Facturas ordinarias y simplificadas: características.

La factura ordinaria es el documento oficial que emitimos/recibimos como justificación de la venta/adquisición de un bien o servicio. Es importante tener claro cual debe ser la información que debe contener una factura para que tenga validez legal y por tanto cumpla su efecto tanto a nivel contable como fiscal.

Algunas veces nos encontramos con “documentos” que distan bastante de lo que tendría que ser una factura como tal y por tanto, no debemos aceptarlos de entrada y será necesario solicitar su modificación. La información básica que cualquier factura ordinaria debería contener es la siguiente:

- Fecha de expedición y número. (La numeración es correlativa y dependiendo del tipo de factura, lo normal es encontrarnos diferentes series con su propia numeración)

-Nombre completo/denominación social e identificación fiscal tanto del emisor de la factura como del destinatario.

-Domicilio fiscal. (Obligatoriamente del emisor, no siendo necesario si el destinatario es una persona física no profesional)

-Descripción de las operaciones objeto de la factura, incluyendo toda la información en cuanto a precios (cantidad, unidades o descuentos) que determinen el cálculo de la Base Imponible.

-Importe de la factura, desglosando el importe del I.V.A. y el tipo aplicado. (En caso que la operación esté exenta, referencia a la normativa que lo justifique. Igualmente su mención si se trata de una operación con inversión del sujeto pasivo).

-Si procede, el importe sometido a retención del I.R.P.F. por parte del emisor. (15% en la gran mayoría de los casos)

-Si la factura se rige por algún tipo de aplicación de régimen especial, por ejemplo el de las agencias de viaje, ha de constar expresamente en la factura.

Facturas Simplificadas.

Se trata de un tipo de facturas donde no figuran todos los datos obligatorios comentados anteriormente y por tanto, no podemos considerarla una factura ordinaria. En una factura simplificada habrá de constar a parte de su número y fecha, los datos del emisor, el servicio/bien objeto y el importe final. (No necesariamente deberá estar desglosado el I.V.A. y podrá figurar impreso “Iva Incluido”).

Este tipo de facturas son también conocidas como “ticket de gasto”, siendo habituales por ejemplo cuando pedimos el justificante de una comida. Por norma general se pueden expedir cuando se trata de importes inferiores a 400€, aunque en según que casos podrán emitirse para importes de hasta 3.000€. Aparecerá impreso en ellas “Factura Simplificada” y acostumbran a tener un formato mucho más pequeño, ajustado a las necesidades del emisor.

La principal diferencia entre ambas facturas, a parte de la información contenida (mucho más completa en la factura ordinaria), reside en la recuperación del I.V.A. En la mayoría de facturas simplificadas no podremos deducirnos el I.V.A. y en todo caso consideraremos el importe de la factura simplificada como un gasto deducible.

Existe la posibilidad de recuperar el I.V.A. de una factura simplificada, pero será necesario que figuren expresamente los datos del receptor de la misma y que el I.V.A. esté desglosado.

La ventaja de este tipo de facturas es la facilidad de su emisión, (son facturas expedidas al momento con la comodidad que ello conlleva) y sin necesidad de identificar al receptor. Tienen validez legal, pero hay que tener en cuenta que no pueden emitirse en todos los casos.