ERP en la nube. Pros y contras

En estos momentos de revolución y cambio tecnológico, los ERP en la nube se han convertido en una elección ideal, especialmente para microempresas y autónomos.

Pero como en todo hay ventajas y desventajas que debemos tener en cuenta para tomar una decisión estratégica sobre su implantación en nuestras organizaciones.

Uno de los aspectos más destacados que nos aportan los ERP's en la nube es su capacidad para ofrecer acceso global a toda nuestra información en tiempo real.

Nos aporta fundamentalmente flexibilidad para acceder a los datos de nuestra empresa desde cualquier ubicación, permitiendo a nuestros equipos colaborar de forma eficiente sin que importe la distancia geográfica. Todo el mundo puede acceder a nuestro sistema de gestión sin importar la ubicación.

Esta flexibilidad operativa se traduce en una mayor agilidad empresarial en todos los aspectos del management.

Otro factor diferencial de nuestra gestión desde una plataforma cloud es la propia escalabilidad que nos proporciona, permitiéndonos adaptarnos de forma rápida y sin interrupciones de gestión a los cambios que se puedan producir dentro de nuestra compañía, tanto en su estructura como en su tamaño.

A medida que la organización crece, el sistema puede escalarse, bien cambiando de gama o adquiriendo nuevos módulos integrados, satisfaciendo nuestras nuevas necesidades y garantizando su rendimiento óptimo en todo momento.

Esta escalabilidad dinámica es esencial en un entorno dinámico en constante evolución.

Por otro lado la carga de actualizaciones y mantenimientos recae en el proveedor de servicios en la nube, liberando tiempo y recursos en la gestión técnica del sistema, además del consiguiente ahorro de costes.

Esto garantiza que podamos utilizar siempre la versión más reciente del software de gestión, al tiempo que reducimos el riesgo de interrupciones operativas debido a problemas de mantenimiento.

Los costes son otro factor diferencial de tener un ERP en la nube. Sólo pagamos por el derecho a acceder a un servidor y utilizar la solución de gestión. Estos pagos generalmente son mensuales y pueden aumentar dependiendo del número de usuarios que utilicen el sistema, de los módulos adicionales que integremos en nuestro sistema de gestión, o del sector de actividad en el que se trabaje.

Es importante conocer que en este pago mensual se incluye el servicio, las actualizaciones y el mantenimiento.

Pero también debemos tener en cuenta otros aspectos para determinar si optamos por un ERP en la nube.

Aunque la accesibilidad global es claramente una ventaja, también puede ser un problema si nos movemos en entornos con conectividad a Internet inestable. La dependencia de una conexión fiable puede plantear problemas en áreas remota o durante interrupciones del servicio, impactando temporalmente en la productividad.

Otro factor a considerar son los costos continuados. Si bien a priori la implantación de un ERP en la nube es más económica que otras opciones, los costos continuos de suscripción pueden acumularse con el tiempo. Es crucial evaluar a largo plazo si estos gastos recurrentes se alinean con la estructura financiera de la empresa.

Uno de los aspectos que hasta la fecha ha frenado la adopción de los ERP cloud ha sido la incertidumbre por la pérdida de control de los datos que introducimos en un sistema remoto y que no es de nuestra propiedad.

Esto es especialmente relevante si trabajamos con datos personales. Es crucial asegurarse que el proveedor escogido cumple con todos los requisitos de la RGPD, para evitarnos problemas futuros y cargar con multas importantes.

Y por último debemos ser muy cuidadosos eligiendo proveedor, tanto por paradas por el mantenimiento como por no continuación del servicio.

En el primer caso el proveedor debe comunicar en todo momento cualquier parada del servicio por estas paradas, teniendo en cuenta que no podremos decidir cuando se realizan dichas paradas, quedando a decisión del proveedor.

En el segundo caso debemos garantizarnos la solvencia del proveedor de servicio. La explosión del mercado en el cloud ha atraído a multitud de empresas, pero algunas de ellas no tienen la capacidad, o no han podido, aguantar la competencia y han acabado cerrando.

En esta tesitura, es importante asegurarse que ocurre con los datos que se han introducido en el sistema, bien por cierre bien porque deseamos cambiar de proveedor y como se nos garantiza recuperarlos.

Aunque parezca que la implantación de un ERP en la nube puede ser fácil y rápido, no tener en cuenta estos factores pueden generar problemas costosos para la empresa y resultar una experiencia frustrante.