Gerenciamiento Gastronómico Estratégico. Post-Covid-19

El ADN de los “Costos ocultos”

MI GRANITO DE ARENA. Con la idea de ayudar a los Emprendedores, Propietarios, Gerentes y Accionistas de la industria Gastronómica, a Identificar e implementar indicadores Claves de gestión, para evitar que este flagelo llamado costo oculto, se transforme en un verdadero  “agujero negro”, que unido a la  inflación, ahogan la economía de las empresas, repercutiendo negativamente, en la calidad y rentabilidad final de productos y servicios

Sabemos que hasta el más ínfimo detalle repercute en la rentabilidad final, y que los costos ocultos, tal como la palabra lo indica están allí. Pueden ser tangibles o intangibles y generalmente pasan inadvertidos por los sistemas contables de gestión, los costos ocultos son señales  de ineficiencia que acaba provocando un gasto innecesario por dejadez, poca planificación o mal uso de los recursos.  Ejemplo: alta rotación de personal,  consumibles, gasto excesivo de electricidad, agua, combustible, papel, materias primas, etc.  

¿Cómo detectar Costos ocultos?

En principio debo decir que es casi imposible poder individualizar y analizar los costos ocultos de un proceso de producción o servicios, sin antes hacer un seguimiento en toda la trazabilidad del producto y los factores que interactúan e influyen en forma directa o indirectas en todos los procesos involucrados en una gestión Gastronómica.

Como siempre lo afirmé, no existe un problema  que no lleve en sí mismo el germen de la solución así que vamos a avocarnos a descifrar el ADN del costo oculto. Si decimos que el precio de venta es igual al costo total del producto más la ganancia, quiere decir que hasta el más ínfimo detalle repercute en los costos y en la Rentabilidad final.

Muchas veces el cliente interno, el Cliente externo y los proveedores, están conforme porque tiene sus necesidades y expectativas ampliamente satisfechas. Pero los accionistas no obtienen retorno por el capital invertido O sea, nos dirigiremos al análisis de los detalles que hacen a la relación Causa- Efecto de los costos

Hoy más que nunca es de vital importancia crear el concepto de la mejora Continua, el arte de Gerenciar en época de crisis económica. No está en ser un experto solucionador de problemas sino en evitarlos. La mejor forma de evitar no conformidades es saber planificar, coordinar recursos, Humanos, financieros y tecnológicos, transferir información- formación- responsabilidad y en algunos casos autoridad para la toma de decisiones, el arte de prevenir tiene los siguientes pasos en cuanto al control de los costos presentes o futuros:

En este caso vamos a hablar de  (gestión ya establecida) lo primero que debe hacer un gerente es saber qué tiene, cuánto tiene y en qué condición lo tiene.

Primer paso: al hacerse cargo de un restaurante ya establecido

1. Inventario general de materias primas, maquinarias y enseres valorizados a precio actual
2. Listado de proveedores: para saber si estamos comprando al proveedor correctamente desarrollado, y si se tomó en cuenta el ABC. Que hace a la contratación de proveedores, Calidad de productos al menor costo-Calidad de entrega y reposición- Calidad de formas de pago
3. Relevamiento y costo de masa salarial: para saber si no estamos superando el rango promedio del presupuesto asignado a este Ítem, cuadro de horarios y tareas de cada uno: para asegurarnos que no haya sobrecarga de personal o de extras en horas muertas
4. Información de costos discriminados por ítems de los últimos tres meses: cuando lo tenga, divida el total por 90 y le dará la media de costos, si lo divide por la venta acumulada de este periodo le dará la rentabilidad bruta final , esta información nos permitirá marcar prioridades
5. Altas, bajas y ausencias del personal de los últimos tres meses: esto le dará una idea del impacto causado por este costo de rotación, ausentismo y eventualmente de indemnización, y de esta manera  podrá implementar mejoras en las políticas de recursos humanos para evitar esta No-conformidad
6. Revisar la habilitación del negocio, los certificados de fumigación, de matafuegos, libretas sanitarias etc. (al hacer esto nos evitamos tener un gasto (costo oculto) por el pago de las multas y las consecuencias que pudieran acarrear el no cumplimentar con este requerimiento de ley, como clausura temporaria etc.)
7. Porcentajes de encuestas de satisfacción: omitir este paso puede acarrear graves problemas económicos al restaurante por ausencia de clientela, estar atento a las críticas y sugerencias del Cliente a las fechas de cumpleaños, y días especiales es de vital importancia para tener un restaurante con afluencia continua
8. Libro de quejas y sugerencias. Lea y actué en consecuencia, felicitando por una labor de excelencia y corrigiendo las quejas apuntadas por el cliente
9. Reunión pre-apertura: es muy importante antes de la apertura del restaurante. Reunir al personal de cocina y salón para repasar si la operativa está cumplida, salón y personal de salón impecable en la presentación, fajinada de vajillas y cristalería, y con el personal de cocina ver si la carta está completa o falta algún plato de la carta en este caso tomar nota para ver donde surgió la falla , preguntar al Chef si hay algún plato para sugerir ( por exceso de stock)
10. La carta: estamos en un momento económico crítico con alta fluctuación de costos, por lo que hay que estar atentos a los precios de la carta y a menú con alto costo en su composición
11. Marketing directo: Tarjetas postales, emails, newsletters, tele marketing o llamadas de teléfono, cupones, folletos y catálogos, mensajes. etc. etc. “Todo este arsenal sirve”

Mi consejo es simple y más directo” para fidelizar Clientes. Ejemplo: si el precio promedio del cubierto es de $ 500.- y en la mesa el promedio fue de $750.- invitación del café, si el promedio supero los $ 800.- invitar copa de Champagne, si el promedio supero los $ 1500.- una tarjeta de invitación para un menú ejecutivo para cuando el cliente elija venir o si prefieren un Champagne de la casa en el momento, el que cumple años no paga. etc.

 Analizar en profundidad toda la documentación existente nos dará una información muy aproximada del cuadro de situación operacional y de los costos ocultos. (En el caso extremo de no contar con ninguna información eso también nos marcara mejor que nada como actuar, como verán siempre hay algo para hacer)

 A: Inventario

•  Podemos encontrar materias primas, para ser decomisadas por vencimientos
• Materias primas que por volumen de ventas negativas están próximas a vencer
• Gasto de espacio y energía en mercaderías obsoletas o sin uso inmediato
• Problemas de contaminación cruzada
• Cacharros que ocupan lugar haciéndolo improductivo
• Maquinarias deficientes en su funcionamiento con mayor costo de
• Mantenimiento que el valor mismo de la máquina.

 B: Recepción de Mercaderías

• Podemos encontrar que no se pesan las mercaderías entrantes
• Que si se pesan y la balanza no anda bien
• Tenemos balanza pero no la usan y el proveedor se dio cuenta de ello
• Tenemos balanza, anda bien se usa pero entra menos mercadería en connivencia con el receptor
• Por razones de no cumplir en tiempo y formaron la acreencia
• En los pagos el proveedor mande mercadería defectuosa con alto desperdicio en su calidad
• Que las notas de crédito no queden debidamente registradas y no estén debidamente acreditadas en las futuras compras
• La persona por falta de entrenamiento almacene mal, manipule mal, produzca mal
• Por lo que cobra no este rindiendo de acuerdo a su expectativa de sueldo de acuerdo a esa función
• Que directamente desconozca su función principal y la negligencia sea por ignorancia ya que nadie le informo de cómo hacer las cosas, pero es de confianza siempre esta y por eso sigue en el lugar
• Por falta de una persona idónea alguien cubre su lugar y hace lo que puede
• Por llegar tarde tome lo primero que tiene a mano y no siga las reglas de lo primero que entra lo primero que sale

 RRHH. Cuadro de horarios y función de cada personal

• Información errónea, poco clara o ausencia de la misma en cuanto a información de costos de masa salarial  
• Altas, bajas ausencias Recargo por pagos de horas extras mal dadas
• Mala diagramación de francos y tareas del personal
• Caso omiso a las encuestas de satisfacción interna  

Tips que te servirán de guía, para una gestión en particular  No- superar el 5 % en artículos de limpieza y sanitizacion, el 20% en masa salarial y el 30% de A&B, tener el  control sobre estos indicadores y los demás costos intervinientes que dependerá de la estructura organizacional. (Costos de administración, canon,  distribución, amortización, costos financieros, etc.) Será  de vital importancia para lograr una rentabilidad aceptable y  sustentable

Hasta el próximo articulo