¿Cuánto tiempo tienes que guardar los documentos del IRPF?

¿Guardar los documentos del IRPF? La mayoría de los contribuyentes se limitan a confirmar el borrador. En el mejor de los casos, guardan la declaración en un cajón, puede que ni eso.

Pero tú sabes que conviene tener a mano la información fiscal para verificar que todo está correcto. Además, si Hacienda lo requiere, deberás aportar los justificantes que acrediten los datos de la declaración.

Por eso, analizaremos qué documentos tienes que guardar junto a tu declaración de renta y por cuánto tiempo.

¿Es necesario guardar los documentos del IRPF?

El artículo 68 del Reglamento del IRPF señala que se deberá conservar, durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes junto con las declaraciones por si Hacienda los pide para acreditar gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo.

Esta obligación recae sobre los herederos en caso de fallecimiento del contribuyente.

¿Durante cuánto tiempo tienes que conservarlos?

El plazo de prescripción es de 4 años, contados desde que termina el período voluntario de declaración. Se puede interrumpir:

• por alguna notificación de Hacienda, requiriendo información o revisando la declaración.
• si presentas una declaración complementaria (por ejemplo al cobrar atrasos de años anteriores).
• por presentar un escrito solicitando la rectificación de la declaración (si cobraste la prestación por maternidad del INSS en años anteriores y decides reclamar por considerar que no tributa).

Cuando se interrumpe la prescripción, el plazo de los 4 años comienza de nuevo.

Ejemplo

La documentación relativa al IRPF de 2017, cuyo plazo de presentación termina el 2 de julio de 2018, debe conservarse hasta el 2 de julio de 2022.

Pero si en enero de 2019 recibes una notificación de Hacienda para revisar la declaración, el plazo finalizará 4 años después, es decir, en enero de 2023.

Casos en que hay que guardar los documentos del IRPF más de 4 años

Atrasos

Si tu empresa te debe dinero porque no te ha pagado algunas nóminas de 2017, no tendrás que declararlas hasta que no las hayas cobrado. En ese momento y hasta que termine el siguiente plazo de declaraciones de IRPF deberás presentar una declaración complementaria de 2017. Ésta no conllevará sanción, ni intereses de demora ni recargo alguno.

Pero estarás obligado a guardar la documentación de la renta de 2017 hasta que transcurran 4 años desde que presentaste la declaración complementaria.

Alquiler de inmuebles

Gastos financieros y de reparación

Si alquilas una vivienda o un local de tu propiedad, Hacienda permite que los gastos financieros y por reparaciones de estos inmuebles que superen a los ingresos puedan deducirse en los 4 años siguientes.

Deberás guardar las facturas de reparaciones y los justificantes bancarios de los gastos financieros 4 años contados desde la última declaración en la que aplicaste esta deducción. Aunque provengan de un ejercicio prescrito, Hacienda puede requerir que los justifiques porque los estás deduciendo en una declaración no prescrita.

 Amortizaciones de inmuebles e inmovilizado

Aquí el plazo de prescripción es mucho mayor ya que los 4 años se cuentan desde la última cuota de amortización considerada. Si compras un sofá para el piso que alquilas puedes deducirte como amortización el 10% de su coste. Deberás guardar su factura los 10 años que dura la amortización y los 4 años siguientes de prescripción.

Autónomos

Los profesionales o empresarios que realicen actividades económicas deberán guardar las facturas durante 6 años, teniendo en cuenta las especialidades para las facturas de inmovilizado.

Compensación de pérdidas patrimoniales y rendimientos negativos

Como las pérdidas patrimoniales y los rendimientos negativos se pueden compensar en los 4 años siguientes, el plazo de prescripción se cuenta desde el último ejercicio en que se compensaron.

Inmuebles

Las escrituras de compra (junto con todas las facturas e impuestos pagadas) deben conservarse hasta 4 años después de que el inmueble se transmita por si Hacienda comprueba la ganancia o pérdida declarada en la venta.

En el caso de que soportes directamente los gastos de construcción de tu casa, debes conservar todas las facturas, licencias, impuestos y demás documentación que acredite el coste de adquisición.

Exención por reinversión en vivienda habitual

Si en los dos años siguientes a la venta de tu vivienda habitual reinviertes el dinero obtenido en la compra de otra vivienda podrás aplicar la exención por reinversión y no tributar por la ganancia obtenida.

En este caso el plazo para conservar las escrituras de venta se amplía dos años más. Por ejemplo, si vendiste tu vivienda habitual en 2015 y reinviertes en 2017, deberás conservar toda la documentación hasta 2022, aunque el plazo normal para comprobar la venta terminara en 2020.

Deducción por adquisición de vivienda

Si adquiriste tu vivienda habitual con financiación ajena, debes conservar toda la documentación referente a la hipoteca hasta los 4 años siguientes al último año en que aplicaste la deducción de las cuotas pagadas. Hacienda puede comprobar en ese plazo que la totalidad de la hipoteca financia la adquisición de la vivienda.

También puede pedirte las facturas de las obras de tu casa durante su construcción y posteriormente si aplicas la deducción por vivienda.

Ejemplo

Imagina que en la renta de 2017 deduces la cuota pagada por la hipoteca que financia la construcción de tu casa en 1998. Hacienda puede requerirte en 2022 que justifiques esta deducción aportando la escritura del préstamo y los documentos que acrediten el valor de construcción. Si no conservas todas las facturas, regularizará la deducción aplicada.

Cuentas vivienda

Los titulares de cuentas viviendas abiertas hasta el 31 de diciembre de 2012 disponían de 4 años para comprar la vivienda. Hasta el 31 de diciembre de 2016.

Hacienda puede pedir en los próximos 4 años que se acredite la inversión. En 2019 puedes recibir un requerimiento para que justifiques la inversión y si no lo haces, regularizará la renta de 2012 y tendrás que devolver las deducciones practicadas y que ya pensabas que estaban prescritas.

Exención por reinversión de rentas vitalicias para mayores de 65 años

En el caso de la reinversión de activos (fondos de inversión, acciones o inmuebles) vendidos por mayores de 65 años en rentas vitalicias la exención fiscal no prescribe nunca. Por lo tanto, habrá que guardar siempre la documentación relativa a esta operación.

¿Qué documentación tienes que guardar?

• En principio es necesario guardar la declaración de la renta del año anterior. Así dispondrás del importe de la casilla correspondiente para obtener el número de referencia que te permita acceder al borrador o a los datos fiscales, especialmente si no tienes DNI electrónico, certificado digital o cl@ve PIN para acceder al sistema.
• Certificados de retenciones del trabajo que debe facilitarte la empresa.
• Certificados bancarios remitidos por el banco con información fiscal a efectos de renta y patrimonio.
• Certificación de las cantidades aportadas a los planes de pensiones.
• Certificado de los donativos emitido por la entidad beneficiaria.
• Justificante de cualquier gasto que hayas desgravado: cuotas sindicales, factura del abogado en los pleitos laborales, gastos en alquileres de inmuebles, gastos escolares.

Guarda especialmente

Escrituras y gastos relacionados con la compra o construcción de los inmuebles.

Contratos de arrendamientos de los inmuebles en propiedad que alquiles y de todas las inversiones realizadas en ellos que amortices.

Declaraciones y justificantes de las pérdidas patrimoniales y de los rendimientos negativos mientras su compensación no haya prescrito.

Documentos que acrediten los beneficios fiscales aplicados: por familia numerosa, por minusvalía, por pensión compensatoria…

¿Cómo debes guardar los documentos del IRPF?

Se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad respecto de su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a Hacienda el acceso a ellos.

Tendemos a guardarlos escaneados porque así es más fácil consultarlos y porque Hacienda facilita la presentación telemática adjuntando la documentación escaneada. Pero es necesario conservarlos en su soporte original porque en cualquier momento la Administración los puede solicitar.

¿Qué pasa si los has tirado o no encuentras la documentación?

Guardar los documentos del IRPF es muy importante. Ten cuidado con lo que tiras y organiza toda la documentación. Si Hacienda requiere que justifiques alguna deducción aplicada y no puedes aportar la documentación oportuna, regularizará la declaración y te llevarás un disgusto.

Artículo publicado primero en jraeconomistas. Allí encontrarás más artículos sobre temas fiscales.

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