Actualizaciones de ERP: beneficios, tiempo y lista de verificación.

El mundo ha cambiado considerablemente en los años, o décadas, desde que muchas organizaciones instalaron su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Y, al mismo tiempo, los propios sistemas ERP han experimentado un mundo de cambios.

En consecuencia, ya sea por el creciente desajuste entre el sistema ERP y los cambios en los requisitos empresariales, o por las capacidades adicionales de los nuevos sistemas ERP, muchas organizaciones se encuentran atrasadas en cuanto a una actualización o reemplazo del mismo.

Las actualizaciones de ERP son una gran inversión, lo que significa que los líderes empresariales deben realizar una evaluación exhaustiva de su solución actual y elaborar una lista de razones de apoyo que justifiquen por qué es necesaria una actualización. Si decides avanzar, necesitarás un plan de proyecto y una lista de verificación para la actualización del ERP, todo lo cual se cubre a continuación.

Razones para actualizar tu sistema ERP

Las muchas razones que se acumulan para indicar que es hora de que una organización actualice su sistema ERP tienen que ver tanto con el envejecimiento de la tecnología como con la evolución del negocio. Eventualmente, tu sistema heredado podría dejar de funcionar correctamente. Podría ser difícil reflejar los nuevos procesos comerciales en la solución o desafiante obtener la visibilidad en tiempo real que la mayoría de las empresas necesitan.

A menudo, la tecnología heredada se vuelve frágil, con personalizaciones complejas que son difíciles o costosas de mantener y requieren conocimientos especializados que tu organización ya no posee. Es posible que prefieras pasar a una base de datos más nueva y avanzada que tu sistema ERP heredado no admita. O, como se sugirió anteriormente, un sistema ERP local más antiguo puede requerir que mantengas hardware de servidor del que ya no deseas preocuparte.

Es posible que los sistemas ERP muy antiguos solo funcionen en un sistema operativo que ya ha quedado obsoleto, o tu solución ERP en sí misma puede que ya no tenga soporte. De cualquier manera, pasar a una versión más nueva del software a veces es la única forma de recibir soporte.

Otras razones por las que una empresa puede querer actualizar su ERP incluyen:

• Interfaces de usuario obsoletas que son difíciles de usar o requieren más pasos que los sistemas más nuevos.
• Software inflexible que no puede admitir nuevas formas más eficientes en las que tu empresa preferiría trabajar.
• Es imposible o demasiado costoso aumentar la capacidad del sistema para acompañar el crecimiento empresarial.
• Los informes y análisis de datos no son lo suficientemente rápidos como para mantenerse al ritmo de los negocios actuales.
• Hay un soporte limitado o nulo para dispositivos móviles.

¿Por qué son importantes las actualizaciones de ERP?

Lo más importante de las actualizaciones de ERP es el valor empresarial que pueden crear. Hoy en día, las funciones de los ERP pueden permitir que tu empresa se beneficie de nuevas oportunidades o logre ahorros de costos que los sistemas heredados no pueden igualar. Por ejemplo, en los últimos años, las soluciones ERP han agregado visibilidad en tiempo real a través de paneles de control completos, tarjetas de puntuación e indicadores clave de rendimiento (KPI); han utilizado cada vez más la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar más procesos y mejorar la toma de decisiones; han adoptado capacidades de comercio electrónico más completas e integradas; y han brindado un mejor soporte móvil. En un mundo que está trasladando rápidamente los procesos comerciales y las relaciones comerciales del mundo físico al digital, dichas capacidades son cada vez más valiosas.

Algunos nuevos sistemas ERP integran dispositivos de Internet de las cosas (IoT) para proporcionar información adicional en tiempo real sobre ubicación y estado, lo que ayuda a fortalecer el control sobre las cadenas de suministro y detectar posibles interrupciones de manera temprana. En una era en la que las cadenas de suministro son cada vez más complejas y están llenas de oportunidades para que las cosas salgan mal, ciertas empresas pueden ver un valor suficiente en esta nueva capacidad como para justificar una actualización de ERP.

Actualizar vs. Reemplazar

La elección entre una actualización de ERP y un reemplazo completo es significativa y se reduce a cuánto valor empresarial puede generar cada enfoque y cuánto costaría a la empresa. Hay argumentos sólidos a favor de cada opción según las necesidades del negocio y las limitaciones de su software existente.

Beneficios de la actualización: Por lo general, una actualización es menos disruptiva que un reemplazo. En el mejor de los casos, las integraciones y personalizaciones que ya has creado en tu sistema ERP se mantienen, la experiencia del usuario cambia poco y no tienes que asociarte con un nuevo proveedor de software (un beneficio solo si estás satisfecho con la calidad y el servicio del proveedor de ERP actual). Del mismo modo, si tu equipo de negocios está satisfecho con el sistema actual, una actualización presentará obstáculos menores en la gestión del cambio.

Ventajas del reemplazo: Ha habido avances tecnológicos importantes desde que muchas empresas compraron su último sistema ERP, y es posible que un proveedor diferente haya innovado en áreas específicas que son especialmente valiosas para tu organización. Pasar a una plataforma ERP diferente podría permitirte aprovechar más oportunidades comerciales y eficiencias de procesos que simplemente actualizar a la última versión de tu sistema actual. Además, en situaciones en las que una fusión o adquisición te obliga a operar dos sistemas ERP separados, un reemplazo completo podría reemplazar ambos sistemas más antiguos y separados. Esto podría reducir la complejidad y aumentar la colaboración entre las dos unidades de negocios.

Ya sea que te inclines hacia una actualización o un reemplazo de ERP, deberías considerar las opciones de implementación en la nube. Las soluciones de ERP en la nube de software como servicio (SaaS) de hoy pueden reducir los costos y la complejidad de TI al delegar las responsabilidades de administrar hardware, rendimiento, parches y actualizaciones al proveedor. Las soluciones en la nube también eliminan la necesidad de que los usuarios remotos accedan a las funciones de ERP a través de una red privada virtual (VPN), simplificando la gestión de TI en una época en la que más personas trabajan desde casa. Cuando te mudas a una solución en la nube, las actualizaciones futuras se vuelven en gran medida irrelevantes; algunos proveedores de ERP en la nube ofrecen automáticamente nuevas capacidades a todos los clientes como parte del precio de suscripción.

Tu proveedor de software existente puede animarte a cambiar de su sistema local a uno que funcione en la nube. Es posible que ese sea el enfoque en el que el proveedor está enfocando sus inversiones futuras, y es posible que también encuentres ventajas en costos y gestión en una solución en la nube. Sin embargo, debes asegurarte de comprender completamente la oferta del proveedor y si se trata de una solución alojada o una verdadera solución en la nube.

Si decides mantener un sistema local, revisa su plan de desarrollo para asegurarte de que satisfaga tus necesidades a futuro.

¿Cómo evaluar los sistemas ERP?

Al igual que con cualquier decisión empresarial, la evaluación de actualizaciones de ERP comienza por determinar lo que estás tratando de lograr: los problemas que estás tratando de resolver y las oportunidades en las que deseas capitalizar. Por ejemplo, puede haber costos que podrías reducir o eliminar si tuvieras una vista en tiempo real de las tendencias de ventas o métricas de la cadena de suministro, como pedidos completados por día.

Es posible que hayas lidiado con pronósticos trimestrales incorrectos que son el resultado de suposiciones incorrectas incorporadas en hojas de cálculo que no utilizan datos actualizados. Es posible que puedas cuantificar un aumento en las ventas que sería posible si tuvieras capacidades de comercio electrónico más avanzadas que siempre reflejen información de inventario actual. Puedes ahorrar tiempo y recursos simplemente utilizando funcionalidades integradas para cerrar los libros más rápido cada mes.

Puede haber mejores prácticas en finanzas y operaciones que puedas implementar y automatizar con un sistema ERP moderno que utilice el aprendizaje automático. Por último, los análisis avanzados incorporados en algunos nuevos software de ERP podrían ayudarte a mejorar de manera cuantificable la forma en que te adaptas a la demanda cambiante de los clientes, optimizas los precios para evitar dejar ingresos sobre la mesa, mejoras el rendimiento de marketing o identificas posibles pedidos fraudulentos.

Una vez que sepas lo que deseas lograr con una actualización o reemplazo de ERP, puedes comparar cómo (o si) cada opción puede brindar esas mejoras, los costos directos e indirectos asociados (incluida la integración, personalización y capacitación) y comparar los planes de implementación para cada opción.

Cuándo actualizar tu sistema ERP

En 2017, SelectHub descubrió que la mayoría de las empresas utilizan un sistema ERP durante 5 a 10 años antes de actualizarlo. Obviamente, cada empresa es diferente y no actualizarás o reemplazarás tu sistema hasta que haya un caso empresarial convincente para hacerlo. Algunas organizaciones integran la actualización de ERP en planes más amplios para modernizar su negocio y aprovechar la automatización que requiere nuevas capacidades de ERP.

Lista de verificación para la actualización de ERP

Ya sea que estés actualizando o reemplazando un sistema ERP, una planificación de proyecto cuidadosa es fundamental. Utiliza esta lista de verificación para ayudarte a construir ese plan y hacer un seguimiento del progreso:

1. Establecer un equipo de proyecto preliminar. Reúne a personas de diferentes departamentos con el conocimiento y los roles relevantes para determinar si vale la pena seguir adelante con una actualización o reemplazo de ERP. Involucra a los usuarios finales, como empleados de almacén, gerentes de cadena de suministro, coordinadores de marketing y profesionales de ventas, ya que comprenden las limitaciones de tu sistema actual de maneras que otros no lo hacen.
2. Crear un caso empresarial y obtener la aprobación de la dirección. Si tiene sentido seguir adelante después de esa evaluación inicial, documenta el valor que tu organización puede lograr con una nueva solución. Luego, preséntalo a los ejecutivos para asegurar su aprobación, lo cual puede llevar cierto tiempo.
3. Identificar los requisitos. Define lo que una solución debe incluir para ofrecer el valor que has documentado, junto con los "buenos de tener" que podrían sacrificarse, si es necesario.
4. Identificar posibles proveedores de soluciones. Investiga proveedores que tengan un historial comprobado de abordar requisitos similares a los tuyos (esto podría incluir a tu proveedor actual). Las empresas deben considerar comunicarse con socios de la industria para averiguar qué ERP utilizan y preguntar acerca de su experiencia con ese proveedor.
5. Construir y aprobar un plan de implementación con hitos de proyecto realistas. Presta especial atención a las actualizaciones de la base de datos y la integración y migración de datos, la transición de las personalizaciones heredadas (cuáles deben mantenerse y cómo se pueden reemplazar las demás), la capacitación de los usuarios, la planificación de puesta en marcha, la mitigación de posibles puntos de interrupción y las opciones de soporte continuo del proveedor. Las listas de verificación del plan de implementación de ERP a menudo tienen varias fases, para que puedas comenzar a obtener valor rápidamente mientras estableces una base para implementar capacidades más avanzadas más adelante.
6. Ejecutar juntos según el plan. Establece una relación franca y abierta en la que todas las partes puedan expresar inquietudes, señalar riesgos emergentes y trabajar juntas para encontrar soluciones.
7. Realizar evaluaciones posteriores y planificar los próximos pasos. La mayoría de las organizaciones saben que solo aprenden de la experiencia si dedican tiempo para hacerlo. Pero eso no siempre sucede. Con los proyectos de ERP, es especialmente importante porque trabajarás con la tecnología y los proveedores durante muchos años, por lo que hay un valor real en mantener una relación positiva y productiva.

Y sigue estos pasos si planeas reemplazar tu sistema ERP:

1. Decidir si actualizar o reemplazar. Con base en la información proporcionada por los proveedores en esta etapa, elige un camino basado en un análisis comparativo de costos, interrupciones y valor empresarial. Asegúrate de que la mayoría de las partes interesadas estén de acuerdo con el camino elegido.
2. Hacer una lista corta de los principales proveedores. Solicita y revisa propuestas y demostraciones detalladas. Haz preguntas, evalúa hojas de ruta, aclara las diferencias entre las propuestas que necesitan más explicación, verifica referencias, compara cuidadosamente los costos y comprende cómo cada proveedor se compromete a brindarte soporte.
3. Elige un proveedor. Elige un socio en el que hayas llegado a confiar y que estés convencido de que se acerca más a cumplir tus requisitos al precio adecuado. A veces, esto implica hacer concesiones, por lo que es posible que debas considerar cómo abordar cualquier problema que la solución no pueda manejar o aún no pueda manejar.
4. Recluta al equipo de proyecto completo y realiza una reunión de inicio. Identifica los recursos de la empresa y del proveedor y asegúrate de que puedan dedicar el tiempo necesario a este proyecto. Encuentra herramientas que identifiquen la responsabilidad de las diferentes tareas y realicen un seguimiento del progreso frente a los objetivos (con fechas límite).

Lisa Schwarz: Senior Director of Global Product Marketing. Oracle.

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