Agencias de empleo: Estrategias para la gestión del trabajo remoto

Conoce las innovaciones y soluciones que implementan las agencias de empleo para una gestión y administración eficiente del trabajo remoto.

Cómo las agencias de empleo pueden administrar mejor el trabajo a distancia

En el panorama laboral de los últimos dos años, las compañías y agencias de empleo pasaron del desafío de gestionar a los trabajadores a distancia, a transformar ese reto en una parte habitual de su labor diaria.

Según el estudio “Latam Insights 2021” desarrollado por PageGroup, un 60% de las compañías en América Latina se adaptaron al trabajo remoto. 

Aunque los avances tecnológicos acompañaron el proceso, existen aún dificultades a la hora de trabajar, ya que el trabajo a distancia aún se está desarrollando y trae consigo desafíos únicos. Las agencias de empleo están lidiando con el trabajo remoto a su manera.  Algunas gestionan los empleados a distancia como parte de su fuerza laboral, mientras que otras se concentran solamente en la contratación de personal a distancia. Pero, incluso aquellas que no lo hacen, deberán desplazarse al trabajo remoto para acomodar eventos impredecibles. De cualquier modo, todas las agencias de empleo con trabajadores a distancia se podrán beneficiar gracias a sistemas de gestión del trabajo más eficientes.

¿Por qué razón? 

Porque una gestión efectiva construye un ambiente de trabajo a distancia que brinda apoyo y los recursos necesarios para trabajar de manera correcta. Estas cualidades aseguran que tus clientes siempre obtengan el personal de calidad por el cual te contrataron. Te invitamos a conocer las estrategias que ponen en práctica las agencias de empleo para gestionar el trabajo a distancia. 

Sistema de gestión del trabajo remoto: claves para su funcionamiento

El control laboral bien organizado y planificado se beneficia con las siguientes acciones:

Optimizar los canales de comunicación

Los trabajadores a distancia podrían trabajar de manera más efectiva si tienen acceso fácil a la información y a los avisos importantes. Es más difícil compartir información actualizada cuando no se trabaja cara a cara. Sin embargo, tener demasiadas opciones puede ser un problema a la hora de compartir información crítica o sensible al tiempo. Perder de vista a Microsoft Teams y los hilos del correo electrónico es fácil, ya que hay mucho tráfico en esos canales. Algunos trabajadores contratados por una agencia de empleo pueden aún no estar conectados al sistema de Microsoft Teams o de correo electrónico de una empresa.  Los mensajes de texto y llamadas telefónicas también son difíciles de enviar simultáneamente a grupos grandes, y puede que no quieras compartir los números privados de tu personal a un grupo.

Para evitar este tipo de situaciones, lo mejor es conseguir un sistema de notificación optimizado para tu agencia de empleo. Toda comunicación importante debería pasar por ese canal, así nada se perdería. Lo ideal sería que el software que la empresa usa para la programación y control del tiempo incluya una aplicación y un sistema de notificación, para que todo se mantenga en un mismo lugar. Elige una herramienta que pueda enviar alertas individuales, así como anuncios importantes a un grupo de trabajadores.

Planificar para situaciones imprevistas o interrupciones

Si bien todos nos hemos adaptado a nuevos hábitos de trabajo, existen eventos impredecibles que traen interrupciones inesperadas a nuestras vidas laborales y personales. A un nivel práctico, una gestión correcta debería tener sistemas preparados para lidiar con cuestiones imprevistas. Tus clientes y trabajadores se beneficiarán si brindas un buen nivel de adaptación a los sistemas de control laboral.

Algunos eventos inesperados pueden ser:

• Enfermedades físicas de los trabajadores.
• Problemas de salud mental.
• Escuelas y guarderías cerradas intempestivamente.
• Crisis sanitarias generales.
• Cancelaciones y atrasos de vuelos o de servicios de transporte.
• Eventos climáticos o ambientales extremos e impredecibles.

Ante estas u otras situaciones de crisis, lo mejor es estar preparado y mantener comunicación constante. El objetivo es mantener a tus empleados seguros y respaldados y asegurarte de que las necesidades de tus clientes se satisfagan. El cumplimiento de un trabajo remoto no implica que el empleador se desentienda de la realidad del empleado. Para ello, es necesario configurar las notificaciones con anticipación y utilizar herramientas para hacer ajustes a su programación fácilmente cuando sea necesario un cambio. La flexibilidad y comunicación efectiva durante una crisis ayudarán a que el trabajo no se dilate a largo plazo.

Encontrar un sistema de programación eficiente

Una parte importante, y a menudo la más difícil, de la gestión del trabajo remoto es crear una programación eficiente. Un software dedicado a la programación del personal te puede ayudar a crear un plan de manera más sofisticada. Adopta una forma práctica de comunicar los horarios y de realizar cambios fácilmente, cuando estos sean necesarios. Incluso si los trabajadores no van diariamente a la oficina, deben tener un sistema de información confiable para que puedan manejar su tiempo. Brinda a los trabajadores acceso móvil a sus horarios de trabajo para que vean sus próximos turnos desde cualquier parte. Esto ayudará a mejorar la experiencia del empleo, disminuirá la falta de comunicación y reducirá las ausencias laborales. La previsión y el control laboral ayuda a las agencias de trabajo y las empresas a anticipar la necesidad de personal. Con esta planificación se evitan las consecuencias negativas de tener exceso o escasez de trabajadores y se optimizan los costos laborales. También es una gran solución implementar la programación de sistemas de control de asistencia para hacer reemplazos de personal en tiempo real, en caso de ausencias o emergencias.

Utilizar recursos digitales para gestionar la fuerza laboral a distancia

Los recursos digitales que tu empresa o agencia de empleo utiliza para gestionar personal son claves para una administración efectiva. La gestión de los trabajadores a distancia se hace mucho más fácil si utilizas un software diseñado para ese propósito. Ten en cuenta que, el trabajo remoto es posible únicamente por la increíble variedad de herramientas digitales que tenemos a nuestra disposición. 

¡Aprovéchalas!

Elegir formas eficientes para el control del tiempo y asistencia

Tener claro cómo, cuándo y dónde ficha el personal es esencial para las agencias de empleo y para las empresas. Especialmente si manejan a trabajadores remotos y en diferentes lugares de trabajo. La finalidad de las herramientas para el tiempo y la asistencia es reducir gastos salariales excesivos. Estos provienen, a menudo, de las llegadas tarde y las horas extras no planificadas. Los empleados deben poder fichar y ver sus turnos desde sus teléfonos directamente desde el sitio de trabajo. Por otro lado, los gerentes deben poder establecer los parámetros de fichaje según la ubicación del GPS.  Las transmisiones en directo de los relojes de fichaje son también una buena forma de mejorar la visibilidad de la asistencia en la línea de producción.

Adoptar la incorporación sin papeles

La incorporación de nuevos empleados es algo complicado de hacer a distancia. El problema principal es que este proceso requiere la clasificación de mucha información, además de leer y firmar documentos. Sin embargo, muchas agencias de empleo y empresas han adoptado herramientas digitales para automatizar el ingreso de personal. Estos sistemas recopilan datos de RRHH, permiten la firma de documentos, recogen información personal, datos bancarios, y direcciones rápidamente. Incluso, pueden introducir a su personal a las normativas y sistemas y empezar el entrenamiento a distancia.

Integrar el pago de sueldos a la herramienta de gestión

Si tienes un software para el pago de sueldos, debes integrarlo al resto de tus herramientas de gestión y control laboral. Conectar el pago de sueldos a tu software de programación y asistencia hace que el pago de sueldos remoto sea más eficiente. También es importante que la información de los sueldos esté disponible en tiempo real, incluso para los trabajadores remotos. El software ayudará a gestionar el tiempo libre remunerado y horas extra, que pueden variar de acuerdo con la ubicación.

Controlar el cumplimiento laboral

El trabajo a distancia puede volverse complicado cuando se trata de mantener y cumplir las leyes de trabajo. Todos tus trabajadores remotos pueden no residir en la misma ciudad o estado y las normas laborales ser diferentes. Las herramientas digitales te ayudarán a navegar las leyes laborales fácilmente y resolver cada situación dentro del marco legal correspondiente. También es recomendable usar un software de programación para automatizar descansos y así, evitar violar leyes laborales.

Los sistemas simples y directos logran que el trabajo a distancia funcione

Cada una de las estrategias enumeradas simplifica los sistemas y brinda procesos de gestión claros y directos para el personal remoto. Los trabajadores presenciales reciben información a través de relaciones interpersonales, conversaciones, materiales físicos escritos y fuentes digitales. Además, ellos viven el ambiente laboral de primera mano. Esta dinámica de trabajo hace que sea más fácil hacer preguntas de manera casual y reduce las distracciones. El trabajo a distancia concentra todas las tareas y comunicaciones en un solo canal. Esto a menudo hace que la sobrecarga de información sea más alta, sea más difícil concentrarse y separar los detalles importantes del ruido. Incorporarse al trabajo a distancia, absorber mucha información de manera digital y aprender cómo usar nuevos softwares y herramientas es, a menudo, la parte más complicada. Los trabajadores contratados a través de agencias de empleo pueden tener que repetir este proceso frecuentemente.

Si los provees con una sola fuente de información, ellos trabajarán con más confianza. Saber que tienen el acceso a todos los datos que podrían necesitar mejora la productividad y la experiencia laboral. 

En conclusión, las recomendaciones para que el trabajo remoto funcione son las siguientes:

• Simplifica tu gestión. 
• Comunícate a través de un solo canal. 
• Concede a los trabajadores acceso a los horarios, control del tiempo, y el pago de sueldos en un solo lugar. 
• Reduce el ruido y el agotamiento para que tus trabajadores puedan actualizarse rápidamente y concentrar su atención en realizar sus trabajos de manera correcta.

¿Cómo lograr esto?

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