¿Conoces la guía práctica para la gestión del cambio de #PMI?
Ing. Liliam Ramirez, PMP®, MSc
Gerencia Proyectos, PMO, Desarrollo de Negocios, Operación Sustentable, Testing, Calidad, Mantenimiento, Infraestructura
Yo no conocía que el #PMI tenía una guía práctica para la gestión del cambio, la cual existe desde el año 2013. Un grupo de personas propuso el cambio como una estrategia organizacional que debe influir en todos los niveles: portafolios, programas, proyectos y operaciones, debe ser implementada en la cultura de cada una de las personas de la empresa. Este planteamiento para un mundo cada vez más turbulento, complejo y ambiguo es absolutamente valido en el 2020, en medio de la pandemia del #Covid-19, cada organización requiere incrementar su capacidad de cambiar de forma ágil y rápida.
De acuerdo a las guías generales del PMI para un efectivo proceso de gestión del cambio el ciclo de vida planteado para los portafolios, programas y los proyectos son:
1. Formulación del cambio: identificando claramente la necesidad de cambio, evaluando el cambio y delineando el alcance del cambio.
2. Planeando el cambio: Definir como se realizará, el compromiso requerido de los interesados, tanto en la transición como en la integración
3. Implementando el cambio: Preparación de la organización para el cambio, movilizando los interesados y entregando las salidas del proyecto.
4. Manejo del cambio en la transición: Es la gestión de la transición para la salida a la operación, medición de la tasa de adaptación, los cambios, sus beneficios, los ajustes del plan para direccionar las discrepancias con la situación deseada.
5. Sustentar los cambios: A través de la comunicación, consultas y representar a los interesados, conduciendo actividades de sensibilización y medición de los beneficios realizados.
A continuación un grafico de planteamiento de gestión del cambio organizacional como un proceso de la estrategia organizacional de negocio
Cerremos con los aspectos que deben ser considerados para gestionar apropiadamente el cambio, de acuerdo con diferentes especialistas en gestión de proyectos expresados en PM Network, jun 2018, son los siguientes:
- · Visión compartida. Comunicar en qué consiste el cambio y hacerlo de todos.
- · Claridad en quién es el patrocinador para apoyar el cambio
- · Reunirse con el patrocinador tan pronto sea posible.
- · En la reunión destacar el valor del proyecto para los objetivos estratégicos
- · Integración en el plan de proyecto, como el cronograma, costo y alcance.
- · Comunicar lo que se pretende conseguir. Vender el cambio en la organización.
- · Buscar apoyo de los interesados. Alineación.
- · El líder de proyecto debe comunicarlo a su equipo
- · Un análisis de riesgo con acciones de respuesta.
- · Implementar métodos ágiles en lo que sea posible Se adaptan al cambio
- · Apoyarse en la PMO. Natural gestor de cambio
- · Alertas cuando los cambios no van bien.
Los cambios deben verse como una estrategia organizacional que afecta todos los niveles (Portafolios, proyectos, programas y operaciones), requieren hacer un buen plan para la gestión del cambio organizacional, establecer una comunicación con todos los involucrados, en diferentes niveles, y dar seguimiento en la implementación como se hace con cualquier proyecto, controlado y realizando ajustes.
Para el PMI las organizaciones altamente efectivas en la gestión de cambio organizacional tienen estas tres características:
1. Prácticas estandarizadas de gestión de proyectos y programas
2. Patrocinadores comprometidos que animan con frecuencia a los altos cargos para que se comprometan con el cambio
3. Gestión del personal mediante el cambio organizativo
Te invito a que revises esta guía del cambio organizacional que lo ve como una estrategia cultural de la organización, que ve el cambio como una actividad continua y que está presente en todos los niveles.
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