Cómo hacer una factura simplificada

Factura simplificada, factura completa, tique de caja… son tantos los conceptos que manejan tanto las empresas como los trabajadores e incluso los receptores de estos justificantes, que muchas veces no sabemos la diferencia entre unos y otros, sobre todo si no trabajamos en la parte contable. Por eso con este artículo podrás descubrir la diferencia entre estos términos, qué es una factura simplificada, cómo y por qué emitirla y sus principales usos. ¡No te lo puedes perder!

Qué es una factura simplificada

Para comenzar, podemos decir que una factura simplificada es un documento que justifica una compraventa, pero no contiene todos los datos para poder ser una factura completa.

Y es que una factura simplificada no es más que el relevo del antiguo tique o tique de caja, ese que te daban al realizar cualquier tipo de compra, ya en desuso. A partir de 2013, a través del Real Decreto 1619/2012, entró en vigor un nuevo Reglamento de facturación, según el cual el tique habitual deja de tener valor como documento contable de cara a la Administración, y ya no se admite como justificante de pago. Para ello aparecen las facturas simplificadas. No es necesario que en ella aparezcan todos los datos de la transacción realizada, ya que para ello están las facturas completas. Podemos decir que tiques y factura simplificadas son sinónimos, ya que la segunda vino a sustituir al primero, pero otorgándole más información y valor legal.

La idea principal de estos justificantes es la de ahorrar tiempo y papeleo a empresas y autónomos con un gran número de operaciones diarias, por lo que es el formato más utilizado en el comercio minorista.

Cuándo se pueden emitir

Las facturas simplificadas se pueden emitir siempre que se den una serie de características, como que el importe no debe superar los 400 euros (IVA incluido), en caso de emitir facturas rectificativas, en casos autorizados por el departamento de Gestión Tributaria y en algunas operaciones de hasta 3.000 euros (IVA incluido) y que figuran en el reglamento, como:

• Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
• Ventas o servicios de ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio.
• Transportes de personas y equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios de peluquería y salones de belleza.
• Servicios de estudios fotográficos, así como revelado
• Aparcamientos de vehículos
• Lavanderías y tintorerías
• Locutorios y videoclubs
• Servicios de peaje

Hay que tener en cuenta que no se permite emitir facturas simplificadas en las entregas de bienes intracomunitarias, es decir, en otros países, ni en las ventas a distancia. Tampoco se podrán emitir en situaciones en las que sea el destinatario el que debe hacer la factura en vez del emisor, las llamadas operaciones con inversión del sujeto pasivo. En este caso, aunque el importe sea inferior a 400 euros, no se puede optar por la emisión de una factura simplificada.

Qué información debe aparecer en ellas

Como hemos dicho anteriormente, en las facturas simplificadas no aparece la misma información que en las completas, pero si es obligatorio que cuente con una serie de elementos, como son:

• Número de factura correlativo
• Fecha de emisión
• CIF o NIF del emisor
• Nombre y apellidos o razón social completa del emisor
• Descripción corta de los bienes o servicios
• Tipo de IVA
• Importe total a pagar

Puede apreciarse como, en este tipo de factura, no es necesario que aparezcan todos los datos completos del receptor, sino que incluye únicamente los datos fiscales del emisor. Y esto es porque estos justificantes se usan para deducir gastos de las empresas, por lo que los datos del receptor no son esenciales. Si es el destinatario de la factura el que quiere deducir el IVA de la compra, tendrá que pedir una factura completa en la que aparezcan todos los datos para poder presentarla ante la Agencia Tributaria. Y además, como su mismo nombre indica, son facturas más “simples”.

Para entender mejor este último concepto, nada mejor que probar con un ejemplo: en las facturas que tenemos en nuestras manos a diario (supermercados, peluquería…) aparecen los datos del emisor, pero no los tuyos, que eres el cliente. Ese tique, que siempre lo hemos llamado así, es la factura simplificada.

Diferencias entre una factura simplificada y completa

A pesar de haber hablado ya de las diferencias que existen entre ambos tipos de justificantes, vamos a hacer una pequeña recapitulación:

• En las facturas simplificadas no es necesario incluir los datos del receptor, sin embargo, en las completas es obligatorio.
• Las simplificadas incluyen la contraprestación total, mientras que las completas deben desglosar la base imponible, el tipo de IVA y la cuota de IVA.
• En las facturas completas aparece una descripción detallada de las operaciones realizadas. Las simplificadas, por su parte, indican únicamente el tipo de bien o servicio realizado o prestado.
• Y, por último, en las facturas simplificadas no aparece la cuota tributaria de IVA, algo obligatorio en las completas.

La mayor diferencia que existe entre ambas se da en que con la factura completa, al contener la información fiscal tanto de receptor como de emisor, se puede optar a la deducción del IVA. A través del modelo 303 de liquidación del IVA, las facturas completas se pueden presentar para obtener la deducción del impuesto. Sin embargo, una factura simplificada no sirve para este cometido, si bien si computa como gasto o bien en la declaración de la renta.

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Las empresas cuentan con un número importante de facturas y justificantes, indispensables para poder abonar a los empleados los gastos incurridos durante el transcurso de una acción profesional. Y es que es esencial que tanto las empresas como los trabajadores conserven estos justificantes si quieren optar a un reembolso o a una deducción del IVA en el caso de las empresas. ¿Imaginas la montaña de papel que puede crearse con estas facturas?

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