Digitaliza tu gestión administrativa

La gestión administrativa de la propiedad horizontal es una actividad que implica el correcto funcionamiento de las copropiedades, esto con relación a gastos, comunicaciones, pagos y recursos. 

¿Usas herramientas ofimáticas para la administración de tu conjunto? Si eres administrador o haces parte de las juntas de copropietarios, esta pregunta es para ti. La planificación y dirección de las actividades requieren un efectivo control que permite el alcance de resultados asertivos sobre los procesos efectuados en el bien inmobiliario.

Te cuento que hace unos años estuve administrando un conjunto en la ciudad de Bogotá, me pasaba los días ajustando cuentas de cobro, revisando los recibos de caja y sacando paz y salvos para mis residentes, recuerdo tener muchos documentos y pasar horas verificando que todos los datos que había escrito coincidían en cada uno.

Preferiría durar largas horas revisando documentos y así ahorrarme inconformidades al presentar informes de cartera en las asambleas de copropietarios. ¿Tú me entiendes verdad? Esto pasa siempre, dentro de esta gestión también se debe velar por las buenas relaciones. 

¿Puedes creer que actualmente la gestión de propiedad horizontal todavía continúa haciendo transición a la digitalización? 

De manera que todas estas funciones y actividades en su mayoría de ocasiones son asentadas de forma manual, lo que conlleva a un registro y almacenamiento de contratos, pólizas, cartera y protocolos en formatos tradicionales.

¿Te ha pasado que pierdes algún dato? O ¿Se te dificulta encontrar el registro de un pago? 

Probablemente dentro del proceso de administración que llevas a cabo, se disipan los tiempos de trabajo, ya que estos se ven acumulados mientras transcribes un documento, buscas facturas y llevas el control de los activos de la P.H., ocupando el doble de tiempo por cada función.

Las herramientas digitales se convierten en un elemento clave, para mejorar los resultados en tu gestión administrativa en las urbanizaciones, además de las actividades que llevas a cabo en tu diario vivir. 

¡Intégrate a la digitalización! 

Y mantén registros en tiempo real, imagínate tener a un solo clic o en un mismo aplicativo los datos financieros y logísticos de: residentes, visitantes, solicitudes de zonas comunes, vehículos y programación de eventos.

¿Intentas llevar a cabo una gestión efectiva?

Existen muchas estrategias que contribuyen a la efectividad en tu rol como administrador. Aquí te dejaré un listado de acciones que me han funcionado en mi camino laboral, sería ideal que inicies aplicando algunas y evalúes qué indicadores cambian en tu gestión. 

Recuerda que todos los conjuntos que administras pueden requerir un control diferente y seguramente las debes aplicar pensando en ese diferenciador:

• Mantén claros los objetivos y necesidades de tu comunidad.
• Genera canales digitales que te permiten una comunicación continua con las juntas de administración y tus residentes.
• Atiende de forma oportuna las PQR e intenta brindar una solución asertiva. 
• Contribuye en la capacitación de tus colaboradores y participa de espacios para actualizar tus conocimientos. 
• Integra en la nube los registros financieros: ingresos, gastos, recursos y cobros. 
• Gestiona técnicas de cobro que permitan el acceso digital a un histórico de pagos en tiempo real.
• Accede a la información desde cualquier dispositivo y soluciona los inconvenientes en tiempo récord.
• Utiliza correos automatizados para enviar circulares o comunicados a tus residentes, copropietarios y asambleas.
• Protege la seguridad de la información de tu propiedad horizontal, recuerda mantener activa la autenticación de datos.
• Realiza tus recaudos por medio de una pasarela de pagos

En tu rol de administrador, para llevar a cabo estas acciones ¿Te vales de estrategias? 

Seguro estas estrategias las construyes como opción de monitoreo y mejoras enfocadas a las instalaciones físicas de los conjuntos, el cumplimiento de pagos y las relaciones personales, además de la afluencia y necesidades entre los residentes con relación a la correcta convivencia.

No olvides que puedes complementar estas estrategias con una pasarela de pagos que apoye los recaudos y el acceso a informes en tiempo real y de forma automatizada. Gestionar los recaudos de tu propiedad horizontal desde una plataforma tecnológica te hará la vida más fácil. 

¿Estás listo para optimizar los tiempos en la gestión de tu propiedad horizontal? 

Cuéntame en los comentarios.

Próximamente estaré realizando El Seminario de Digitalización y Modernización de la Propiedad Horizontal donde aprenderás estrategias claves para llevar el control y facilitar tu trabajo.

¿Y cuál es la relación de la digitalización con la P.H.? Este 29 de junio lo vas a conocer. No lo olvides, tenemos una cita a partir de las 5:00.

En mi próximo artículo te compartiré el formulario de inscripción. 

Continúa atento a todas mis novedades y visita mi perfil de LinkedIn, estaré compartiendo información especialmente para ti. 

Nos vemos pronto...

Recuerda que en Botón de Pagos somos el aliado estratégico de tu propiedad horizontal en los medios digitales.