¿Cómo utilizar los datos en tus proyectos de arte y cultura? (Ejemplo de cómo aprovecharlos)

La idea de usar bases de datos en proyectos de arte y cultura podría generar, en pleno 2022, aún algo de rechazo. Y es que normalmente pensamos en una inmensa cantidad de datos (big data) y no le vemos relación con el sector cultural. Pero lo cierto es que, seamos grandes o pequeños, los datos pueden ser lo que impulse nuestro proyecto (o institución), no solo a nivel de marketing sino también en cuanto a gestión. Hablemos hoy de cómo utilizar las bases de datos en tus proyectos de arte y cultura, y compartamos algunos ejemplo de cómo sacarles provecho.

"Muchas veces pensamos que gestionar datos requiere de aprender a usar tecnología sofisticadísima pero en realidad el foco está en recolectar datos valiosos para sacarles provecho."

Para empezar, desterremos la idea de que hablar de bases de datos significa que trabajaremos con millones de estos y que tendremos que sacarnos un título de analistas. Vamos, que sería bueno aprender sobre datos, pero vayamos a lo básico. Te cuento que hace poco me encontraba comiendo con el hermano de mi novia, quien se dedica al análisis de datos, y en pleno esfuerzo mío por no quedar como un idiota -era el día en que lo conocí-, me dijo una frase que me hizo mucho sentido: parafraseando, que la big data -y su análisis- se trata de enfrentarnos a un Excel pero multiplicado a la enésima potencia. Muchas veces pensamos que gestionar datos requiere de aprender a usar tecnología sofisticadísima pero en realidad el foco está en recolectar datos valiosos para sacarles provecho. ¿Pero valor en función a qué?

Responder lo anterior debe relacionarse a lo que haces en tu institución o proyecto cultural / artístico. Nuevamente, antes de emprender cualquier acción, es necesario tener una planificación con unos objetivos claros (no solo si haces marketing). Decía, entonces, que depende de qué quieres lograr. ¿Quieres captar nuevos alumnos para tus formaciones de escritura creativa? ¿Quieres mantener un buen número de asistentes en tus eventos culturales? ¿Te gustaría vender reproducciones de tus obras de arte a modo de merchandising? Tomemos como ejemplo el segundo caso y sigue leyendo, que te digo un buen punto de partida...

Empieza con un Excel

Sé que el Excel muchas veces es nuestro enemigo. Pero, créeme, cuando le pillas el truco se vuelve tu mejor aliado, como esas duplas que empiezan siendo antagonistas y luego juntos salvan al mundo... Retomando: empieza con un Excel. Si lo tuyo es la programación de eventos culturales, por dar un ejemplo, te interesará saber quiénes de los asistentes vuelve de manera recurrente. Si haces 10 charlas sobre arte contemporáneo en un semestre, y una persona asiste 8 veces, ya sabes que, probablemente, volverá para otro ciclo de una temática similar. Esto a diferencia de alguien que fue 1 o 2 veces (quizá acompañando a alguien más o por una ocasión muy particular).

Es así que, si en tu Excel (en el que puedes separar cada evento en una pestaña) tienes una lista de asistentes con su información de contacto (el correo electrónico puede ser lo más valioso) y luego cruzas todo y ordenas según el número de veces que han asistido, ya puedes empezar a ver oportunidades. Aunque pueda sonar feo, los asistentes recurrentes tienen más "valor" que los que lo hacen de manera ocasional, porque con los primeros tienes más chance de darles otro tipo de oferta cultural complementaria mientras que con los segundos, si te interesa, debes aplicar otra estrategia (como formarlos para que asistan con más frecuencia o simplementes darles productos o servicios más acordes a sus gustos).

A mayor cantidad de datos, más información podrás extraer y, por extensión, podrás tomar mejores decisiones y acciones más precisas (con mejores resultados). Esto que suena complicadillo es, en realidad, simple. Si sabes que de un grupo de 300 asistentes, hay 30 que es recurrente (y, por tanto, demuestra mucho interés), a este grupo pequeño puedes escribirles un correo personalizado para invitarlos al próximo ciclo de eventos (ofreciéndoles, quizá, asientos en primeras filas como modo de fidelización) o invitarlos a ser parte de un programa de abono especial (si es que la entrada no es gratuita). Aquí podemos volcar una idea de los negocios y las ventas en general: conseguir clientes nuevos es mucho más costoso que retener a los antiguos (manteniéndolos contentos, claro).

Para coolturetas que hacen marketing digital

Si quieres llevar lo de los datos al siguiente nivel (y ya te tomas tus copas con el Excel y otras aplicaciones), puedes intentar acciones un poco más avanzadas. Si usar hojas de cálculo ya es anticuado para ti y ya tienes un CRM o alguna aplicación de gestión de datos, puedes experimentar con cadenas de correos automatizados. Cada vez que alguien asista a algún evento (presencial o digital) mándale un correo al término de este -automatizado- dándole las gracias e invitándole al siguiente (con enlace a un formulario de inscripción). Esta no solo una forma de procurar mantener un ambiente de comunidad sino también de recolección de datos. Ya luego podrás ir chequeando quiénes de los que se apuntaron finalmente fueron, y así ir sacando conclusiones...

Por supuesto, algo puede traer buenos resultados es utilizar bases de datos (de calidad) para formar públicos similares al hacer campañas de anuncios en plataformas como Facebook. Esto, en palabras breves, es decirle a la plataforma que, a partir de la lista de correos electrónicos que entregas, busque usuarios con intereses similares. Si tienes así datos de personas que van recurrentemente a las funciones de teatro, puedes encontrar usuarios que potencialmente también puedan ir.

Si los últimos dos párrafos te han sonado a chino, ve al punto anterior y empieza con un Excel.

Sigo grabando el minicurso totalmente gratuito sobre marketing digital para el arte y la cultura. Aunque está dirigido sobre todo para aquellos artistas, profesores de arte (cualquier disciplina) y gestores culturales que quieran entender, de manera global, de qué va el SEO, SEM, display ads, anuncios en redes, etc., probablemente hable un poco sobre datos. Toda la info en la web.

Cada lunes, sin falta, dejo una publicación en esta newsletter. Suscríbete si aún no lo has hecho, que seguiremos tocando temas de marketing para proyectos artísticos y culturales. Siempre una vez a la semana (ni mucho que agobie ni poco que se te olvide -o me olvides-).