Control, rentabilidad, satisfacción. Sinónimos de una óptima gestión de proyectos

La gestión de proyectos exige una metodología determinada y unas normas de gestión que serán básicas para guiar la ejecución y el control de cada uno de ellos. Las buenas prácticas deben descansar sobre una herramienta capaz de coordinar todas las fuerzas y sacarles toda la rentabilidad posible.

Cuando un grupo de profesionales se embarca en la aventura de unirse, para que de forma complementaria y entre todos montar un negocio cuyo core sea la prestación de servicios, lo hace con la intención de que la suma de recursos tenga como resultado mucho más que la adición aritmética de todos ellos. Si este no es el objetivo, más vale que cada uno se vuelva a su casa y trabaje de forma autónoma, que no deja de ser una fórmula perfectamente válida.

Cuando se pretende trabajar en equipo, son muchas las tareas que se deben abordar necesariamente para lograr el éxito: hay que definir roles y responsabilidades de acuerdo a un plan de trabajo definido, establecer procedimientos de comunicación entre los grupos, planificar adecuadamente la actuación de cada grupo para no solapar tareas y maximizar la rentabilidad del tiempo en términos de horas/hombre, documentar adecuadamente los progresos e hitos marcándose ciertos estándares íntimamente relacionados con la calidad,… En fin… que todo esto podría no ser necesario (aunque siempre recomendable) si todos estamos embarcados en un solo proyecto y un único cliente. Pero estamos hablando de sumar para crecer, llegando a un punto óptimo de rentabilidad que consiga que todos los recursos humanos estén asignados a proyectos y que todo esté coordinado a la perfección. La perfección no existe, pero… ¿Por qué no pretenderlo?

Por otro lado, la naturaleza de los servicios profesionales y de gestión de proyectos está cambiando. Los clientes de empresas de servicios profesionales están exigiendo una mayor flexibilidad en cómo los proyectos se definen y administran, tales como la gestión de una cartera de proyectos con múltiples sub-proyectos, cada uno con sus presupuestos, ingresos, márgenes y otros indicadores clave de rendimiento.

El desempeño de los proyectos no sólo debe ser rastreado (pasado) y supervisado (actual) sino también anticipado (futuro). Debemos ser capaces de garantizar que los proyectos se entregan a tiempo, según el presupuesto y con la calidad esperada. Para ello hay que aunar toda la información evitando las islas de información de la empresa, anticiparse para gestionar las actividades, asignar los recursos y controlar los costes operativos de forma más efectiva.

Idealmente, un gerente o un controlador de proyecto deben tener toda esta información relevante "en tiempo real", disponible en un solo lugar para analizar y reaccionar rápidamente con agilidad en caso necesario. Tener integrados todos los procesos empresariales y ejecutarlos utilizando las mejores prácticas del sector, dentro de una solución flexible. Es la única forma de valorar la verdadera rentabilidad en el día a día.

Pensemos también que la rentabilidad a largo plazo también depende de la eficiencia de nuestra asistencia postventa y de los servicios de mantenimiento. Hay que fidelizar a los clientes que ya tenemos, y si no contamos con recursos para atender a todos con la misma dedicación, al menos identificar a los clientes más importantes. No con estimaciones, sino con datos reales. Para ello es necesario tener una visibilidad completa de proyectos, de los servicios disponibles y de toda la cadena de valor en tiempo real. Con todo ello seremos capaces de monitorizar los contratos y niveles de servicio, para optimizar las relaciones con los clientes.

Y si además somos capaces de proporcionar acceso a datos críticos desde cualquier dispositivo y lugar, estaremos cada vez más cerca de la perfección. ¿Cómo se llama todo esto? Pues una solución ERP especializada en la gestión de servicios profesionales. Hablamos de Avanade ERP.