Aborda las tareas como un rompecabezas

Yo soy un apasionado de los rompecabezas, especialmente de los de 1.000 fichas – que para mi gusto son el tamaño ideal –, y paso horas enteras dedicado a ellos hasta que los termino. Y si algo he aprendido de este pasatiempo es que la estrategia que utilice para abordarlos, incide en la rapidez en la que llego al resultado.

Ahora, si no te gustan los rompecabezas, no te preocupes, que este artículo no pretende volverte un experto ni mucho menos un apasionado por los rompecabezas. Tampoco voy a explicarte cómo armar rompecabezas grandes. Simplemente utilizaré el símil con este pasatiempo, con el fin de ayudarte a entender cómo debes y puedes abordar las tareas en tu día a día, especialmente aquellas que parecen más complejas y difíciles de hacer, poniendo en práctica algunas pautas básicas que sigo en el armado de los mismos.

Estas son entonces las siete estrategias que sigo cuando armo rompecabezas y la razón por la cual las deberías aplicar en la gestión de tus tareas:

1. Empieza siempre de día

Siempre que empiezo un rompecabezas lo hago de día y, generalmente, en horas de la mañana. Esto me permite aprovechar todo el potencial de mi mente y el no estar cansado por otras actividades que haya realizado en la jornada, pues nublan mi visión y mi capacidad de dimensionar el proyecto en sus justas dimensiones, haciendo que lo encuentre más difícil y complejo de lo que realmente es. De la misma manera, debes realizar cada actividad en su momento indicado del día, según el esfuerzo que te demanden. Recuerda que las tareas racionales, analíticas y complejas, deben realizarse siempre a primera hora, el momento más productivo del día.

2. Haz el borde de primero

Separar las fichas con borde recto y armar de primero el borde de la imagen, me permite tener rápidamente una sensación de logro. Las victorias tempranas son vitales en todos los proyectos. Trabajar durante mucho tiempo en algo sin sentir que se avanza o se logra algo es desmotivante. Por ello, en cada tarea que enfrentes, identifica prontamente qué puedes hacer que te permita evidenciar un logro tangible y abórdalo de primero, para que te animes a seguir adelante.

3. Separa las fichas por colores

Una vez tengo el borde listo, separo las fichas restantes por colores, tramas o pintas similares. Esto me permite ir abordando la imagen por zonas según el color predominante. Además, esto ayuda a que el ojo se acostumbre a un mismo tono y empiece a reconocer diferencias sutiles en el mismo. En la gestión de actividades, esto equivale a agrupar las tareas por temas, pues esto nos hace mucho más eficientes al evitar que tener que arrancar una y otra vez cambiando de tema y vuelve expedita nuestra ejecución por el desarrollo de la llamada curva de experiencia.

4. De las más fáciles a las más difíciles

Una vez tengo todas las fichas separadas por colores, siempre empiezo por aquellos grupos que me parecen más fáciles. Bien sea porque el color es más vívido o nítido, porque las fichas son menos o porque están concentradas en una sola zona de la imagen. Esta estrategia, no solo me permite seguir sintiendo que voy conquistando más victorias, sino que va haciendo que las partes restantes se vean más fáciles y pequeñas. Ten en cuenta que una de las razones por las cuales no avanzamos en las tareas que procrastinamos es porque las hayamos largas y difíciles. Así que parte tus tareas tanto como puedas.

5. No lo hagas todo solo

Solicita la ayuda de otras personas para terminar más rápido el rompecabezas o tus proyectos. Las miradas de otras personas te permiten ver cosas que no has visto y encontrar piezas que llevas tiempo buscando. Así tú sientas que eras el que más sabe de un tema, otras personas siempre tendrán algo qué aportarte. Además, delegar adecuadamente hace que entre todos, como equipo, se logren mejores resultados en mucho menos tiempo.

6. No te empecines con una ficha

A veces suele ocurrir que me empecino en buscar una ficha que me hace falta en una zona determinada. Y paso horas revisando una y otra vez todas las piezas sueltas tratando de encontrarla. Me llego incluso a plantear la posibilidad de que el rompecabezas haya venido incompleto pues es imposible que no la encuentre. Sin embargo, la experiencia me ha demostrado que las fichas siempre aparecen cuando ya no las estoy buscando. Igual nos pasa en el trabajo. A veces nos enfrascamos en una actividad que queremos realizar y aunque no logramos encontrar la salida nos rehusamos a abandonarla hasta tenerla terminada. Y sí, puede que obtengamos el resultado, ¿pero cuánto tiempo perdemos en el intento y cuánto esfuerzo nos cuesta?

7. No amanezcas

En ocasiones me pasa que me empecino en terminar un rompecabezas o al menos una parte de este y no me acuesto hasta lograrlo. Esta práctica no es adecuada, ni en los rompecabezas ni en la gestión de tus pendientes. El nivel de productividad va disminuyendo en la medida en que pasa el tiempo y cada vez se hace más difícil encontrar la ficha buscada o diferenciar un color de otro. Es más, se llega al punto en el que no se sabe si dos piezas encajan realmente o se está forzando el que lo hagan. Por ello, es mejor planear el día y organizar las actividades durante la jornada, para asegurarse de que no vas a trasnochar haciendo algo. Pues seguramente, aunque lo termines, te va a tomar mucho más tiempo hacerlo que si lo haces cuando te encuentres fresco. Y en todo caso, si te coge la noche trabajando, de ser posible suspende la tarea y termínala al día siguiente. Verás que lo harás mucho más rápido.

En general, todas las recomendaciones que acabo de explicarte se basan en el principio de ‘divide y reinarás’, el cual es altamente recomendado para enfrentar todas aquellas tareas que procrastinamos, es decir, que aplazamos una y otra vez de manera recurrente. Recuerda que entre más pequeñas se vean las tareas, no solo parecerán más fáciles de hacer, sino que también encontrarás más fácil un tiempo para hacerlas.

[Artículo publicado originalmente en el blog de Time Es Cool]