Tres Claves para Mejorar tu Efectividad Diaria

¿Quién no ha “procrastinado” (postergado) en alguna ocasión?... De hecho, la mayoría somos procrastinadores con cierta frecuencia. Según los datos el 20% de las personas son procrastinadores crónicos.  ¿Te sientes identificado/a? 

Todos tenemos algo que queremos o que sabemos que necesitamos hacer, pero nos resulta difícil, y por ello lo evitamos. Y en algunas ocasiones, esta tarea aparentemente difícil es una de esas actividades que con seguridad nos va a proporcionar una mayor satisfacción al lograrlo, además de una mayor productividad. Podríamos decir que, en general, son las Tareas de Alto Impacto (TAI), es decir, actividades o tareas que, de ser realizadas en tiempo y forma, nos van a dar un alto retorno de la inversión en tiempo, especialmente en el largo plazo. 

Normalmente nos cuesta iniciar estas tareas “mas duras” pero también es cierto que una vez las empezamos, es bastante mas fácil de lo esperado el mantenerse en ellas. Es algo así como aparcar un camión o una bicicleta… aparcar una bici es fácil y ni siquiera nos planteamos no hacerlo… encontrar un hueco es sencillo, pero… aparcar un camión… ya es “arena de otro costal” … y nos da una gran pereza ni siquiera el plantearlo… y sin embargo… sabemos que pueden aparcarse y que aquellos que los conducen, lo hacen con total normalidad.

Si queremos mejorar nuestra productividad, hay 3 mecanismos que pueden ayudarnos a enfocarnos es esas TAI (Tareas de Alto Impacto), aun en el caso de que realmente sean mas complejas:

1.     Empieza tu día con tus TAI y búscales un lugar en tu calendario 

No basta con pensar en esas tareas… Además de haberlas identificado, es necesario que las hayamos planificado y tengan un lugar en nuestro calendario, de tal forma que estemos aumentando así las probabilidades de llevarlas a cabo. 

Recuerda que, a la hora de planificar y llevarlo a tu agenda diaria, no es necesario que todas las actividades estén reflejadas, pero si aquellas que has identificado como Tareas Clave y especialmente las Tareas de Alto Impacto. 

De esta forma, si te acostumbras a trabajar en estas tareas a primera hora de tu jornada, tu productividad diaria se verá claramente aumentada. Tengamos en cuenta que, a medida que avanza el día, nuestra energía va siendo menor y, por lo tanto, nos cuesta mas enfocarnos.  Si dejamos esas TAI para ultima hora del día, es bastante probable que terminemos por aplazarlas.  Usa tus niveles de energía mas altos para esas Tareas Clave.

“Las cosas que se quieren... Solo se alcanzan cuando uno corre tras ellas.”Elisabet Benavent 

2.     Utiliza un Lenguaje Positivo en las conversaciones contigo 

Con frecuencia asociamos actividades de alto impacto con actividades complejas o de mayor dificultad. Esto nos suele llevar a sentir miedos, o a pensar en los fallos o incluso empezamos a dudar de ser capaces… y todo esto va dejando huella en nuestra mente. Cuando le damos espacio a esos miedos, inmediatamente estamos saboteando nuestra motivación, nuestra capacidad de enfoque y, por consiguiente, nuestra productividad. 

Si empiezas a pensar que no vas a ser capaz de hacer algo, esto aumenta las probabilidades de que ni siquiera empieces dichas tareas. Es lo que habitualmente llamamos “creencias limitantes” … conversaciones contigo que te limitan. 

Por esa misma razón, si te empiezas a hablar desde la posibilidad, desde creer que eres capaz, (aunque para ello admitas que necesitas aprender algo nuevo o solicitar algún tipo de apoyo) el impacto es diferente y tienes mas ganas y mas fuerzas para iniciar esas tareas claves. 

Si aprendemos a desarrollar una mentalidad ganadora, nos resultará más fácil tener un comportamiento mas proactivo en toda tu actividad, incluso ante las tareas mas complejas. 

“Los compromisos con nosotros mismos y con los demás y la integridad con que los mantenemos son la esencia de nuestra proactividad. Allí también reside la esencia de nuestro crecimiento” (Stephen Covey)

3.     Solo empieza…1,2,3 y… ¡a por ello! 

Hasta ahora nos queda claro desde una perspectiva racional lo que necesitamos hacer para no procrastinar esas actividades claves, pero, aun así, aun planificando en el calendario las actividades en el lugar mas correcto, llega el momento de empezarlas y… ¡No lo hacemos! 

Y esto es así porque realmente no hemos tenido en cuenta la parte emocional de nuestro cerebro…si queremos realmente empezar, nuestras emociones deben ser las adecuadas para lograrlo… no nos va a bastar solo la lógica. 

¿Qué podemos hacer?... poner en marcha un Sistema de Activación Acelerada. Algo tan simple como el tradicional…1,2, 3… ¡a por ello! Y empezar sin mas dilación antes de que tu mente racional te empiece a convencer de que esa tarea es demasiado compleja o difícil.  

Más allá de la procrastinación

No solo es necesario tener una actitud proactivacuando hablamos de postergar… la proactividad se convierte en una habilidad clave para asumir el protagonismo de tus resultados y ser el líder de tu vida y tu desarrollo profesional. Estoy hablando de algo que seguramente ya has oído mencionar en muchas ocasiones: asume tu papel de protagonista de tu propia vida. 

Y no nos equivoquemos… asumir nuestra responsabilidad plena sobre lo que nos acontece y sobre nuestros resultados no es un acto de ingenuidad… no se trata de mirar todo con gafas de color rosa… sabemos de las dificultades y las tenemos presentes para actuar desde las áreas en las que realmente tenemos influencia. 

Revisa en que actividades inviertes tu tiempo y tu energía para ser mas consciente de tu grado de proactividad. Identifica en que áreas te concentras, si pones mas foco en lo que puedes gestionar o en aquello que no está bajo tu control (de tal forma que te sirve de excusa para no hacer). 

Como decía Stephen Covey, hay 2 opciones posibles: 

a) Ser proactivos, y centrarnos únicamente en nuestro círculo de influencia. Adoptar una actitud positiva y esforzarnos por mejorar aquellas cosas que están bajo nuestro control.

b) Ser reactivos, pensar en lo que está fuera de nuestro círculo de influencia, pero dentro de nuestro círculo de preocupación, es decir, circunstancias sobre las que no tenemos control.

Si eliges centrarte en lo que te resulta mas complejo y no en lo que puedes cambiar, tu circulo de influencia será cada vez mas pequeño y, además, estarás dando el control de tus resultados a la propia vida… Si tu no tomas el control de tu vida…de tus acciones, de tus decisiones… será la vida quien tendrá el control sobre ti y tus resultados.

Espero que estas reflexiones te hayan sido útil…y además de tener las claves para dejar de postergar esa tarea que no terminas nunca de empezar, puedas aplicar esa misma actitud a tu desempeño profesional, a tu rol como líder. 

Si quieres saber como puedo acompañarte a lograrlo de forma más rápida, no dudes en contactar conmigo. ¡Hablemos sin compromiso!