cliente: "Necesito realizar una convocatoria para un evento que quiero realizar"

POSIBLEMENTE LA CONVOCATORIA ES UNA DE LAS ÁREAS MÁS DIFÍCILES DE ABORDAR A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO CORPORATIVO

Todos los organizadores conviven con el temor de que no lleguen los invitados.

Si bien es posible catalogar la "convocatoria" como una "ciencia inexacta". Desde nuestro punto de vista, hay una serie de herramientas que permiten disminuir la incertidumbre a la hora de realizar una convocatoria.

LO ESENCIAL

La fecha, el horario y el lugar son aspectos claves a la hora de realizar un evento. Malas decisiones en estas variables lo harían fracasar.

La razón o motivo del evento es otro aspecto que es muy relevante. El organizador debe hacer del evento un "imperdible".

HERRAMIENTAS DE CONVOCATORIA

Presentamos las principales herramientas disponibles para realizar una convocatoria.

• Formulario de inscripción. Tienes muchos beneficios. Permite compartirlo en las redes Sociales y por otros medios; actualizar los datos de los confirmados; entre otros.
• Mail marketing. Permite realizar campañas personalizadas con la imagen del evento. Una campaña puede estar compuestas por varios envíos. Hoy en día es posible hacer que los interesados puedan hacer clic "Asistiré" y recibir "save the date" para una mejor recordación y asistencia.
• WhatsApp. permite saltarse todas las barreras de entrada para llegar directamente al invitados (no existe "spam" en WhatsApp).

ESTRATEGIA DE CONVOCATORIA

Lo primero es desarrollar una gráfica atractiva que a lo menos conteste las siguientes preguntas:

• ¿Nombre del evento?
• ¿De qué se trata el evento, temas, conferencistas y/o aspectos mas atractivos?
• ¿Quién invita?
• ¿Lugar, fecha y horario?
• ¿Por qué debes asistir?

Para nosotros, esta estrategia de convocatoria se puede ordenar de la siguiente manera.

1. Crea un formulario. Y compártelo por las Redes Sociales, con tu fuerza de venta, con tus clientes, con tus aliados, con tus proveedores, etc.
2. Invita por correo electrónico. Utiliza esta herramienta con los botones "Acepto" o "Rechazo". Genera una mini campaña de 3 o 4 envíos para tus invitados que no te contesten.
3. Recuerda por correo electrónico. Crea 2 o 3 correos de recordatorio para aquellos invitados que ya confirmaron su asistencia. Mantenerse en la mente de ellos es muy importante.
4. Recuerda por WhatsApp. Es posible enviar recordatorios por esta vía a todos los confirmados. Te sugerimos hacerlo el día antes del evento y el mismo día. Entre las cosas buenas de WhatsApp es que no tiene spam.
5. Analítica permanente. Cada vez realices una acción de convocatoria analiza sus resultados. Este análisis te permitirá hacer los ajustes necesarios para lograr la convocatoria esperada.

De esta manera vas a comenzar a tener certezas del número de asistentes esperados en tu evento.

EXPERIENCIA

Cuéntanos tu experiencia.

• ¿Cómo has hecho la convocatoria en tus eventos anteriores? ¿Cómo fueron los resultados obtenidos?
• ¿Qué acciones te han dado buenos resultados? y ¿Cuáles no?

Compártelas con nuestra comunidad de 3.000 seguidores. Así todos haremos mejor las cosas.

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