DE LA CONVOCATORIA DE REUNIÓN ORDINARIA

La Doctrina[1], como el derecho, han caracterizado la ejecución de las actividades mercantiles en 2 tipos de empresarios; el empresario individual refiriéndose a los comerciantes que actúan como personas naturales en el mercado y el empresario social que encierra la categoría de personas jurídicas – sociedades.  

La anterior distinción zanja para cada empresario obligaciones particularmente distintas, esto principalmente por la creación de un nuevo patrimonio y la delegación de la admiración para el empresario mercantil.  En ese sentido, se hace importante que usted, bien sea que actué como accionista o socio en una sociedad, o porque sea representante legal de la misma, conozca los requisitos mínimos formales para citar al máximo órgano cada año y así, prevenir la sanción de ineficacia para las decisiones tomadas en la respectiva reunión. 

El Doctor Fernando Hinestrosa en la Revista de Derecho de la Universidad Católica de Valparaíso XX de 1999 definió la ineficacia como “la ausencia de efectos, o mas ampliamente, la afectación de estos”. A su turno, los artículos 186 y 190del Código de Comercio establecen que las asambleas celebradas en contravía de las reglas de convocatoria y  quórumserán sancionadas con ineficacia. En ese sentido, de celebrarse la reunión sin el adecuado cuidado de cumplir con los requisitos de forma para la citación generaría que, las decisiones ahí determinadas no generarían efectos jurídicos vinculantes en ningún sentido, lo cual, no requiere de intervención de un funcionario judicial pues opera de pleno derecho. 

A continuación, brevemente se hace una síntesis de las pautas mínimas respecto de este asunto: 

Quien convoca, debe estar facultado para hacerlo. Para la Ley, las actuaciones de un ser humano deben estar dotadas de legitimación, es decir, que una norma avale o faculte su proceder; así, para las sociedades, los administradores[2] son en principio los únicos facultados para convocar al máximo órgano social salvo que: I.) en los estatutos se pacte lo contrario, o II.) se trate de una reunión que tenga como objeto determinar la acción social de responsabilidad contra los administradores. Tratándose de la reunión ordinaria, la regla general respecto de la legitimación remite a que será el Representante Legal el obligado a realizar la convocatoria. 

El vehículo (fax, mensaje electrónico, etc) para convocar debe ser idóneo. El Diccionario de la Real Academia Española define la palabra idóneo como “Adecuado y apropiado para algo”. Así, para el derecho de sociedades, la forma que se utilice para citar a los agentes vinculados al empresario social debe ser el adecuado conforme a lo que se pactara en los estatutos. Sí nada se estableció al respecto, el vacío es suplido por el artículo 424 del Código de Comercio que indica que debe publicarse un aviso en un periódico de amplia circulación del domicilio social.

La convocatoria debe cumplir con una antelación mínima. La antelación con la que debe citarse a los socios o accionistas de una sociedad tiene como fin permitirles ejercer su derecho de inspección. Dependiendo si la sociedad es una S.A.S. o una sociedad de aquellas consagradas en el código de comercio la antelación variara de la siguiente manera: 

S.A.S.

5 días hábiles, salvo pacto en contrario en los estatutos

Sociedades del Código de Comercio

15 días hábiles siempre que la reunión tenga como fin aprobar estados financieros y 5 días calendario para las demás; salvo pacto en contrario en los estatutos. 

Contenido de la convocatoria. Al ser un requisito formal el ejercicio de notificación, la convocatoria debe contener como mínimo los siguientes puntos: 

“• Nombre y clase del órgano que convoca

• Fecha de la reunión

• Hora de la reunión

• Ciudad

• Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión, teniendo en cuenta que la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales). En la SAS la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en la ley.

• Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias.

• Si es elcaso, lo referente a la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, con la expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.

• Cuando se trate de aprobar balances se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección, que se mencionan más adelante.”

[3]

Sin perjuicio de todo lo anterior, no olvide consultar a un profesional en derecho para prevenir riesgos asoaciados a las particualridades de su entidad societaria. 

[1]

 Lecciones de derecho mercantil, 2ª edición, Luis Gonzalo Baena Cárdenas; págs. 24 y 25

[2]

 Representante legal, liquidador revisor fiscal, miembros de juntas y quienes en los estatutos estén autorizados

[3]

 Superintendencia de Sociedades. Guía práctica para la celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios