Entornos VICAS: las empresas light

En relación con el disparador iniciado en el artículo anterior, las empresas en entornos vicas, en esta oportunidad desarrollaré el concepto de empresas livianas.

En ocasiones se escuchan frases del tipo «Dime cómo tratas a tus empleados y te diré quién eres» o «Dime en qué gastas tu presupuesto y te diré quién eres». Estas frases, como todas las frases hechas, son en parte falsas o, lo que es lo mismo, en parte verdades.  Sin embargo, creo que todo empieza unos pasos antes y la frase (hecha) debería ser «Dime cómo tomas tus decisiones y te diré quién eres».

A mí me gusta iniciar partiendo de los extremos, definir el negro, definir el blanco y a partir de ahí, pensar los grises, que es lo que nos interesa. Solo a fines didácticos, nada es blanco, nada es negro.

En el campo de la toma de decisiones podríamos poner en un extremo a las starup o pequeñas empresas y, en el otro, a las corporaciones o grandes empresas.

Podemos resumir el espectro en la siguiente imagen:

Las empresas livianas son un punto intermedio dentro de este espectro, las cuales se caracterizan por tener un proceso de toma de decisiones definido, ágil y basado en información relevante. Es decir:

·         Quién, cuándo y cómo se toman las decisiones se encuentra predefinido. Esto da una estructura básica a cada toma de decisión, que puede ser replicada en cualquier momento que se necesite de forma rápida y consistente.

·         El proceso de decisión se mantiene sencillo, sin «burocracia» excesiva, lo que permite minimizar los tiempos de toma de decisión.

·         Se realiza un esfuerzo por disponer de información relevante. Es decir, se debe contar con la información justa para que la decisión se pueda tomar de forma informada. Aquí tanto el exceso como la falta de información son situaciones igualmente negativas.

·         Se deja registro de la decisión tomada y sus los motivos/hipótesis que la impulsaron (drivers).

Mantener el proceso de toma de decisión liviano cobra particular importancia en los entornos vicas, dado su alto grado de cambio y ambigüedad.

«The insight moment»: podemos vislumbrar que las pequeñas empresas, al tener procesos de toma de decisión más rápidos y ágiles, pueden ser más aptas para los entornos vicas. Esto es cierto. Sin embargo, los grandes desafíos que enfrentan las pymes son:

·         Sus procesos de decisión son por lo general de one shot o «de un solo tiro», es decir, tienen poco, casi nulo, margen de error y una mala decisión puede tener impactos irreversibles en su salud financiera.

·         El proceso de toma de decisión está muy centrado en el dueño o socio fundador el cual tiende a ser muy reacio a profesionalizar este tipo de procesos (desconfianza, resistencia al cambio, simple inercia).

Pasemos a la acción:

Si estamos al frente de una pequeña organización, el desafío es definir un proceso formal de toma de decisión que brinde al dueño o socio fundador la información relevante y que lo rodee de los colaboradores clave en el momento de análisis. Además, debe quedar registro de la decisión tomada (un email sencillo, nada de grandilocuencias) y cuáles fueron las hipótesis o datos que la impulsaron. Esto permite, a posteriori, si es necesario, analizar cuáles fueron los drivers que impulsaron la decisión tomada y dónde estuvo el acierto o el error.

Preguntas claves:

1.       ¿Tenemos un procedimiento escrito de cómo se toman las decisiones? En este caso, no me refiero a un gran procedimiento, si no más bien, una estructura simple que organice y dé un lineamiento básico al proceso. Hago esta aclaración dado que, los lectores que trabajan con procedimientos estándar en sus organizaciones, pueden estar pensando en un documento formal, extenso y detallado. No me refiero a eso.

Aquí la sencillez justa es lo que debe prevalecer.  

2.       Si ya tenemos un procedimiento, ¿se sigue dicho proceso o hay que revisarlo para que sea funcional?

Hacer un procedimiento que no se aplica es, quizás, la peor pérdida de tiempo.

3.       ¿Tengo implementada una base de datos o sistema de información que me permita obtener información relevante? En este caso, la IA (inteligencia artificial) puede ser una gran herramienta (trataré acerca de esto en futuros artículos).

En conclusión, la implementación cuidadosa de estas pequeñas mejoras en el proceso de toma de decisiones mantiene por un lado al proceso «liviano» y, por otro lado, aumenta significativamente su grado de profesionalismo que se traduce en repetitividad y consistencia. Esto marca, a largo plazo, una gran diferencia. ¿Qué diferencia? Concretamente, que el largo plazo exista.

No hay largo plazo para las pymes sin buenas decisiones.

Bueno, decido terminar el artículo en este punto y me pregunto: ¿será la velocidad de respuesta la única gran ventaja de las pymes respecto a los grandes actores del sector?

Aportes, ideas y experiencias son bienvenidas.

Buen fin de semana para todos!

Nico.-