través de plataformas como Zoom. Estas reuniones virtuales pueden ser aún más difíciles de hacer agradables que las presenciales. Planificar un evento al aire libre ocasional puede ser un punto intermedio.

Si la mayoría de tus empleados remotos viven cerca, organiza una reunión al aire libre en un lugar central. Ofrece una comida y tiempo para socializar. Esto ayudará a que los empleados remotos se sientan más unidos con el equipo.

Es poco probable que el mundo corporativo elimine las reuniones por completo. Pero mientras existan, deberías hacer todo lo posible por hacerlas agradables y efectivas. Tu empresa logrará más, y tu equipo sentirá menos resistencia ante las reuniones programadas. Fuente: entrepreneur .com

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