De procesos y procedimientos

Este es otro ejemplo donde las actividades del dia a dia que no son de intervención nos llevan a la reflexión. Este es el caso de este artículo publicado publicado por primera vez el 08/06/2015 en Agencia de Aprendizaje  y el  12/08/2015  en  mi blog. (Por cierto, no me dieron el encargo de formación. Hubo otra persona a la que consideraron más preparada en el tema de procedimientos. Me dijeron que yo quedaba como suplente. A la titular le deseé de todo corazón que recibiera la mejor oferta de su vida en la otra punta del planeta ;-), pero al final me quedé sin impartir la formación).

Esa semana se unieron hasta cuatro situaciones que me inspiraron a hablar de temas no tan soft si no más hard. En primer lugar estuve dando una sesión formativa de “Herramientas de planificación” para los y las jóvenes emprendedores de Yuzz Palma en PalmaActiva. En ella hicimos un repaso a más de 50 metodologías/técnicas/herramientas utilizadas desde para la planificación estratégica hasta para la organización de la mañana de trabajo en nuestro lugar de trabajo. En algún momento salió el tema de procesos y procedimientos mezclados con palabrotas del tipo “Agile” “Lean” “Scrum” “CCPM”…

Al día siguiente, mi socio y yo estuvimos con un empresario hablando de procesos y procedimientos y de la necesidad de que las pautas, rutinas, modos de hacer, … estén escritas para que todos las puedan conocer.

Al día siguiente (en realidad el día en que escribí esta entrada) por un lado recibo un correo de mi socio en el que escuetamente me comenta algunos puntos de resumen de una tertulia a la que ha asistido y literalmente me escribe “dan mucha importancia a  funcionar por procesos sistematizados y a la frase hecha ” lo que no está escrito no existe”.

Una hora después, yo pasaba una entrevista para un posible encargo de formación y me comentaban. “es muy importante que todas actuemos siguiendo las mismas pautas. No hacerlo nos perjudica a nosotras como equipo creándonos inseguridades y nos pone en una situación comprometida frente a los clientes/usuarios ya que les llevamos a confusión al ofrecerles diferentes respuestas a una misma demanda según quien les atiende.

Bueno, ahora se supone que empieza el artículo pero ya llevo 267 palabras escritas. Por otra parte, seguro que ya habéis pillado el mensaje.

• Las organizaciones que planifican son más eficientes.
• Organizándonos por procesos es más fácil mantener la estrategia para alcanzar los objetivos.
• Si tenemos procedimientos todos sabemos a lo que vamos, los podemos conocer y comprometernos con ellos. El conocimiento se hace explícito y la curva de aprendizaje es más corta. Son medibles y por tanto mejorables, adaptables, …
• Somos más predecibles y más fiables para los clientes, …, y para los inversores.
• Tenemos argumentos para hacernos respectar por los proveedores.
• …

Por cierto, necesitáis más argumentos?

Y si, esto también es gestión del conocimiento