EL PERFIL DE PUESTO

Marco A. Escotto

Un perfil de puesto es el equivalente a las especificaciones de la calidad que debe cumplir la persona que ocupe un puesto dentro de una organización. Cuando no existe un perfil de las características que debe tener la persona que se requiere, entonces cualquier persona sería adecuada.

 Un perfil de puesto es necesario para poder reclutar y seleccionar al personal de una empresa, en una forma eficiente que evite arbitrariedades o simpatías en el proceso de la selección, y se pueda efectuar más profesionalmente.

El perfil corresponde a una guía de las características deseables mas no obligatorias del personal que debe cubrir el puesto y en el proceso de selección se deberá contratar a la persona que más se apegue a dicho perfil.

 Se utiliza el perfil para colocar los anuncios en periódicos u otros medios de reclutamiento en que se solicita personal, y para compararlo con los exámenes psicológicos cuando así proceda.

Con el objeto de estandarizar la elaboración de perfiles es conveniente describirá la manera elaborarlos. Presentamos un ejemplo. En términos generales, cada perfil de puesto tiene tres secciones:

A). - Características, experiencia y habilidades que debe tener la persona para ocupar el puesto.

Ejemplos:

Años de experiencia. (Especificar experiencia en que).

Edad (mayor de ...... o menor de .........).

Estudios requeridos.

 Idiomas (leer, hablar, escribir en que porcentaje).

Estado civil. Años de experiencia en determinados puestos.

Experiencia en el uso de determinados equipos. Experiencia en el uso de determinado software.

Disponibilidad de horario.

Presentación.

Habilidades, por ejemplo, para manejo de números, sumas, regla de tres, descuentos,        porcentajes, etc.

B). - Valores de la organización.

En esta sección se indica los valores que es deseable que tenga la persona, que ocupe el puesto, en función de la naturaleza de su trabajo.

Ejemplos:

Honestidad.

Vocación de servicio.

Puntualidad.

Orientación a resultados.

 Honradez. Etc.

C). - Competencias (Conjunto de aptitudes, actitudes, habilidades y conocimientos que tiene una persona y que le permiten hacer con mayor eficiencia cosas diferentes a las demás personas) o habilidades psicológicas requeridas o deseables para el puesto, que puedan ser comprobadas. Estas habilidades están en función del trabajo que deberá ser efectuado.

Ejemplos:

Habilidad para relacionarse con la gente. Capacidad de establecer contacto interpersonal con personas desconocidas, sin generar rechazo.

Habilidad para mantener relaciones cordiales. Capacidad de mantener buenas relaciones con las personas a lo largo del tiempo, mostrando auténtico interés por ellas

Tacto. Capacidad de identificar situaciones o temas sensibles para el interlocutor y actuar en consecuencia para no ofenderlo o lastimarlo.

Sentido común. Capacidad de darse cuenta de la situación y actuar en consecuencia, obteniendo los mejores resultados.

Ecuánime. Capacidad de mantener la calma ante situaciones hostiles o difíciles

Meticuloso. Cuidadoso de los detalles

Discreto. Mantener reserva de las situaciones confidenciales o de los errores o fallas del otro. No criticar a los demás.

Responsable. Acudir puntualmente a las citas y cumplir con los compromisos establecidos

Capacidad para manejar situaciones impredecibles. Ante situaciones impredecibles, actuar con ecuanimidad, tacto y sentido común.

Habilidad para trabajar bajo presión. No perder los estribos ni la paciencia ante la presión. Mantener una buena actitud

Habilidad para manejo de estrés. Capaz de darse cuenta de las propias tensiones y saberlas canalizar haciendo ejercicio o movimientos de relajación, distracciones.

Etc.

ANEXOS

Relación de Competencias del AX100 (Software para evaluación de Competencias)

Competencias del personal de Contacto con Clientes (CCC) (Ventas y Comercial)

1. Aprovechamiento de oportunidades Lograr vender al primer intento, sin preparación previa.

2. Adecuación al ritmo del cliente Permitir a los clientes el tiempo necesario para decidir, sin presionar.

3. Ventas por correo Vender por correo, siguiendo una secuencia establecida.

4. Asesoría a clientes Dar servicio a clientes que conocen al detalle sus necesidades.

5. Combatividad Convertir la venta en un juego en que gana el vendedor o el cliente.

6. Ambición y energía Tener libre un amplio territorio para vender.

7. Metodología Seguir con exactitud procedimientos para surtir órdenes de venta.

8. Disciplina en el seguimiento Dejarse llevar cómodamente por los planes de ventas.

9. Iniciativa y perseverancia Hacer numerosas presentaciones de ventas para asegurar un buen volumen

10. Creatividad Buscar tenazmente nuevas utilidades del producto que cubran las necesidades del cliente.

11. Control Reservar tiempo para revisar órdenes de venta.

12. Actualización Servirse de las tecnologías de vanguardia para enriquecer sus presentaciones.

13. Minimización del riesgo Enfatizar el impacto de su producto sobre la seguridad del cliente.

14. Conocimiento del cliente Tomar las decisiones de compra en lugar del cliente.

15. Seguridad en sí mismo Mostrarse relajado y sereno en el momento de hacer nuevos contactos.

16. "Coaching" en ventas Dejar al cliente en libertad de manejar el proceso de la venta.

17. Manejo de información escrita Elaborar reportes en formatos establecidos.

18. Uso de medios de promoción Utilizar folletería y catálogos para generar negocio.

19. Visión del negocio Penetrar en nuevos territorios de ventas.

20. Servicialidad Ofrecer servicios mostrando entusiasmo.

21. Pensamiento radical “Borrar del mapa” a la competencia.

22. Proactividad Poner “de su propia cosecha” ideas y acciones para mejorar lo aprendido sobre las ventas.

23. Imagen de efectividad Ser visto por la clientela como alguien bueno para resolver problemas.

24. Persistencia Contactar en forma sistemática y constante con cada prospecto.

25. Seguimiento de rutinas Apegarse a rutinas prediseñadas.

26- Seguimiento a clientes Mantener al día un catálogo de necesidades y cambios de los clientes.

27. Previsión del mercado Preparar el campo futuro de las ventas, construyendo una amplia plataforma de prospectos.

28. Control de procesos No dar cabida a precipitaciones en acciones de servicio ni de ventas.

29. Efectividad social Aumentar ventas acudiendo a las relaciones.

30. Consultoría Ejercer como consultor o asesor de un grupo de clientes.

31. Sensibilidad interpersonal Proporcionar servicios y realizar ventas en forma cálida y amigable.

32. Uso positivo de la presión Luchar en forma ruda con otros proveedores de la competencia.

33. Sentido práctico Ser muy concreto al sugerir aplicaciones del producto para cubrir necesidades de los clientes.

34. Manejo de información Responder con información bien estructurada cuando el cliente pregunte.

35. Competencia numérica Monitorear los aspectos contables implicados en los pedidos.

36. Resistencia a la presión Realizar presentaciones efectivas de venta bajo fuerte presión.

37. Pensamiento concreto Orientar la entrevistas de venta a resaltar datos concretos.

38. Disponibilidad Simplemente asesorar a los clientes.

39. Tenacidad Insistir una y otra vez, en forma tenaz, para cerrar ventas.

40. Orientación a resultados Vender servicios o productos recalcando los beneficios.

41. Efectividad en relaciones Aplicar enérgicamente las habilidades interpersonales para vender.

42. Espíritu de lucha Luchar a brazo partido para arrebatar clientes a la competencia.

43. Imagen positiva Proyectar ante la clientela una imagen pulcra y educada.

44. Visión global Obviar la necesidad de reportes detallados.

45. Efectividad Ponderar con realismo y exactitud ventajas y desventajas de los clientes y prospectos.

46 Flexibilidad Someter las relaciones sociales, aún con clientes, a normas establecidas.

47 Manejo productivo del tiempo Apoyar al cliente para que adquiera productos o servicios sin tener que apresurarse.

48 Pasión por el cliente Tener a los clientes como primera prioridad, antes que cualquier otra cosa.

49 Paciencia Resistir y resistir... hasta que sea tiempo de que el cliente tome su decisión.

50 Solución de problemas Solucionar problemas críticos o repetitivos atendiendo pedidos específicos.

Competencias de Dirección y Gerencias (DYG)

1 Tenacidad por el logro Esforzarse incansablemente hasta el final, por lograr un objetivo.

2 Uso positivo de la presión Generar urgencia para que los demás avancen en su trabajo.

3 Amor a la camiseta Mostrarse orgulloso de los logros de su grupo.

4 Reconocimiento de lo bien hecho Felicitar a los demás por sus aciertos.

5 Organización de personas Organizar óptimamente al personal.

6 Estímulo al razonamiento Estimular a los subordinados para que analicen y generen ideas.

7 Motivación Transmitir todo el entusiasmo requerido para la plena efectividad del grupo.

8 Planeación Programar por anticipado cursos de acción.

9 Ventas a alto nivel Vender a altos niveles jerárquicos

10 Compromiso Mostrar entrega plena ante cualquier situación de trabajo

11 Implementación Poner todo lo necesario para que las acciones avancen ágilmente.

12 Comunicación vertical Comunicarse con eficacia hacia arriba y hacia debajo de la organización.

13 Simpatía Ser agradable a los demás.

14 Cumplimiento Cumplir en la práctica lo prometido.

15 Autocontrol emocional Mantener habitualmente control sobre sus actos.

16 Toma de riesgos al decidir Tomar decisiones radicales.

17 Uso positivo de la energía Demostrar alta energía y empuje en forma permanente.

18 Dirección Ofrecer directrices enérgicas y precisas a los colaboradores.

19 Hospitalidad Ser un buen anfitrión de clientes internos o externos.

20 Dominio del puesto Conocer a fondo la trama más compleja del puesto.

21 Sensatez Demostrar sentido común y buen criterio en cualquier situación.

22 Paciencia Estar habituado a ser paciente con los demás.

23 Cooperación Cooperar con los demás en forma espontánea y satisfactoria.

24 Delegación Delegar responsabilidades a los subordinados.

25 Comunicación directa Ser más efectivo en la comunicación cara a cara que por otro medio.

26 Manejo de emergencias Manejar emergencias adecuadamente.

27 Innovación y cambio Buscar continuamente mejorías en la forma de hacer el trabajo.

28 Retroalimentación positiva Retroalimentar a los subordinados sobre fallas y aciertos en el trabajo.

29 Entrega al trabajo Aceptar y realizar actividades adicionales a las estipuladas.

30 Solución de problemas Solucionar crisis del personal atendiendo reclamos específicos.

31 Congruencia Ser congruente en los hechos con las conclusiones a las que se llegó por medios lógicos.

32 Efectividad de gestión Saber administrar con eficiencia el esfuerzo del grupo ante fechas límite.

33 Presencia Ser capaz de mantenerse en “la línea de fuego”.

34 Negociación positiva Lograr hábilmente acuerdos con los demás.

35 Relaciones de alto nivel Cuidar y fortalecer las relaciones con personas influyentes.

36 Previsión Prever circunstancias que permitan adelantar el trabajo.

37 Visibilidad Ser conocido por muchos.

38 Precisión Ser muy preciso tanto en el trabajo propio, como en el de los colaboradores.

39 Respetabilidad Inspirar respeto ante cualquier circunstancia o persona.

40 Promoción del cambio Mostrar inconformidad ante situaciones poco cambiantes.

41 Confiabilidad Despertar la confianza de comunicarse directamente con el ocupante del puesto.

42 Relaciones humanas Ser hábil para multiplicar las relaciones personales día a día.

43 Versatilidad Estar dispuesto a empeñarse en una gran diversidad de actividades.

44 Análisis y síntesis aplicados Integrar y aprovechar piezas de información originadas en diversos lugares.

45 Autosuficiencia Salir adelante por sí mismo.

46 Responsabilidad Manejar adecuadamente responsabilidades.

47 Capacidad de decisión Decidir con efectividad sin quedarse o perderse en el análisis.

48 Optimismo Mostrar siempre actitud mental positiva.

49 Firmeza de convicciones Defender con vigor las propias decisiones.

50 Influencia Manejar tan bien las relaciones con los demás, que pueda influir positivamente en su

autoestima.

Competencias de Profesional no Gerencial (PNG)

1 Innovación Buscar continuamente mejores formas de realizar el trabajo

2 Lógica aplicada Desempeñar funciones esencialmente lógicas

3 Minuciosidad Verificar hasta el más mínimo detalle

4 Orientación Presentar guías y directrices contundentes y claras

5 Realismo Mantener los pies en la tierra. No dar vuelo a la imaginación

6 Originalidad Proponer modelos e ideas muy originales

7 Memoria concreta Manejar reuniones en las que sea necesario tener presentes muchos hechos

8 Autosuficiencia Saber superar los obstáculos por sí mismo

9 Aplicación de esquemas Partir de fórmulas y modelos estrictamente obligatorios

10 Amabilidad y simpatía Ser agradable y amable

11 Análisis lógico Aplicar en su trabajo la lógica y el análisis

12 Honestidad y ética Sobresalir en su comportamiento ético y honesto

13 Visibilidad Que los demás le conozcan

14 Servicialidad Proporcionar servicios a personas o grupos

15 Magnetismo Mostrarse persuasivo por su personalidad carismática

16 Cooperación Colaborar con otros, con buenos resultados

17 Cercanía Sentirse más cómodo si trabaja con pocas personas

18 Asertividad Ser hábil para dar respuestas impopulares

19 Entusiasmo Emprender con entusiasmo cada una de sus actividades

20 Sensibilidad interpersonal Mostrar sensibilidad y diplomacia al tratar con las personas

21 Buen humor Mostrarse generalmente de buen humor

22 Comunicación en público Dar pláticas en público

23 Minuciosidad Realizar un trabajo que implique muchos detalles

24 Sentido del humor Romper la tensión mediante el sentido del humor

25 Recabar información personal Conseguir información variada de personas bien informadas

26 Recabar información documental Llegar a descubrir piezas de información en sus materiales de origen

27 Capacidad de estar consigo mismo Trabajar solo

28 Imaginación productiva Saber apoyar sus puntos de vista con buenos ejemplos y anécdotas brillantes

29 Altruismo Tomar totalmente por su cuenta la solución a las necesidades de otras personas

30 Intrepidez Ser proactivo en aspectos y áreas de riesgo considerable

31 Análisis de información Analizar e integrar datos originados en situaciones distintas

32 Habilidad de instrucción Dar instrucción a personas o grupos

33 Previsión Prever acciones que le permitan evitar que los proyectos se detengan

34 Facilidad para relacionarse Contactar y relacionarse fácilmente con la gente

35 Investigación práctica Emprender investigaciones y profundizar en el análisis para resolver problemas

36 Conciencia de sí mismo Cuidar la imagen que proyecta

37 Percepción de necesidad de cambio Estar inconforme ante situaciones poco cambiantes

38 Buena imagen Proyectar una excelente imagen

39 Buen juicio Ejercer habitualmente el sentido común

40 Crítica constructiva Aplicar juicio crítico en situaciones específicas

41 Movilidad y adaptabilidad Viajar con frecuencia

42 Negociación Llegar a acuerdos efectivos con otras personas

43 Confiabilidad Inspirar confianza en el trato con los demás debido a la seguridad en sí mismo que proyecta

44 Persistencia creativa Persistir en resolver problemas manteniéndose congruente y mostrando ingenio

45 Autoafirmación Triunfar en discusiones y careos con los competidores

46 Inventiva Descubrir y crear objetos e ideas de gran novedad

47 Congruencia lógica Razonar lógicamente y mantenerse consistente en sus conclusiones

48 Actualización Actualizar permanentemente listas de conjuntos de datos o artículos

49 Efectividad oratoria Ser un gran conversador que ejemplifique y narre con impacto en quien le escucha

50 Comunicación verbal Demostrar fácil comunicación verbal

Competencias de Supervisores y Administrativos (SYA)

1 Etica profesional Mostrar comportamiento ético intachable en el manejo de recursos e información

2 Aplicación de relaciones Tender a que sus relaciones contribuyan a la calidad del trabajo

3 Versatilidad Estar dispuesto a afrontar actividades muy variadas

4 Paciencia Mostrar mucha paciencia, especialmente en conflictos emergentes

5 Retroalimentación Preocuparse por informar a los demás sobre fallas y aciertos

6 Relaciones pacíficas En las relaciones con los demás, conceder prioridad a la paz

7 Inspección correctiva Controlar un espacio determinado, vigilando y corrigiendo desviaciones

8 Concentración Concentrar su atención en pocos hechos o en espacios limitados, por largo tiempo

9 Apertura en las relaciones Ser franco y flexible en su trato

10 Entusiasmo Emprender todas sus actividades con buen ánimo y alta motivación

11 Orientación Ofrecer guías claras y determinantes

12 Apertura al cambio Mostrarse deseoso de cambio

13 Sociabilidad Presumir del gran número de personas con las que trata

14 Movilidad Mostrar rapidez y movilidad

15 Empatía Empatizar de inmediato con gente a la que trata por primera vez

16 Tenacidad Ser tenaz en realizar su trabajo lo mejor posible

17 Perfeccionismo Manejar su trabajo y el de sus colaboradores con gran minuciosidad

18 Proactividad Lograr que la acción fluya con rapidez

19 Servicio Servir a otros

20 Trato directo efectivo Aumentar su efectividad si su trato con la gente es cara a cara

21 Investigación aplicada Resolver problemas mediante nueva investigación y análisis

22 Amor a la camiseta Sentir que el éxito de su equipo le inspira

23 Interés por la gente Dedicar mucha de su energía a actividad social

24 Escucha efectiva Saber escuchar opiniones, dudas y sugerencias y tomarlas en cuenta

25 Cautela Mostrar cautela ante nuevas ideas o procedimientos

26 Buen manejo de su imagen Presentar una buena apariencia personal

27 Exigencia de precisión Exigir mucha precisión al tratar con los demás

28 Minuciosidad Ser extremadamente detallista en su trabajo

29 Facilidad para relacionarse Contactar personas con facilidad

30 Colaboración en equipo Colaborar con efectividad en un grupo de trabajo

31 Uso constructivo de presión Presionar razonablemente cuando es necesario sacar el trabajo adelante

32 Seguridad al decidir Defender sus decisiones en forma enérgica

33 Control de emergencias Mostrar calma y tranquilidad en las emergencias

34 Inspección de calidad Inspeccionar calidad de trabajo administrativo o de producción

35 Proselitismo Ser cautivante, de manera que los demás tomen como suyas sus propuestas

36 Comunicación clara Que tanto superiores como subordinados le entiendan con toda claridad

37 Asertividad Saber dar negativas sin deteriorar la relación

38 Cooperación Cooperar con los demás en forma natural y agradable

39 Competencia para instruir Enseñar e instruir a otros

40 Apego a procedimientos Trabajar a partir de esquemas e instrucciones invariables

41 Lealtad a políticas Seguir políticas establecidas

42 Colaboración personal Auxiliar a los demás a sacar su trabajo, siempre que le sea posible

43 Compromiso con la acción Poder estar continuamente en la “línea de fuego”

44 Calma en su ritmo de trabajo Mostrarse controlado y calmado en su forma de trabajar

45 Simpatía Ser simpático y amable con los demás

46 Vigilancia Estar siempre muy alerta para captar todo lo que ocurre alrededor

47 Verificación Revisar reiteradamente el propio trabajo

48 Sentido del humor Usar con acierto el sentido del humor para bajar la tensión

49 Buen criterio Mostrar siempre criterios sencillos y positivos

50 Confiabilidad Mostrar tanta seguridad en sí mismo, que despierte la confianza de la gente

Competencia de Operativos de Planta y Oficinas (OOP)

1 Autosuficiencia Valerse a sí mismo para cumplir con éxito sus tareas

2 Vigilancia Mostrar gran capacidad de vigilancia

3 Tranquilidad Moverse muy poco de su lugar de trabajo

4 Asertividad Nunca ofrecer disculpas

5 Coordinación con la autoridad Preguntar a su supervisor ante cualquier duda que se presente

6 Verificación del trabajo Verificar repetidamente sus actividades ya realizadas

7 Perfección en el trabajo Asegurar que todos los detalles sean correctos

8 Empuje Manifestar esfuerzo incansable, manteniendo alta calidad en su trabajo

9 Cumplimiento de órdenes Seguir todas las órdenes con precisión

10 Versatilidad Actuar con rapidez para contrarrestar la rutina

11 Servicio Dar servicio a clientes internos o externos

12 Perseverancia Mostrarse siempre incansable

13 Análisis mecánico Armar objetos o máquinas

14 Aprovechamiento del tiempo Siempre aprovechar al máximo el tiempo

15 Habilidad visomotora Realizar actividades que requieran coordinar la vista con los movimientos manuales

16 Aplicación de normas Apegarse con exactitud a todas las normas y procedimientos

17 Comportamiento ético Mostrar en alto grado honestidad y ética laboral

18 Movilidad Poder movilizarse con rapidez

19 Eliminación de riesgos Actuar apegándose a lo conocido y probado

20 Comunicación a distancia Ser más efectivo en su comunicación por otro medio que cara a cara

21 Adaptación a rutinas Realizar actividades repetitivas

22 Presencia Poder estar siempre presente en la acción cuando se le requiere

23 Precisión Lograr alta precisión en trabajo que exige mucho detalle

24 Autocontrol Mostrar tranquilidad y paciencia aún en emergencias

26 Operación mecánica Operar equipo mecánico

27 Atención visual y auditiva Poner mucha atención al obtener información telefónica o por medios electrónicos

28 Adecuación de criterio Acudir a manuales y reglamentos en cualquier situación dudosa

29 Moldeabilidad Sentirse cómodo bajo supervisión al realizar su trabajo

30 Proporción de ayuda Ofrecer ayuda efectiva a los que le rodean

31 Habilidad manual Efectuar operaciones manuales no complicadas

32 Manejo de crisis Poder manejar situaciones críticas

33 Dedicación Dedicarse por completo a las tareas que se le asignaron

34 Presencia de ánimo Mostrar alto grado de presencia de ánimo ante cualquier eventualidad

35 Concentración Dirigir su atención sobre pocos detalles durante largas horas

36 Detección de información Encontrar información revisando documentos diversos

37 Soporte a estructura Hacer su trabajo bajo reglas rígidamente establecidas

38 Minuciosidad Realizar tareas que impliquen gran detalle

39 Compromiso Dedicar todo su entusiasmo al cumplimiento de cada actividad

40 Mantenimiento de inventarios Mantener actualizados conjuntos de objetos o datos

41 Facilidad de relación Entablar relaciones fácilmente

42 Capacidad de trabajar sin compañía Trabajar sin contacto con otras personas

43 Promoción Promover productos populares

44 Orden Mantener orden estricto en archivos, inventarios, bases de datos o similares

45 Cooperación Mostrar siempre actitud cooperativa

46 Autonomía Preocuparse por lo correcto o incorrecto de sus resultados cuando no se le supervisa

47 Buenas relaciones Trabajar armónicamente en un equipo de pocas personas

48 Altruismo Entregarse por completo a resolver las necesidades de otra persona

49 Disponibilidad Estar siempre disponible para realizar diversas tareas

50 Atención a lo general Trabajar sin preocuparse por los detalles