Consejos de un CEO parte 2: Mis errores al implementar OKRs

Muchos ya estarán familiarizados con esta metodología. A los que no, les cuento que OKRs (Objectives & Key Results) es una de las metodologías que mejor nos ayudó a acomodar nuestra empresa y hacer foco en lo importante, alineando a todo el equipo hacia la concreción de los objetivos que nos fijamos. Recomiendo a todas las organizaciones, si aún no lo han hecho, que puedan comenzar a implementarla. 

Aún así, esto no significa que las cosas salgan bien desde un comienzo. Como todo, es un proceso iterativo que mejora en cada ciclo. A continuación, les dejo algunos de los errores que he cometido a la hora de setear OKRs en mi empresa. ¡Espero que les sirva!

Setear OKRs por persona

Cuando comenzamos, creíamos que la mejor manera de alinearnos era marcar las responsabilidades claras de cada persona y organizar la estructura de OKRs por roles y puestos. ¡Gran error! Lo mejor que tiene esta metodología es su foco colaborativo, donde todos se alinean a resolver los problemas de la organización y no los problemas individuales. Al entenderlo, reacomodamos los OKRs por áreas o verticales sobre los que la organización debía trabajar, repensamos los hitos principales de cada área en función de los objetivos estratégicos y recién ahí pudimos asignar responsables a las tareas que surgían. Un colega me enseñó a ejemplificar esto de la mejor manera. Veamos: “hacé de cuenta que OKRs es un tablero de TEG donde cada persona aporta una cierta cantidad de fichas. No es importante cuántas fichas coloca cada persona, lo importante es acomodar las fichas en función de los dolores de la organización en cada momento”

No dar visibilidad de los Objetivos Corporativos

En Ualabee seteamos los objetivos por trimestre, tiempo que creímos funcionaba mejor para nuestra organización -y de hecho aún lo seguimos haciendo así-. Pero olvidé un detalle clave: dar visibilidad a la estrategia a mediano plazo. OKRs es una herramienta que permite gestionar la “táctica” y la “estrategia”, pasando de los objetivos corporativos (estrategia) a la acción y ejecución (táctica). Pero si uno no da claridad de los objetivos que como organización nos seteamos cada año, luego es muy difícil acomodar cada trimestre y lograr ese “consenso” entre las personas. Incluso cuando hay que ajustar o repensar las actividades, es mucho más simple lograr compromiso cuando está claro que el fin sigue siendo el mismo. Así que no se olviden, compartir la visión y estrategia es tan importante como dejar bien trazadas las actividades claves de cada trimestre. Al fin y al cabo, el “CÓMO” llegar a los resultados claves puede variar, pero el QUÉ debe estar muy claro.

No seguir el principio de “Menos es más”

Sí, es la base de OKRs. Pero aún así cuando uno comienza, a veces el entusiasmo hace que quieras colocar todas tus actividades o “justificar el trabajo” colocándolo en OKRs. Nadie hace esto con mala intención, simplemente uno a veces tiende a dejar aquí actividades que sabe que va a realizar, pero eso no significa que estén 100% alineadas con lo importante. Es por ello que es tan necesario detenerse y preguntarse si lo que estoy colocando tiene la magnitud y prioridad que uno supone. Y para lograr hacerse esas preguntas, hay que dar tiempo al análisis y no dejar que lo “urgente” nos gane la pulseada (y sí que la gana muchas veces!). Si todos supiéramos manejar a la perfección lo “importante” vs lo “urgente” seríamos Gurúes de esta metodología. Pero sabemos que nadie es experto. Y un consejo final: cuando todos los OKRs están perfectamente armados, siempre es válido volver a preguntar: ¿vamos a llegar con esto en 12 semanas? Les sorprenderá como siempre hay algo para eliminar del tablero.

No dejes para el último lo que puedes hacer hoy

Frase conocida pero que nos ha pasado mucho. Vi varias veces cómo nos organizábamos en actividades cuyas fechas de finalización se acumulaban al final del trimestre. OK, no digo que esto no pueda ser así, tal vez eventualmente coinciden que las tareas finalicen más adelante. Pero seamos sinceros: ¿alguna vez algo salió exactamente como lo planeamos? Sabemos que en una empresa -y más en una Startup- los imprevistos son habituales. De alguna manera debemos hacer un seguimiento semana a semana para validar que avanzamos sobre lo importante, y por ende, sobre lo definido en OKRs. Desglosar un Objetivo y los Resultados Claves en tareas más chicas para dar seguimiento semanal, es clave para que al final no terminemos todos estresados por terminar a tiempo nuestras cosas. Por lo tanto, si observan que no está claro cómo vamos a hacer ese seguimiento a las actividades o que todas las fechas de entrega están asignadas al final del trimestre… ¡levanten la mano! Porque les aseguro de que por más optimistas que seamos los emprendedores, la realidad nos pega siempre una buena cachetada.

Ahora bien, para cerrar, no quiero dejar de exponer algunas cosas muy simples pero que hice bien desde el principio y nos ayudaron a progresar:

• Transmitir al equipo que OKRs es un proceso: entendiendo a los errores como parte del aprendizaje y sabiendo que solo con constancia -y con varias iteraciones- podemos llegar a definir mejor los objetivos y resultados claves.
• Intentar escribir siempre los objetivos bajo el criterio “SMART”: Specific (específico), Measurable (medible); Attainable (alcanzable); Relevant (relevante); Timely (a tiempo). Esto no es una clase de gestión, pero si no utilizas este criterio, te recomiendo darle una leída, que material en la web hay de sobra.
• Que la teoría no le gane a la práctica: O como dice un mentor amigo, “no seamos más Papistas que el Papa”. OKRs debe ser una herramienta para tu organización, y siempre debemos adaptarla al estadío de la misma. Hasta dónde y cuándo ajustar los desvíos o inconvenientes sigue siendo una habilidad blanda que solo cada líder puede entender y definir.
• No colocar bonus monetarios para tu equipo atados a OKRs: Lo que pretende la metodología es elevar a los equipos y personas al mismo tiempo que encamina y ordena el crecimiento de nuestra empresa. Y con la premisa de elevar a las personas, no debe confundirse con premiar a la misma con dinero. Y no digo que no deben existir incentivos o bonos, al fin y al cabo si nos va bien, nos va bien a todos. Simplemente digo que es mejor no atar estos bonos a la concreción de OKRs.
• Hacer conclusiones trimestrales y compartir los aprendizajes: Lo más rico de todo proceso, es mirar para atrás y aprender. OKRs no es la excepción y es una buena manera de tomarse el tiempo, en nuestro caso cada 3 meses, de entender qué salió bien y dónde nos equivocamos. Al fin y al cabo, nadie nace sabiendo y esto recién comienza...