Corresponsales Internos: Trabajadores apalancando la Comunicación Interna

El desarrollo de un nuevo modelo de comunicación interna, más efectivo y cónsono con los lineamientos estratégicos de las organizaciones, apunta a una gestión basada especialmente en la gente, para la gente y particularmente sobre la gente y sus necesidades, sus deseos, sus inquietudes, su apego por la organización.

En efecto, los medios de información empresarial siguen siendo un elemento importante de la ecuación que comprende el resultado de una institución que se comunica efectivamente a lo interno; pero éstos, los medios de información deben estar enfocados en la praxis de la interrelación corporativa, como canales de soporte para la comunicación de la gente: de los líderes con sus supervisados, de los trabajadores hacia los jefes, de la alta gerencia hacia toda la empresa y viceversa.

Partiendo de un modelo de gestión donde lo que comunica la gente tiene un peso del 70% y lo que se comunica a través de los medios formales representa el 30% de la realidad de la interacción organizacional; surge la necesidad de canalizar, formalizar y empoderar equipos humanos para que la organización potencie la gestión de su comunicación interna.

Con la conformación de equipos multidisciplinarios de gente, también conocidos como redes de corresponsales internos, embajadores de comunicación organizacional, delegados o facilitadores de comunicación interna; se auspicia una mayor intervención de los empleados en los procesos de comunicación organizacional, con el objetivo, entre otros, de impulsar un buen clima laboral y el sentido de pertenencia entre los empleados, sin que sus integrantes sean necesariamente profesionales del periodismo o la comunicación social.

Estos equipos se caracterizan por estar conformados por representantes de distintas áreas y diferentes niveles de cargo, lo que brinda mayor representatividad a sus unidades y más protagonismo a las personas.

Se han convertido en una pieza clave, participando activamente en los procesos de comunicación interna, desde el área donde se desempeñan, en fases relevantes del proceso de identificación, recolección de información y divulgación y distribución de contenidos, debidamente coordinados con la gerencia encargada de Comunicación Interna, canalizando así los procesos de comunicación informal e interacción hacia los temas más estratégicos planificados y soportados por los medios formales.

Generalmente las redes de corresponsales internos son conformadas por grupos de empleados que cumplen una labor ad honorem, que no impacta sensiblemente el desempeño de sus responsabilidades en la empresa. Deben ser personas con espíritu de reporteros y/o voceros, y tomando en cuenta que siempre existen colaboradores con mayores habilidades comunicacionales o que se destacan o disfrutan de la producción de videos, la fotografía, la escritura, y/o la oratoria.

Un aspecto fundamental en la conformación efectiva de redes de corresponsales de comunicación interna es su formación y el empoderarlos en su rol, dándoles permanente reconocimiento dentro de la organización para que sean percibidos como actores claves de la comunicación interna y para activar la necesidad de reto que implica tener dicha responsabilidad.

La configuración de equipos de corresponsales de comunicaciones internas, multiplica las iniciativas y los resultados de la comunicación organizacional, además de impulsar los objetivos de integración y motivación entre todos los trabajadores. 

CASOS DE ÉXITO

Grupo Phoenix: enfoque hacia una red de voceros internos

Grupo Phoenix es la corporación multinacional más importante de desarrollo y fabricación de empaques plásticos termoformados, inyectados, tapas de aluminio, láminas de alta barrera, tubos de aluminio y productos desechables para la industria, el food service y consumo masivo, en América Latina y Norteamérica.

Para apoyar sus operaciones en Venezuela, en el año 2013 la Dirección de Comunicaciones de Grupo Phoenix identificó 3 grupos de trabajadores (54 personas en total) a quienes se les asignó la responsabilidad de construir un proceso de relacionamiento con el resto de los trabajadores, a través de vocería interna bidireccional.

Entre las actividades que desarrolla el equipo de voceros, se encargan de difundir mensajes que provienen de la Gerencia de Comunicaciones, privilegiando formatos de comunicación presencial Cara a Cara; cumplen una misión de monitoreo sobre el clima interno y sobre los mensajes relacionados con las posiciones y necesidades del personal para gestionarlas ante las gerencias de Recursos Humanos y de Comunicaciones; además, suministran información resultante de reuniones con los trabajadores, para nutrir con contenidos a los medios internos: murales informativos, boletines electrónicos y reuniones interactivas Cara a Cara. Además deben:

• Alinear a los colaboradores con los objetivos estratégicos de la Organización.
• Garantizar que los colaboradores de la Organización cuenten con la información necesaria para ejecutar su trabajo.
• Consolidar entre los colaboradores el sentido de pertenencia hacia la Organización.
• Fortalecer la integración y el trabajo en equipo entre individuos y grupos, internos e intercompañías.
• Promover una cultura de comunicación abierta que permita descubrir ideas y oportunidades, así como inquietudes en la organización.

Como resultado de la activación de la red de voceros internos desde 2013, Grupo Phoenix de Venezuela ha logrado un mejor relacionamiento con sus trabajadores y un conocimiento más completo y detallado de los requerimientos y posiciones de sus empleados, lo que ha impulsado una respuesta más efectiva a la activación de iniciativas organizacionales y el seguimiento de las mismas, evitando así situaciones de riesgo o crisis y fortaleciendo los procesos de cambio organizacional.

Beconsult-Grupo Blohm: apalancados en el comité de corresponsales internos

Beconsult-Grupo Blohm es una empresa especializada en servicios corporativos (consultoría, operación y tecnología) que desarrolla e implementa políticas corporativas, estándares, procesos, sistemas y prácticas en administración de personal, contabilidad, contraloría, desarrollo organizacional, finanzas, legal, seguros, sistemas y tributarios.

Desde el año 2012, como resultado de un diagnóstico de comunicaciones internas, activaron un Comité Editorial que se sustenta en el trabajo comunicacional que realiza la Red de Corresponsales Internos como representantes de todas las gerencias de la organización.

En este Comité Editorial, los Corresponsales Internos definen mensajes clave, evalúan y planifican periódicamente los contenidos para los medios internos y son los responsables del proceso de producción de noticias, reseñas, entrevistas y campañas; además hacen seguimiento al impacto de los mensajes corporativos y de los medios internos (boletines periódicos y murales informativos).

Entre las responsabilidades permanentes de cada uno de los miembros de la red de corresponsales está:

• Evaluar pautas informativas y coordinar la producción de mensajes y otros contenidos para ser difundidos a través de los medios internos.
• Poner en práctica la escucha y la observación activa, y estar atentos a aquellos contenidos que se consideren de interés o resulten sensibles para la operación de la empresa.
• Investigar y hacer seguimiento a los contenidos que podrían ser pautados.
• Tomar decisiones sobre cuáles son los contenidos y su jerarquía para las pautas en los medios internos.

Desde su creación, el Comité Editorial y la Red de Corresponsales Internos son coordinados por la Gerencia de Personal que es la unidad encargada de concentrar los procesos de comunicaciones internas de Beconsult-Grupo Blohm. El equipo fijo está integrado por gerentes y coordinadores (15 personas) de diferentes áreas, y periódicamente invitan a personal de otros niveles como participantes de diversas actividades del comité.

A raíz del trabajo realizado por los Corresponsales Internos, la organización ha podido fortalecer sus procesos de comunicación con los colaboradores y otros actores de la organización, en función de generar confianza, motivación, respaldo y determinación para alcanzar los objetivos de su Plan Estratégico.

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