¿Cómo aprovechar al máximo el trabajo remoto? Las 8 mejores herramientas

Con la inminente e inesperada llegada del Covid-19, el teletrabajo ya forma parte de la vida de muchos, Colegios, Universidades, Centros Comerciales han cerrado, y se han cantidades importantes de vuelos internacionales. Todo esto ha dejado a muchos en cierto ¨Limbo¨, pues la mayoría no estaban preparados para tener que literalmente vivir encerrados sin tiempo definido. Las familias se han reencontrado, padres han aprendido a conocer más a sus hijos, la naturaleza ha aprovechado también para limpiarse de su peor depredador (el ser humano).

Gracias a la tecnología no quedamos totalmente aislados y tampoco sin poder realizar ningún trabajo, al contrario, los recursos para estudiar y realizar actividades de trabajo que puedes encontrar hoy día en internet son infinitos. En este post te muestro 8 de las mejores herramientas que a diario utilizo en mi desempeño como #Freelancer:

1. Zoom: la mejor aplicación de videoconferencia

Las funciones de zoom 🖥 incluyen:

·     Opciones gratuitas y pagas.

·     Pizarra.

·     Capacidad para compartir pantallas, fotos, documentos y contenido en la nube.

·     Paneles o sesiones de hasta 50 participantes.

·     Hasta 10,000 asistentes.

·     Audio y Video HD.

·     Conversación, grabaciones y transcripciones.

2. Slack: la mejor aplicación de comunicación para tu equipo

Slack es la herramienta preferida por muchos, por su simplicidad, amplitud, alcance y sobretodo holgura. Empresas como Zapier, Buffer y Help Scout consideran que Slack es su "oficina virtual", ya que es la forma más fácil para que sus empleados obtengan comentarios instantáneos y se conecten con colegas, tanto en forma individual como en formato de equipo.

Mi equipo y yo utilizamos Slack 📲 para hablar de temas relevantes al trabajo, muchas veces para hacer bromas, otras para hacer brainstorming pero sobretodo para subir y enviar archivos, ya que permite formatos diferentes como: Imágenes JPG, PNG, GIF. Archivos Editables como PSD, AI, EPS. Y por supuesto formato vídeo.

Slack también ofrece apps completamente nativas para iOS y Android para brindarle a tu equipo una funcionalidad adicional.

3. Trello: software líder de administración de proyectos

En la internet 💻🖱  existen cantidades de herramientas 🛠 de gestión de proyectos para elegir, sin embargo, para mí, mi favorita es Trello, por su estilo, simplicidad, economía, y por supuesto su uso amigable y muy intuitivo.

Continuamente actualizan las formas en que puedes usar listas, tableros y tarjetas para facilitar la priorización y organización de proyectos. Con tan solo arrastrar y soltar, puedes mover las tarjetas, agregar y etiquetar miembros del equipo, escribir comentarios, agregar fechas de vencimiento, usar etiquetas codificadas por colores, agregar archivos adjuntos y garantizar el control sobre las tareas y proyectos de principio a fin.

4. HubSpot: Software de Marketing Automation

HubSpot es el software 🕹 ideal para simplificar tu estrategia de marketing, unificando a tu equipo, las herramientas y los datos en un mismo lugar.

 Automatiza tus campañas de correo electrónico 📩 para ayudar a tus prospectos a avanzar por el embudo y así generar más oportunidades de venta calificadas.

Crea workflows 🗂 dirigidos y sofisticados sin inconvenientes y prestando la atención que merecen todos los contactos de tu base de datos.

 Programa el envío de notificaciones internas para tu equipo cuando un contacto realice una acción notable, y agrega tareas a HubSpot CRM o Salesforce para indicar a tu equipo de ventas ciertos contactos que deberían monitorizar.

 Las posibilidades son infinitas...

5. Photoshop: en definitiva la mejor herramienta de Diseño Gráfico y edición.

Aunque ahora muchos se inclinen al modismo de utilizar Canva 🤢 yo siempre preferiré por encima de todo Adobe Photoshop.

🖌 Photoshop sirve para editar, retocar y diseñar imágenes, fotografías e incluso para crear GIF animados.

Obviamente la herramienta tiene su grado de complejidad, pero no quiere decir que debas ser un diseñador titulado y super pro para poder utilizarla, basta con que estudies y profundices cada una de sus bondades y maravillosas herramientas internas.

6. The Time Zone Converter: tu cliente podrá confiar en tí y tú podrás confiar en tu equipo.

Si eres igual o más riguroso que yo, y siempre quieres tratar de coordinar con cada uno de los chicos de tu equipo aunque estén regados por el mundo 🌎, esta fácil herramienta te ayudará a relajarte.

Podrás observar diferentes zonas horarias ⏰ y así mismo tratar de coordinar con tiempo, reuniones, correos electrónicos, actualizaciones y trabajo general para aumentar la productividad. Es importante que tu equipo utilice una forma rápida y fácil de entender cuándo es posible comunicarse y colaborar mientras trabaja en diferentes zonas horarias.

7. WeTransfer: es la mejor herramienta para enviar archivos grandes y pesados a cualquier parte del mundo.

WeTransfer 📥 es la mejor y más rápida solución.

En su versión Gratis puedes enviar archivos de hasta 2GB, con un simple ¨drag and drop¨.

Tu receptor tiene 2 semanas para descargar el archivo, ambas partes recibirán correos electrónicos de recordatorio y pueden usar el servicio tantas veces como lo deseen.

So Easy!

8. Time Doctor: software inteligente de seguimiento del tiempo de los empleados.

De todas las herramientas comerciales mencionadas en este documento, tal vez esta herramienta sea la única destinada a empresas un poco más grandes y es importante que se use por las razones correctas. Time Doctor es una aplicación rica en funciones y te ayudará a comprender exactamente cuánto tiempo lleva completar una tarea o proyecto. Crea una total transparencia entre los miembros remotos del equipo, los trabajadores subcontratados y los trabajadores independientes para que todos sepan quién está trabajando en un proyecto determinado en un momento dado. Tal como lo haría si estuviera sentado uno al lado del otro en la oficina.

Time Doctor se integra con muchas otros Apps 📲, por ejemplo con Trello 😱. Esto facilita el seguimiento de la distribución de las horas de trabajo y la responsabilidad individual.

Si eres como yo, entonces eres una de esas personas que cuando estás en un trabajo profundo, eres capaz de perder muy fácil la noción del tiempo y sentarte en el escritorio durante horas y horas. En mi caso, no es hasta que me doy cuenta de que tengo un dolor de cabeza repentino, o de que mi pierna se ha dormido, me doy cuenta de que es hora de que me retire. Esta herramienta es perfecta para revisar tus horas de trabajo y productividad, y sobretodo para tener claridad de cuándo debes parar ⛔.

Tanto las economías locales como las globales dependen de nuestra capacidad para adaptarnos a las crisis y las nuevas situaciones. El #coronavirus 👾 marcará una era de trabajo y colaboración remota previa y posterior. Es importante que las empresas no reaccionen recortando presupuestos, sino que se adapten ayudando a todos los empleados a cubrir los gastos para establecer oficinas en el hogar. Esto incluye el presupuesto para cualquier herramienta de software de colaboración en equipo necesaria que nos ayudará a levantarnos y salir más fuertes, juntos como humanidad 🤝.

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