El proceso de aprobación de órdenes de compra mediante un BPM

Es bien sabido que la gestión y aprobación de órdenes de compra es uno de los procesos clave de toda organización. Implantar un flujo de aprobación de órdenes de compra puede ser complejo debido a la enorme variabilidad del proceso en función de la naturaleza, cantidad o imputación de los productos o servicios incluidos en la solicitud inicial. Sin embargo, hacer un esfuerzo y analizar con detenimiento todas las condiciones del proceso con el fin de automatizarlo mediante un software BPM puede traernos innumerables ventajas. Entre ellas, podríamos destacar las siguientes:

• Reducción de los tiempos de ejecución. Mediante un correcto modelado del proceso desde la generación de la solicitud de compra inicial hasta su aprobación final, podremos conseguir que las solicitudes de compra se dirijan automáticamente a los perfiles validadores correspondientes en función de los criterios que establezcamos. De esta forma, eliminaremos tiempos de desperdicio haciendo que cada solicitud pase solo por las manos de quien debe gestionarla.
• Coordinación automatizada de las tareas que intervienen en el proceso. Una vez el proceso sea orquestado bajo un motor BPM, será él mismo el que se encargará de distribuir las tareas correspondientes a todos los agentes involucrados, asignándoles un tiempo y prioridad de ejecución y proporcionándoles la información necesaria para poder resolver el objetivo en el tiempo marcado.
• Obtención de trazabilidad completa de todas las operaciones de compra. Secuenciando el proceso, las personas autorizadas podrán conocer en todo momento en qué estado se encuentra la solicitud sin necesidad de establecer medios de comunicación con los agentes involucrados. Además, el hecho de disponer de trazabilidad de todas las ejecuciones podrá ayudarnos a extraer conclusiones que con el tiempo nos permitirán optimizar y mejorar el ciclo del proceso en nuestra compañía. 

BPM, la herramienta de workflow

BPM se puede definir como herramienta de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas de cualquier naturaleza (procesos), ya sea dentro de un departamento o de manera transversal en toda la compañía, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos. Entre muchas otras áreas de negocio entre las que podría intervenir un sistema BPM, se encuentra todo el conjunto de procesos que lleva a cabo un departamento de compras. La correcta implementación y utilización de un software BPM asegura la optimización de los procesos de adquisición ayudando a cumplir de manera efectiva el cumplimiento de las políticas empresariales y reduciendo los costos y tiempos del mismo.

Características de un proceso de aprobación de órdenes de compra

El primer paso para automatizar nuestro proceso de aprobación de órdenes de compra mediante un software BPM es realizar el modelado del proceso. La dificultad de esta fase dependerá de diversos factores:

• El número de usuarios que intervengan en el proceso (solicitantes, aprobadores, compradores, autorizadores, etc).
• El número de criterios que se establezcan para dirigir la aceptación de las solicitudes de compra, así como el número de criterios que se establezcan (si los hay) para dirigir la aceptación de órdenes de compra ya generadas.
• La flexibilidad y tratamiento de las solicitudes y órdenes de compra. ¿Podrán ser modificadas por todos los usuarios que intervienen en el proceso? ¿Durante que periodos de tiempo? ¿Cuáles son los hitos que definen la transformación de la solicitud en orden de compra? ¿Cuáles son los hitos que definen la autorización final de la orden y volcado de datos correspondientes en nuestro ERP?
• El número de eventos que intervienen en el proceso (envío de correos electrónicos automáticos, procesos de carga de datos, generación de documentos asociados al proceso de compra, etc). En muchas ocasiones puede ser útil dejarnos asesorar por un consultor especializado en la materia que sea capaz de traducir nuestras necesidades y plasmarlas de manera efectiva en el modelado del proceso.

Los integrantes del departamento de compras serán las figuras clave de este workflow. Son los usuarios que recibirán las solicitudes de todos los integrantes de la organización y decidirán si generar las órdenes de compra asociadas a las mismas. Además, también deberán poder introducir órdenes de compras directamente y modificar los datos de cualquier solicitud (si se parametriza de esta forma). Es común encontrarnos con órdenes de compra ya enviadas a nuestros proveedores y preguntarnos por quien, y qué departamento fue generada, cuál fue su imputación, quién fue el usuario que realizó la solicitud inicial, a que departamento pertenece y por que usuarios fue aprobada. La obtención de esta ansiada trazabilidad es una de las ventajas más notables que nos ofrece una herramienta BPM. Además, podríamos acceder a ella mediante solo un golpe de vista.

La generación de la solicitud

La operativa habitual de una compañía comprende llamadas o envío de correos electrónicos por parte de los usuarios de la compañía hacia el departamento de compras donde se refleja la solicitud de pedido. En algunos casos hasta se remite un archivo Excel donde se reflejan de manera ordenada los artículos o servicios sobre los cuales se quiere realizar la compra.

La bandeja de entrada de los compradores se encuentra saturada, con información dispersa que suele acabar llevándonos a efectuar más llamadas para clarificar los motivos o detalles exactos de la solicitud. ¿De verdad es esto lo más eficiente para nuestra compañía?

A través de un sistema BPM podremos diseñar un formulario de solicitud dinámico donde incluir todos los aspectos obligatorios y opcionales que debe incluir el peticionario cuando genere la solicitud. También podremos estandarizar la primera tarea y que el departamento de compras reciba la información necesaria para poder tomar una decisión de la manera más eficiente posible.

Además, podremos configurar eventos que generen solicitudes de compra periódicas de manera automática sin que ningún usuario tenga que intervenir en las mismas.

La revisión de la solicitud y posterior generación de la orden de compra

Una vez generada la solicitud podríamos establecer que otro usuario tuviese que aprobarla antes de que llegue al departamento de compras, este sería el perfil de usuario aprobador. Este usuario generalmente suele ser un responsable de departamento, de área o de proyecto. Podríamos modelar el proceso de forma que este responsable tan solo pudiese aprobar o rechazar las solicitudes o que también pudiese editarlas y procesar su envío al departamento de compras.

Se definiría el proceso de forma que, al generar la solicitud, solo llegara al responsable del departamento o proyecto al que esté asociado la persona que lo genera, de manera inteligente. Además, recibiría un correo electrónico recordándole que tiene una solicitud por revisar en el momento que se genere, las posibilidades que nos ofrece una herramienta BPM son inmensas.

Una vez revisada, si así es como decidimos modelar el proceso, pasará al departamento de compras. Podremos decidir si el buzón de recepción de tareas de este departamento es compartido, de forma que todos los compradores puedan revisar las solicitudes, o definir compradores específicos en función de proyectos, departamentos, naturaleza de los artículos de la solicitud, etc.

Una vez el comprador decide aprobar la solicitud, ya no será necesario introducir de nuevo los datos en nuestro ERP, estos se volcarán de manera automática mediante un proceso de carga. De esta forma el departamento trabajará de forma más eficiente. Además, podremos definir condiciones para establecer que solicitudes de determinados artículos, servicios o importes, queden aprobadas y generada su orden de compra automáticamente.

Una vez generada la orden de compra, podremos decidir si tiene que pasar por algún autorizador más antes de quedar cerrada y enviada al proveedor o si se hará de manera automática con su generación. Un aspecto importante es que la persona que recibe la solicitud u orden de compra en su buzón, siempre podrá acceder a su trazabilidad; conocer por que personas ha sido tratada, en que fechas y ver las acciones realizadas.

En conclusión, es evidente que automatizar los procesos de nuestra compañía mediante una herramienta BPM es el primer paso hacia la excelencia operacional. En este post se ha ejemplificado un proceso de aprobación de órdenes de compra pero podríamos hablar de muchísimos procesos más (aprobación de facturas, altas de nuevos empleados, generación de contratos, gestión de reclamaciones…). Al fin y al cabo, lo importante es analizar bien todas las vertientes del proceso para aportarle flexibilidad y dotar a los usuarios que intervienen en el mismo de autonomía, proporcionándoles las herramientas e información que necesitan.