Elegir un software de facturación: consejos y recomendaciones para tu negocio

Un software de facturación electrónica es una herramienta de alto valor en toda empresa, ya que potencia diversos procesos. Algunos de ellos son la gestión contable y las ventas, dos aspectos clave para el éxito financiero y de crecimiento. 

Así que, si estás pensando en implementar este tipo de software, debes saber que será un aliado imprescindible para cumplir las metas de tu negocio. Sin embargo, sabemos que elegir un proveedor que cumpla tus expectativas no es tarea fácil. Por eso, hemos preparado unos prácticos consejos que te serán de gran ayuda. 

• Verifica la compatibilidad del software con el SRI 

El primer aspecto en el que te debes fijar al buscar un software de facturación es asegurarte de que sea compatible con el Servicio de Rentas Internas. Esto quiere decir que debe cumplir con las normativas y requisitos que exige. 

Este punto es de gran relevancia ya que la facturación electrónica es regulada por el SRI en Ecuador. Y ante cualquier incumplimiento o error, puedes recibir multas o sanciones, algunas de estas últimas como cierres o inhabilidad. 

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Para evitar estos inconvenientes, debes fijarte en varios aspectos clave, estos son: 

• Debe incluir firma electrónica para los documentos. 

• Asegúrate de que genere los comprobantes electrónicos en el formato requerido por el SRI. 

• Que cuente con un almacenamiento para documentos electrónicos bajo cumplimiento de las normativas vigentes. 

• Pegunta al proveedor si está esté certificado por el SRI, así tienes una prueba fiable de que cumple con las normativas. 

• Envío de comprobantes al SRI para su autorización en tiempo real. 

• Busca un software intuitivo y con soporte local 

Al momento de usar un software es importante que sea sencillo de usar, pues una herramienta compleja podría complicar los procesos. La tecnología se caracteriza por facilitar las cosas y ser intuitiva, así debe ser el sistema que elijas. 

Por eso, es ideal que busques programas de facturación electrónica en Ecuador que cuenten con una interfaz limpia y fácil de navegar. También procura fijarte en que las funciones cuenten con un etiquetado claro y que los flujos de trabajo sean lógicos. 

Al tener en cuenta lo que te mencionamos, estarás garantizando beneficios significativos, como los siguientes: 

• Reduces la curva de aprendizaje de tu equipo, aumentando la productividad. 

• Capacidad para abordar rápidamente problemas relacionados con el SRI. 

• Promueves la autonomía y la proactividad para explorar al máximo el potencial del software. 

• Agilidad y efectividad en los procesos de atención al cliente. 

• Compara precios y servicios adicionales 

El precio del sistema de facturación electrónica es otro de los aspectos en los que debes fijar tu atención, aunque no debe ser el único o principal. Lo recomendable es que contemples tu capacidad, pero también otros factores como: 

• Modelos de pago: es probable que, en tu búsqueda, encuentres diferentes opciones de pago con cada proveedor. Algunos te pueden ofrecen paquetes de facturación electrónica basados en el número de documentos emitidos o, por otro lado, aquellos que tienen tarifas planas por mes o año. Elige el que mejor se ajuste a tus necesidades. 

• Servicios incluidos en el plan: cada plan puede variar según el proveedor. Verifica cuáles son las características que cada uno incluye y si hay servicios adicionales, en caos que deseas añadirlos. 

• Costos ocultos: rectifica si en tarifas que te ofrecen incluyen capacitación o actualizaciones; y si estas tienen costo adicional. 

• Opciones de escalabilidad: esta es una característica importante, ya que puede que adquieras un plan pequeño, pero si creces puede que requieras más capacidad. Pregunta por los costos que se sumarian al momento de que tu negocio se expanda y requieras mayor capacidad. 

• Posibilidad de personalización: consulta si tienes la posibilidad de ajustar el plan según tus necesidades específicas. Por ejemplo, si puedes incluir o descartar módulos según la evolución de tus operaciones. 

A continuación, te mostramos los precios de las empresas de facturación electrónica más conocidas en Ecuador: 

• Costos ocultos: rectifica si en tarifas que te ofrecen incluyen capacitación o actualizaciones; y si estas tienen costo adicional. 

• Opciones de escalabilidad: esta es una característica importante, ya que puede que adquieras un plan pequeño, pero si creces puede que requieras más capacidad. Pregunta por los costos que se sumarian al momento de que tu negocio se expanda y requieras mayor capacidad. 

• Posibilidad de personalización: consulta si tienes la posibilidad de ajustar el plan según tus necesidades específicas. Por ejemplo, si puedes incluir o descartar módulos según la evolución de tus operaciones. 

A continuación, te mostramos los precios de las empresas de facturación electrónica más conocidas en Ecuador: 

Además, al poder integrar sus sistemas, podrás llevar un control más preciso de los ingresos, gastos y balances, todo en tiempo real. Siigo Contífico te ofrece múltiples integraciones con diversos sistemas contables, lo que facilita tu operatividad. 

Al integrar tus sistemas, también aseguras una sincronización completa y automática para gestión de facturas más efectiva. En resumen, será una acción estratégica altamente efectiva para la administración de tu negocio. 

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• Asegúrate de que el software crezca con tu negocio 

La proyección de crecimiento debe ser uno de los principales objetivos de un negocio y, para lograrlo, una administración efectiva es clave. Por esto, si estás transitando a la automatización de procesos, es esencial que los sistemas que implementes crezcan con tu empresa. 

Entonces, al elegir un sistema de facturación electrónica en Ecuador, es imprescindible que te cerciores de que este pueda crecer al ritmo de tu negocio. Es decir que, debe tener la posibilidad de escalar e integrar sus funciones. 

Es ideal que la integración de otras funciones no requiera cambiar de sistema o hacer grandes inversiones adicionales. Esto no solo evitará que incurras en grandes gastos, también te omitirá largos y tediosos procesos que puedan poner en riesgo tus datos. 

Muchos proveedores de servicios de facturación electrónica en Ecuador ofrecen planes que se adaptan a las necesidades de las empresas. Es decir que sus soluciones están pensadas para pequeños negocios, como microempresas, hasta grandes corporaciones. 

Siigo Contífico es uno de estos proveedores, que además de ser pionero en LATAM en desarrollo de softwares administrativos, también te ofrece soluciones integrales, competitivas e innovadoras. 

• Escoge un software que ofrezca seguridad avanzada 

Nos movemos en un mundo que gira en torno a lo digital, y los datos juegan un rol de gran importancia. Protegerlos es indispensable para proteger la integridad de tus datos financieros. 

Asimismo, debes proteger los datos de tus clientes, quienes también confían información sensible al comprar o adquirir tus servicios. Por eso, algunas de las medidas en las que debes fijarte son las siguientes: 

• Encriptación de datos: es una medida que hace que los datos sean ilegibles para cualquier persona que no cuente con la clave. 

• Autenticación multifactor (MFA): ofrece una capa adicional de seguridad al implementar múltiples formas de verificación antes de conceder acceso a los sistemas. 

• Actualizaciones y parches de seguridad: un proceso fundamental para proteger la información contra diferentes vulnerabilidades.  

• Actualizaciones automáticas para cumplir con las normativas del SRI  

Las normativas fiscales y tributarias cambian constantemente, por lo que estar al día de las actualizaciones es primordial para las empresas. Por ello, si tu software de facturación se actualiza automáticamente podrás tener la tranquilidad de cumplir con todas tus obligaciones. 

Ten en cuenta que la facturación electrónica es obligatoria en Ecuador, y las regulaciones que exige el SRI son estrictamente verificadas. Confirma con tu proveedor de interés que cuente con actualizaciones sencillas y prácticas que no afecten la funcionalidad del software. 

• Capacitaciones y materiales de ayuda 

Las capacitaciones y material de guía para dominar por completo un software de facturación, es necesario para alinear a los colaboradores de manera efectiva. No olvides corroborar esto con los proveedores con los que estás cotizando. 

¿Qué debe ofrecer un buen proveedor para una transición rápida y sin complicaciones? 

Finalmente, mencionaremos algunos de los factores que debes tener en cuenta para garantizar una transición a tu nuevo software de manera sencilla: 

• Tu nuevo proveedor debe garantizar que el proceso de transición sea fluido, y que la migración de los datos sea rápida y sin interrupciones en la operatividad. 

• Evalúa la capacidad del proveedor para ofrecer una integración sin problemas.  

• Garantiza que un equipo técnico te proporcione un acompañamiento y guía durante todo el proceso de implementación y transición. 

• Desarrolla un plan riguroso para evitar contratiempos y otro plan de acción en caso de que se presenten complicaciones. 

Siigo Contífico puede ser tu mejor opción 

El servicio de facturación electrónica que te proporciona Siigo Contífico es una opción completa y segura para la proyección de tu negocio, ¿por qué? Debido a las increíbles soluciones que ofrece, algunas de ellas son: 

• Software 100% en la Nube: te permite acceder a la información de tu negocio en todo momento y desde cualquier lugar. 

• Es seguro de utilizar: cuenta con robustos esquemas de seguridad que mantendrán tus datos alejados de ciberataques o crímenes cibernéticos. 

• Cuenta con actualizaciones automáticas: con Siigo Contífico no tienes que preocuparte ni gastar tiempo en verificar que cuentan con la última versión del sistema; puesto que este se actualiza automáticamente para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes. 

• Es un sistema integral: no solo es un software accesible, seguro y fácil de usar; también se integra de manera fácil con otros sistemas tecnológicos. Eliminando la necesidad de contratar por separado otros módulos o sistemas. 

• Tiene una interfaz de usuario intuitiva: es un software fácil de operar y su panel de control es intuitivo y amigable. Además, presenta información de manera clara y organizada, proporcionando una experiencia de usuario eficiente. 

• Es escalable: nuestro software se integra con otros sistemas y plataformas tecnológicas; al tiempo que puedes sumarle diversos módulos en caso de que el negocio crezca y requieras mayor capacidad.