📅 Cuando las agendas no permiten una reunión más. Reuniones asincrónicas: una alternativa.

He estado acompañando a un equipo fantástico, y uno de sus desafíos es la falta de tiempo en sus agendas. Todos coincidimos en que necesitamos mejorar, pero encontrar un hueco para reunirnos parece casi una misión imposible. ¡Estamos padeciendo la enfermedad de la "reunionitis"! 🤯

Existen muchos factores que contribuyen a que estemos saturados de reuniones. A menudo nos invitan a reuniones en las que no aportamos, tenemos reuniones que podrían ser un email o un mensaje de chat 📧💬, y además, muchos creemos que si no hablamos directamente con las personas, el mensaje no será claro y no lograremos los resultados esperados.

Este problema me tocó personalmente cuando necesité facilitar una conversación sobre un plan de acción que el equipo quería trabajar. Mi primera opción fue organizar una reunión para encontrar colectivamente una solución. Sin embargo, pronto descubrí que encontrar un espacio para reunirnos sincrónicamente era imposible en el corto plazo.

Ante la falta de tiempo común para todos los participantes, decidí probar una sesión asincrónica. ¡Y qué reto fue! 🚀 Durante la preparación, me encontré con varias dificultades, pero también aprendí mucho.

Aquí algunas de mis reflexiones para facilitar una sesión asincrónica de manera efectiva:

1. Dedica tiempo al diseño: Cuando empecé a construir el lienzo para el ejercicio, me tomó más tiempo de lo esperado. Es crucial dejar instrucciones claras e intuitivas, prestar atención a los detalles, una forma de refinar el lienzo fue pedirle feedback a un tercero que no tenia contexto, esto me ayudo a encontrar el equilibrio. 📝🔍
2. Establece un canal de comunicación: Es vital tener un canal de soporte para aclarar dudas. Puedes usar Slack, Teams, etc. Deja claro que es un canal temporal que se cerrará al finalizar la sesión. 📲❓
3. Define el propósito: Los participantes no están acostumbrados al trabajo asincrónico. Por eso, es fundamental dar instrucciones iniciales claras y definir un propósito para la sesión. Esto garantiza que los participantes dediquen el tiempo necesario al ejercicio. 🎯🕰️
4. Establece un límite de tiempo: Aunque sea una sesión asincrónica, define un tiempo máximo y valida constantemente el avance. Persuade a los participantes para que continúen avanzando. ⏳🔄
5. Evalúa y comparte los resultados: Una vez alcanzado el tiempo límite, evalúa los resultados y compártelos con todos los participantes. Pídeles que validen y aprueben las conclusiones. ✅🗒️
6. Pide feedback: Solicita retroalimentación del ejercicio para mejorar en las próximas sesiones. 📣💡

Las reuniones asincrónicas pueden ser una solución excelente cuando las agendas están llenas. Requieren una planificación cuidadosa y una facilitación efectiva, pero los resultados pueden ser muy positivos. 🌟 ¿Has probado este enfoque en tus equipos? ¿Qué otras estrategias has utilizado para combatir la "Reunionitis"? 🤔