¿Cuán complejo debe ser mi sistema automatizado de gestión documental?

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones, en su objetivo de cumplir con objetivos que le permitan generar valor agregado en mercado en el que se desempeñan, deben cumplir con ciertas funciones operativas. La ejecución de estas funciones implican una relación costo-beneficio que debe ser considerada para decidir asumir ese costo.

Unas de esas funciones es la gestión documental. Esta función es particular porque, a diferencia de las funciones administrativas, No existe un marco legal que penalice o castigue su incumplimiento y esto da pie a no se le preste tanta atención como a las funciones administrativas que deben ser reportadas a entes reguladores con la potestad de castigar su incumplimiento. Sin embargo esta función es importante debido a que garantiza la seguridad del flujo de información y soporte de la ejecución de las funciones administrativas de la organización.

En este contexto se desarrolla el mercado de los sistemas automatizados de gestión documental. En este mercado existen opciones más o menos complejas orientadas a las necesidades de varios perfiles de organizaciones. Cada una tiene su justificación y costo. Estas son dos variables a tener en cuenta a la hora de decidir adquirir una de estas propuestas.

En este artículo se plantean algunas recomendaciones para decidir adquirir la propuesta más adecuada para satisfacer las necesidades particulares.

Evaluación de las Necesidades de la Organización

Una de las variables que a menudo no se toman en cuenta a la hora no sólo de adquirir el sistema, sino también de confeccionarlo, es la personalización del mismo. Las opciones disponibles en el mercado tienen atributos que, si bien pueden ser muy atractivos, no son requeridos por muchas organizaciones. En estos casos, la posibilidad de adaptar la solución a las necesidades particulares del cliente, es importante.

Tamaño de la Organización

Los requerimientos de una organización de grandes proporciones son muy distintos a los de una pequeña y mediana empresa y esto implica una diferencia considerable a la hora de evaluar el valor agregado aportado por el sistema de gestión documental.

Tipo de Documentos

Cada tipo de documento tiene un trato particular y por eso es importante que el SGD pueda darle el trato correcto a los tipos documentales que produce la organización.

Volumen de Documentos

No todas las organizaciones producen la misma cantidad de documentos. Muchas veces los procesos de trabajo asociados al flujo de documentos se diseñan en función de la cantidad de documentos que las organizaciones producen y eso varía de una a otra. Funcionalidades Esenciales vs. Avanzadas

Consideraciones Técnicas

Los aspectos técnicos del SGD son una variable más a considerar; lo amigable que resulte el sistema, su adaptabilidad y seguridad también importan.

Escalabilidad

¿El SGD se adapta al crecimiento o decrecimiento de la organización? Esta es una pregunta relevante.

Interfaz de Usuario

¿Las ventanas del SGD son amigables al usuario? Si un sistema informático no es amigable, se disuade al usuario de apoyarse en él para cumplir con sus funciones y esto puede hacer que se pierda el dinero, tiempo y esfuerzo utilizados en su implantación.

Seguridad y Cumplimiento

Los Sistemas de Gestión Documental trabajan con información sensible de la organización y eso amerita que se observe muy bien quién tiene acceso a qué tipo de información. A esto se refiere principalmente el tema de la seguridad en los SGD.

Costo y Retorno de la Inversión (ROI)

Debemos tener presente que las funciones de trabajo (y las herramientas que estas requieren para su ejecución) no facturan dinero sino que evitan perderlo.

Para responder la pregunta del título de este artículo debemos decir que el nivel de complejidad del sistema de gestión documental a implementar depende del nivel de complejidad de la organización y de los volúmenes documentales que maneje.