Beneficios de la transformación digital en los procesos de enlace

La transformación digital se escucha en diversos foros y dependiendo del tipo de tecnología, toma diversos enfoques y rumbos.

El enfoque, que en nuestro caso tomamos, es hacia la digitalización de procesos de enlace, empezando por los procesos internos, logrando mayor eficiencia y control de los mismos; y una vez que se asegura el nivel de confianza de la información, compartirla e interactuar con los clientes y proveedores, brindando una mucho mejor experiencia con los clientes y proveedores, redundando en mayor oportunidad de entrega y abasto de materiales y productos y por supuesto en mayores ingresos.

Nivel de Digitalización – Procesos de enlace

Nulo

               Actividades que se realizan de facto, sin estructura ni controles de su realización.

               Ejemplo: Solicitud de apartado de sala sin registro de apartado

Escaso

Actividades o eventos que se realizan con registros en archivos personales, puede o no, tener estructura formal. Solo puede ser consultado por la persona propietaria del archivo y para que otra persona lo pueda consultar, requiere que se le envíe dicho archivo.

               Ejemplo: Registro de entrada de camiones en papel o archivo electrónico (excel)

Medio

Las actividades o eventos se registran en alguna aplicación sin tener control si se ha realizado el registro cada actividad o evento.

Se guardan documentos relacionados, pero sin asociación formal

Se puede consultar la información por diferentes personas.

El nivel de respuesta es incierto al no existir comunicación sobre eventos.

Ejemplo: Registro de solicitudes de cliente

Alto

Las actividades o eventos se registran en alguna aplicación y el proceso conlleva su registro.

En caso de requerir actividades de otra persona, notifica a dicha persona del requerimiento de que realice la siguiente actividad manteniendo así, la interacción en tiempo real.

Mantiene el status del evento y puede ser consultado por diferentes personas / entidades.

Se guardan documentos asociados al evento, y se mantienen relacionados para su fácil acceso. (repositorio único de información)

La información puede ser utilizada para procesos de análisis.

Los Clientes y proveedores tienen acceso a información operacional.

Ejemplos: Originación de crédito, Supervisión en campo, Cobranza en campo, Control de embarques / entregas, Ingreso facturas de proveedores, Autorización de descuentos para flotillas o clientes especiales, Control de calidad, Solicitudes y control de pedimentos aduanales, Control y reporte de viáticos, Cotizaciones, CRM, Administración de activos, etc.

Completo

Nivel alto de control, pero además se enlaza con otras aplicaciones (online/batch), evitando doble captura de información.

La información puede ser utilizada para procesos de alertamiento y corrección temprana.

Alineación inter departamental - enfocados a la mejor experiencia del cliente

Ejemplo: Control de abasto a tiendas (tiendas - CEDI – ERP)

Nivel de Digitalización

Para entender el nivel de digitalización es importante tomar como punto focal los objetivos a lograr, que en general, podrán ser:

• Mejorar el servicio, relación y experiencia del cliente, mejorando a la vez, los ingresos
• Optimizar los procesos, en tiempo y costo
• Mejorar la relación con proveedores, redundando en la mejora de entregas a cliente y costo de insumos/productos
• Asegurar la comunicación interna mejorando la experiencia intra organización

El mayor grado de digitalización permitirá el mayor alcance de dichos objetivos

Armando Rubio Hernández | Director B Eye Mentors | Digital transformation & Analytics