El reto de implementar un ERP

La implementación de un ERP puede suponer un auténtico desafío para muchas empresas. Aunque las ventajas de su puesta en marcha en las organizaciones es obvia, va ser normal encontrarnos con diversos obstáculos que pueden convertir un viaje apasionante en una pesadilla, si no tenemos en cuenta ciertos aspectos previos que tienen que ayudarnos a que el proceso sea un éxito.

Una de los más normales es encontrarnos con la resistencia y falta de compromiso de los miembros de la organización ante el nuevo sistema.

Es crucial por tanto abordar esta problema desde el principio, involucrando en la toma de decisiones a todas las áreas involucradas en el cambio y comunicando claramente los beneficios que a medio y a largo plazo puede proporcionar un ERP, tanto a la compañía como a los usuarios.

El subestimar los costes asociados a la implementación del nuevo software puede llegar a ser un auténtico quebradero de cabeza. No sólo tenemos que planificar con mucho cuidado la adquisición de la herramienta. Tenemos que considerar también la formación del personal, los costes de mantenimiento y el de la personalización del propio ERP.

Y contemos siempre con otros gastos imprevistos que pueden surgir a lo largo de todo el proceso, como puede ser el solicitar nuevas adaptaciones sobre la marcha, algo más frecuente de lo que puede parecer en principio.

Realizar una planificación financiera adecuada y real es clave para evitar sorpresas desagradables más adelante.

En esta línea es clave realizar una consultoría previa de necesidades, antes de iniciar el proyecto. Muchas empresas pasan por alto la fase de evaluación previa antes de elegir un ERP.

El realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades y requisitos dela compañía ayudará a seleccionar la solución más adecuada, ya que tendremos claras las capacidades y limitaciones del ERP antes de su implementación.

Es muy común sentir la tentación de personalizar en exceso el ERP, que puede llevar a incrementar la inversión a realizar, bien por peticiones, bien por los problemas de integración y/o dificultades técnicas que conlleven ciertos requerimientos realizados.

Nos referimos con ello a garantizar de antemano la compatibilidad de la solución con toros sistemas de gestión existentes, minimizando interrupciones durante la implementación y asegurando una transición fluida de todo el proceso de cambio

Para conseguirlo puede ser conveniente tener un enfoque modular, implementado gradualmente funciones según las necesidades específicas de la empresa. Ello facilita la transición y evita complicaciones innecesarias o desembolsos más altos de lo previsto.

Y no olvidemos la escalabilidad de la solución a elegir. Cuando pensamos en elegir un ERP debemos también pensar a largo plazo. Es vital elegir una solución que pueda crecer con la empresa.

Con ello garantizamos una inversión a largo plazo y evitará la necesidad de cambiar de sistema cuando nuestras necesidades cambien y el software no pueda dar respuesta.

Implementar un ERP puede ser un viaje apasionante. Pero como todo viaje la planificación previa es crucial para el éxito del mismo.

No olvidemos que un nuevo sistema de gestión empresarial afectará a los procesos operacionales, a la adecuación de conocimientos del personal y a la respuesta que demos a las nuevas necesidades que puedan surgir.

Demasiados factores estratégicos, como para no pararse a identificar las necesidades reales de la empresa y establecer unos objetivos claros que nos eviten sorpresas futuras.