Agile Mindset para Estudios Legales

Informe sobre la Sesión de Reflexión para Mejorar la Eficiencia en Rodríguez González & Asociados – México.

Paso 1: Explicar la Práctica

En Rodríguez González & Asociados, nos dedicamos a litigios civiles y mercantiles. Para adaptarnos a la digitalización de expedientes y mejorar nuestra eficiencia en tareas como la presentación de escritos, la asistencia a tribunales, la revisión de expedientes y la redacción de demandas y amparos, hemos llevado a cabo una sesión de reflexión. Esta sesión tuvo como objetivo analizar nuestras prácticas actuales, identificar áreas de mejora y establecer un plan de acción utilizando metodologías ágiles y el sistema Kanban.

Paso 2: Objetivo

El artículo refleja el cumplimiento de las cuatro etapas de las retrospectivas:

1. Establecer Acuerdos sobre el Funcionamiento

En la primera etapa, establecimos acuerdos claros sobre cómo llevaríamos a cabo la sesión. Decidimos que cada miembro tendría la oportunidad de hablar y expresar sus ideas sin interrupciones. También acordamos ser abiertos y honestos, y mantener una actitud constructiva.

2. Llegada

Para facilitar la conexión entre los participantes, utilizamos la dinámica del "Check-In". Cada miembro compartió cómo se sentía respecto a la digitalización y cuál era su mayor desafío en el trabajo diario. Esto ayudó a crear un ambiente de empatía y comprensión mutua.

3. Dinámica Principal

La dinámica principal fue una retrospectiva utilizando la técnica "Start, Stop, Continue". Dividimos un tablero Kanban en tres columnas: "Empezar", "Parar" y "Continuar". Cada miembro escribió sus ideas en post-its y las colocó en la columna correspondiente. Luego, discutimos cada punto en detalle, identificando áreas de mejora y oportunidades para implementar nuevas prácticas.

4. Cierre

Para cerrar la actividad, utilizamos la dinámica "Rotación de Reflexiones". Cada miembro compartió una reflexión final sobre lo que había aprendido y cómo se sentía respecto a los próximos pasos. Esto nos permitió cerrar la sesión con una visión clara y positiva.

Paso 3: Preguntas Guía

¿Por qué decidiste usar esta práctica?

R= Decidimos usar esta práctica porque necesitábamos un método estructurado para analizar nuestras prácticas actuales y encontrar formas de mejorar. La retrospectiva es una técnica probada en metodologías ágiles que permite una reflexión profunda y la generación de acciones concretas.

¿Qué fue lo que te hizo darte cuenta de que debías usar esta práctica?

R= Nos dimos cuenta de que debíamos usar esta práctica cuando observamos que nuestra eficiencia no era la óptima y que la digitalización de expedientes presentaba desafíos adicionales. Necesitábamos una manera sistemática de abordar estos problemas y encontrar soluciones colaborativas.

¿Cuál es la razón para experimentar con esta práctica?

R= La razón para experimentar con esta práctica es que queríamos adoptar un enfoque ágil para mejorar continuamente. Sabíamos que las retrospectivas podían ayudarnos a identificar rápidamente problemas y a implementar mejoras de manera efectiva.

¿Cómo usaste la práctica?

R= Utilizamos la práctica organizando una sesión estructurada que siguió las cuatro etapas de las retrospectivas.

¿Cómo lograste la seguridad psicológica en tu equipo?

R= Logramos la seguridad psicológica fomentando un ambiente de respeto y apertura desde el inicio. Establecimos reglas claras sobre la comunicación y enfatizamos la importancia de la empatía y la escucha activa. La dinámica del "Check-In" también contribuyó a que todos se sintieran escuchados y valorados.

Conclusiones

Aprendizajes como Facilitador: Como facilitador, aprendí la importancia de estructurar bien la sesión y de asegurarme de que todos los miembros del equipo tuvieran la oportunidad de participar activamente. También comprendí el valor de las dinámicas iniciales para establecer un ambiente positivo y de confianza.

Conclusiones del Experimento: El experimento fue exitoso, ya que identificamos varias áreas de mejora y establecimos un plan de acción claro. Aprendimos que la digitalización de expedientes presenta tanto desafíos como oportunidades, y que podemos adaptarnos utilizando metodologías ágiles.

¿Qué Harías Diferente la Próxima Vez?

R= La próxima vez, dedicaría más tiempo a la etapa de "Check-In" para asegurarme de que todos los miembros del equipo se sientan completamente conectados desde el inicio. También podría explorar otras dinámicas para la retrospectiva, como "Fishbone Diagram" o"5 Whys", para profundizar aún más en las causas raíz de los problemas.

Sistema Kanban y VUCA: Para abordar el entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo) de la digitalización de expedientes, implementamos el sistema Kanban. Esto nos permitió visualizar nuestro flujo de trabajo, identificar cuellos de botella y priorizar tareas de manera efectiva. Con el tablero Kanban, pudimos adaptarnos rápidamente a los cambios y mantener un enfoque en la mejora continua.

En resumen, esta sesión de reflexión no solo nos ayudó a mejorar nuestra eficiencia, sino que también nos preparó para enfrentar los desafíos de la digitalización con una mentalidad ágil y colaborativa.