Las reuniones de trabajo son un mal necesario. ¿Es esto cierto?

Comenzaremos con la catarsis. Están invitados a participar en los comentarios

- ¡Qué! ¿De verdad, nos tenemos que reunir?

- ¡Así nunca voy a terminar!

- ¡Todavía no he tomado mi segundo café!

Ya entienden la idea.

Asistimos a las reuniones de trabajo como si fuésemos niños pequeños pataleando al momento de comer la sopa o como si fuese el fin del mundo.

Las reuniones de trabajo, presenciales o virtuales, han sido, son y seguirán siendo parte de nuestro día a día. Algo así como un mal necesario.

Mi experiencia ha sido mixta. Días buenos, días no tan buenos. Reuniones donde casi me quedo dormido y otras donde la colaboración fue enriquecedora.

Tomen nota...

Las reuniones son sólo un "mal" cuando tienen mala conducción y participación. Así es, todos tenemos que aportar para que la actividad funcione.

Las reuniones de trabajo tienen un costo mental y monetario. Hagan sus cálculos

Comenzaré con el costo mental.

Cuando las reuniones son mal gestionadas (sin estructura, sin valorar el tiempo de los asistentes, sin establecer resoluciones, sin café, sin galletitas, etc.), la moral de los asistentes es baja, la motivación brilla por su ausencia, creamos la conocida aversión a las reuniones y, en casos extremos, asistimos con mal humor.

Ahora vamos con el costo monetario.

A continuación, la ecuación más extendida que conozco para calcular el costo de las reuniones porque incluye el tiempo requerido para el cambio debido a la pérdida de contexto.

Vuelvan a tomar nota...

En esa ecuación falta considerar la posibilidad de realizar reuniones efectivas. Cuando logramos establecer las decisiones correctas, el recurso usado será invaluable.

Hagamos que las reuniones de trabajo sean efectivas. Yes we can!

Ahora sí, vamos con las recomendaciones.

Determinemos primero si realmente necesitamos una reunión de trabajo

A los ingenieros nos encantan los diagramas de flujo. La creencia que podemos hacer todo con una secuencia de pasos normalizados.

Abro paréntesis

Alguien me contó que la palabra "ingeniero" debería provenir de "ingenuo", en vez de "ingenio".

Cierro paréntesis

En la literatura especializada, podemos conseguir flujogramas que nos permitirán determinar si es necesario realizar una reunión. Algunos tienen chistes incorporados. Me limité a la versión que verán a continuación porque tiene solo cuatro preguntas.

Acordemos cuál es el momento, duración y cantidad de personas para realizar las reuniones de trabajo

Exploraremos las opciones más comunes sobre en cuál momento del día, cuál día de la semana y cuántas personas deben asistir a una reunión.

Vuelvan a tomar nota...

Son ustedes quienes deberán decidir qué es más conveniente.

Momento del día

• A primera hora de la mañana. Ventaja: mentes frescas. Desventaja: aún no hemos tomado el segundo café, aún no tenemos nuestro material listo.
• A media mañana. Ventaja: ya nos tomamos el segundo café, ya tenemos nuestro material listo. Desventaja: no se me ocurre alguna relevante.
• Después del almuerzo. Ventaja: tampoco se me ocurre alguna relevante. Desventaja: después del almuerzo, el cuerpo tiene otra prioridad.
• Al finalizar el día. Ventaja: hemos tomado todos los cafés necesarios y tiempo demás para tener el material listo, el cuerpo ya cambió de prioridad. Desventaja: estamos cansados, quizá agobiados, nos queremos ir.
• Fuera del horario de trabajo. Lo viví. Las reuniones de trabajo no están incluidas en los alcances de los proyectos porque los clientes no pagan por ellas. Así que son movidas fuera del horario del trabajo. Aquí les dejo esta irracionalidad.

Día de la semana

• Lunes. Ventaja: llegamos con energía, podemos realizar la revisión de la semana anterior para establecer los objetivos para la semana que comienza. Desventaja: escucho a Garfield: "Odio los lunes".
• Viernes. Ventaja: revisión de la semana que recién termina para establecer los objetivos para semana que viene. Desventaja: TGIF, tenemos la cabeza en otro lugar.
• Martes, miércoles o jueves. Si descartamos los lunes y viernes porque las desventajas tienen más relevancia, los otros tres días de la semana son los únicos posibles.
• Sábados. Damas y Caballeros, en muchos países, laborar los sábados es completamente legal. Ventajas y desventajas: similar al viernes si miramos al pasado o al lunes si miramos al futuro.

Duración

La más corta posible.

Sin embargo, "del dicho al hecho, hay mucho trecho". A continuación, un par de guías:

• 25 a 30 minutos: técnica del "pomodoro".
• 45 minutos: una "hora" académica.

Vuelvan a tomar nota...

El objetivo de la corta duración es mantener a los asistentes atentos y enfocados. Las reuniones de trabajo que son realmente sesiones de trabajo, deben incluir pausas.

Cantidad de personas

Solo las necesarias; pero máximo la cantidad que podamos alimentar con dos pizzas.

Una alternativa es invitar a colaboradores específicos para que participen en los momentos necesarios de cada reunión. Entran y salen, o como diríamos hoy: Se conectan y desconectan.

Otra alternativa es realizar reuniones persona-a-persona antes o luego de la reunión principal para atar cabos.

Elaboremos la agenda de las reuniones de trabajo

Los objetivos de cada reunión deben estar claramente establecidos. Tenemos generales como son presentar los avances y conseguir soluciones o aprobaciones que nos permitan avanzar.

Si hay temas específicos o no frecuentes, es mejor informar antes de la reunión para que estemos preparados.

Cuando las reuniones se vuelven rutinas, también las agendas de estas. De esta manera, cada uno de nosotros sabemos que información debemos presentar.

Recomendaciones:

• Añadir las reuniones en los recordatorios automatizados.
• Presentar los avances de los proyectos, servicios o productos.
• Realizar la resolución de conflictos cuando se requieren aportes o mediación; esto puede incluir establecer cuáles actividades pasan al cuadrante de urgente e importante.
• Presentar o establecer la planificación para los días siguientes, semanas o meses.
• Llevar las anotaciones para el seguimiento de actividades y compromisos.
• Evitar el micromanagement en las reuniones.
• Me corrijo: NO realizar micromanagement.
• Adicionalmente, debemos respetar la etiqueta de las reuniones: puntualidad, correcto uso de los dispositivos móviles, limitar la duración de las presentaciones (death by PowerPoint), hablar y dejar hablar, prestar atención, lenguaje apropiado, etc.

Evaluemos la efectividad de las reuniones de trabajo

Como ya he escrito mucho, comparto con ustedes la imagen siguiente que nos permite evaluar la efectividad de las reuniones de trabajo.

Reflexiones finales

Existen diferentes tipos de reuniones en las organizaciones y están definidas por el alcance requerido. Para el propósito de este artículo, podemos acordar que las reuniones de trabajo deben tener los objetivos siguientes:

• tomar decisiones,
• hacer anuncios importantes,
• resolver conflictos,
• solucionar problemas.

Solo bien gestionadas en conducción y participación, es cuando las reuniones de trabajo usarán adecuadamente los recursos y, por consiguiente, podrán ser consideradas efectivas.

Y se convertirán en el bien necesario.

¡Hasta la próxima!