Ganar tiempo para lo realmente importante

Las personas suelen realizar sus actividades diarias sin reflexionar sobre ellas. 

La vida contemporánea se caracteriza por ofrecer un sinnúmero de estímulos y distracciones, así como por su rapidez. A lo largo de un día normal de oficina, los profesionales intentan cumplir el mayor número de tareas posibles: asisten a reuniones de trabajo, responden correos electrónicos, atienden a sus colegas, cumplen con sus obligaciones específicas y más. Al mismo tiempo, es frecuente que miren sus teléfonos móviles para revisar notificaciones, acceder a sus redes sociales y a otras formas de entretenimiento digital. Ante este panorama, no es raro que no logren encontrar el tiempo para realizar las actividades que realmente importan y cumplir sus proyectos. 

“Reacciona ante todo lo que tengas delante de ti. Responde. Llena tu tiempo, sé eficiente y termina más tareas. Estas son las reglas predeterminadas del ‘club de los ajetreados’”. 

Las personas suelen llevar a cabo sus rutinas diarias sin reflexionar sobre el objeto de su atención. Aunque este automatismo brinda la sensación de rapidez, la realidad es que resulta poco eficiente y no contribuye a lograr los objetivos más importantes, ya sean profesionales o personales. Si se desea realizar las actividades que se han pospuesto durante largo tiempo, se necesita una estrategia que lo proteja del automatismo con el fin de estar preparado para centrarse en ellas y evitar caer recurrentemente en las distracciones. 

“La mayoría de los consejos sobre la gestión del tiempo están escritos por superhombres, o hablan de ellos, pero no encontrarás ‘superhumanidad’ en estas páginas”. 

Make Time es un método de cuatro pasos que le permite ganar tiempo para lo importante. 

Sin embargo, hay que tener en cuenta que el objetivo no debe ser tener más tiempo para hacer más, sino tener tiempo para hacer las cosas que realmente importan. Buscar más tiempo para hacer más es una trampa, puesto que nunca ha de ser suficiente y siempre estará tentado a seguir haciendo y a sentirse culpable en caso de no hacerlo. En cambio, enfocarse en las actividades que valen la pena le dará la satisfacción necesaria y el estímulo para cumplir con su trabajo. 

Make Time consiste en cuatro pasos diarios que le permitirán asegurarse de cumplir con sus actividades fundamentales: 

1. “Prioridad” – Elegir una actividad importante en torno a la cual organizar su día. 
2. “Láser” – Mantener su atención concentrada en sus objetivos. 
3. “Energía” – Gestionar su energía mediante el descanso y la alimentación. 
4. “Reflexión” – Evaluar su desempeño y mejorar. 

Cada día debe elegir una sola “Prioridad”. 

Aunque a lo largo de la jornada se deben cumplir numerosas tareas, no todas son iguales ni lo motivan igual. Priorizar una sola por encima de las demás le permite concentrarse mejor y organizar su día más fácilmente con el fin de alcanzar sus mayores objetivos. 

“Lo primero que aprendimos es que algo mágico sucede cuando empiezas el día con un objetivo de alta prioridad”. 

Desde luego, esto no significa que realizará solamente una tarea, sino que planificará su día en función de una sola. De este modo, al final del día, estará seguro de haber hecho algo que realmente importa. La Prioridad del día puede ser cualquier ámbito profesional, personal, familiar o incluso meramente lúdica, pero debe ser algo que incida positivamente en las cosas que valora realmente. Existen tres factores a considerar para la elección de una prioridad: 

• Urgencia – Siempre hay tareas queden ser completadas a la brevedad, incluso para el mismo día: cumplir con una entrega de trabajo, preparar la cena para unos invitados o ayudar a su hija con una tarea escolar pueden ser una Prioridad si usted lo decide. 
• Satisfacción – Algunas actividades le producen una satisfacción especial, muchas veces de índole personal: escribir algunas páginas de una novela o buscar destinos para sus próximas vacaciones serían un ejemplo. 
• Alegría – Las actividades lúdicas o placenteras, como asistir a fiestas con amigos o jugar con sus hijos, pertenecen a esta categoría. 

Según sus circunstancias, puede elegir una Prioridad de cada una de estas categorías, según le convenga. Es recomendable que se destinen alrededor de 90 minutos diarios para realizar su Prioridad. Puede definirla previamente o puede elegirla en el momento, según su humor y necesidades, de una lista previamente elaborada en donde registre todas las tareas y actividades importantes. Al comenzar su día, escriba la Prioridad en una hoja en blanco para enfocarse. Si al final no la cumplió, puede escribirla de nuevo al día siguiente. Asimismo, pude repetirla para crear un hábito o para avanzar en un proyecto importante. 

Las tareas rutinarias y menos valiosas, como responder correos, organizar documentos o realizar llamadas, deben realizarse juntas en un solo día, en la medida de lo posible. Esto significa que una vez a la semana la Prioridad será cumplir con todas esas pequeñas tareas que pueden agruparse. La tranquilidad de cumplir con ellas con regularidad le permitirá concentrarse en sus otras actividades el resto de la semana. Escribirlas todas en diferentes listas le ayudará a gestionarlas con más facilidad. 

Para conseguir mayores resultados al emprender sus proyectos, es conveniente que priorice la misma actividad durante varios días continuamente, y dividirla en subtareas durante una semana. Cuando se realiza la misma actividad durante varios días, el cerebro se acostumbra y la realiza con mayor concentración y eficacia. Por el contrario, cuando cambia de proyecto de un día a otro, la mente necesita de un periodo determinado cada vez para adaptarse a la nueva tarea y alcanzar la mayor concentración y rendimiento. 

“Recuerda que no todas las tácticas funcionan igual para todo el mundo, incluso para nosotros dos”. 

Es necesario gestionar eficientemente su agenda, a fin de cumplir su meta prioritaria. 

Debe seleccionar el momento del día en que llevará a cabo su prioridad, preferentemente en la mañana, y hacer todo lo posible para mantener ese espacio de tiempo libre. Para fines prácticos, puede considerar que se trata de un horario reservado para una junta importantísima, que no puede cancelar. Esto implicará por supuesto agendar otras actividades del día que deberá cumplir antes o después de su horario reservado para su actividad prioritaria, a fin de cumplirla con tranquilidad. Lo más recomendable, por extremo que parezca, es agendar con el mayor detalle cada una de sus actividades. En caso de que surjan contratiempos que amenacen con alterar su horario, puede reducir el tiempo de otras actividades o agruparlas en un solo periodo. 

En el caso de los compromisos sociales y las reuniones de todo tipo, siempre es posible cancelarlas o reducir su duración. Las personas comprenderán si usted es sincero y les explica sus razones. Lo más recomendable es aceptar solo las invitaciones que sean pertinentes para su contexto. 

La atención es como un “Láser” que busca apuntar a su objetivo sin perderlo. 

La era digital ha traído consigo distracciones cada vez más eficientes y sofisticadas. Las plataformas como Facebook, YouTube y Twitter compiten intensamente por la atención de los usuarios. Mientras las personas usen más sus productos, las empresas ganarán más dinero. Es por esta razón que los productos de entretenimiento digital, incluida la televisión y los videojuegos, son tan adictivos y una fuente tan poderosa de distracción, a la cual estamos predispuestos. Las distracciones no solo roban el tiempo que se destina a ellas, sino que inciden negativamente en la concentración: tras ser distraído, el cerebro necesita varios minutos para volver a enfocarse. 

“Cuando, en lugar de ir y venir entre la distracción y la atención, te sumerges en el modo Láser, no solo estás ganando tiempo para lo más importante, sino que estás ganando tiempo de calidad”. 

Es más eficiente poner límites a las distracciones, que lidiar con ellas. 

Si las distracciones no aparecen, su concentración puede apuntar a su objetivo, sin el riesgo de perderlo. En este sentido, el teléfono móvil debe usarse en el modo “sin distracciones”. Es recomendable eliminar todas las aplicaciones posibles, incluidas redes sociales, hasta dejar una pantalla de inicio en blanco. También es posible eliminar los inicios de sesión automáticos en sus cuentas personales; esto le hará más complicado acceder a ellas y distraerse. Por supuesto, hay que eliminar las notificaciones automáticas de sus dispositivos. Usar un reloj de pulsera puede ser una buena estrategia para ayudarle a alejarse del teléfono móvil. 

La conexión a internet pude limitarse. Por ejemplo, puede seleccionar un periodo del día durante el cual estará desconectado e informar de ello a sus colegas. Los dispositivos digitales pueden alejarse para limitar su uso; por ejemplo, puede dejar el teléfono móvil y cualquier objeto que sea una distracción potencial en una habitación contigua. Siempre debe identificar cual es su fuente de distracción más poderosa y tener una estrategia al respecto. Es aconsejable colocar el televisor en un área de la casa donde se reduzca la comodidad de usarlo, o guardarlo temporalmente y cancelar las suscripciones. Es preferible comprar contenidos cuando realmente desee verlos, en vez de tener a su disposición todos los programas como una distracción potencial. 

El correo electrónico debe recibir una atención específica: es conveniente revisarlo solo una vez durante la noche y vaciar la bandeja de entrada una vez por semana. No es necesario responder inmediatamente; basta con cumplir con un plazo de veinticuatro horas, siempre y cuando no se esté en el servicio de atención al cliente o en un negocio donde la rapidez sea necesaria. 

Un cambio de actitud puede mejorar su concentración. 

Vale la pena estar consciente de que seguir fervientemente a un equipo de fútbol o participar activamente en redes sociales puede traerle satisfacciones que no poseen valor real y que lo distraen de los objetivos verdaderos de sus relaciones interpersonales. Cuando limita sus canales de comunicación con el mundo, puede distinguir con mayor claridad qué personas deben permanecer cerca de usted y quiénes no, así como qué información es verdaderamente importante. Leer las noticias o acceder a sus redes sociales una vez por semana bien puede ser más que suficiente. 

“Un minúsculo tuit puede crear un cráter de treinta minutos al día con facilidad, y esto es sin contar los costes de cambiar entre tareas”. 

Aunque resulta obvio, vale la pena recordar que, mientras trabaja, debe procurarse un lugar calmado y silencioso. Preparar su ambiente mejora la concentración. Escuchar música con la que acostumbre trabajar de manera concentrada puede ayudarle a reforzar el hábito de enfocarse. También es útil trabajar con un temporizador visual o sonoro con el fin de administrar sus tareas, y dividirlas en periodos cortos. Asimismo, es mejor trabajar con una fecha límite, por lo menos imaginaria, para trabajar con mayor intensidad. 

Actividades como la meditación y los paseos por el campo benefician su concentración. Disfrute del silencio y la tranquilidad para no saturarse. Tener tiempo libre es fructífero para resistirse a la automatización, incluso en su vida personal. En el caso de sus relaciones familiares y afectivas, notará que son momentos en los que vale la pena poner el máximo de su atención. 

Disponer de “Energía” durante todo el día, es posible con una estrategia apropiada. 

Cuando se experimenta cansancio, se rinde menos y es más fácil distraerse. Para mantener la energía y la concentración es necesario procurarse la alimentación, el descanso y los cuidados apropiados. El ejercicio físico, además de beneficiar la salud, revitaliza y aumenta su energía. Lo más recomendable es realizarlo moderadamente. 

Si es posible, es ideal integrar la actividad física a sus actividades diarias. Por ejemplo, puede ir andando o en bicicleta al trabajo, o realizar tareas del hogar para mantenerse activo. Subir las escaleras y realizar actividades físicas siempre es una buena estrategia para mantenerse en forma cuando no se dispone de tiempo para ir al gimnasio. Asimismo, son recomendables los programas de entrenamiento diario que toman solo algunos minutos y pueden realizarse incluso en la oficina. 

“Nacimos para andar. En la historia de la evolución humana, la capacidad de andar erguidos llegó antes que el cerebro grande, pensante”. 

Por supuesto, una buena alimentación es imprescindible para mantenerse sano y con energía durante el día. Los alimentos deben ser principalmente plantas. Asimismo, los alimentos azucarados no son recomendables, puesto que reducen su nivel de azúcar tras una breve subida de energía, lo que resulta contraproducente. 

El sueño adecuado también es fundamental para mantener su energía diaria. El dormitorio debe ser oscuro y silencioso. Antes de ir a la cama, es primordial apagar las luces y suspender el trabajo un poco antes. De acuerdo con sus circunstancias, puede destinar la noche o la mañana para realizar sus actividades. Sin embargo, siempre será preferible iniciar su jornada lo más temprano posible, a fin de aprovechar mejor su día y seguir los patrones naturales humanos de actividad. Si trabaja de noche, debe preparar su espacio y liberarlo de interrupciones para aprovechar esas últimas horas. Antes de empezar con su sesión nocturna, puede tomar un refrigerio y distraerse un poco para lograr la mayor concentración. 

La “Reflexión” sobre su desempeño le permite mejorar. 

Es recomendable que cada día realice una pequeña reflexión sobre su desempeño para conocer poco a poco cuáles son las mejores estrategias y las dificultades que enfrenta para cumplir con su Prioridad. Igualmente, puede otorgar una calificación del uno al diez a la calidad de su energía y concentración durante el día, así como tomar algunas notas sobre las variaciones a lo largo de la jornada. Así, puede conocerse mejor y llevar un control de su progreso y maximizarlo. 

Fuente : Libro Make Time por Jake Knapp creador de la estraategia del sprint semanal.