Goodbye oficina ¿moda o necesidad?

En la búsqueda de aprovechar al máximo los impactos de la revolución industrial 4.0, muchas organizaciones ya hablan de o empezaron su transformación digital.

Es en este contexto que se define que un habilitador clave en la transformación digital es el espacio de trabajo. Sin embargo, hay que tener cuidado pues no se trata de invertir en tener oficinas tipo Google, salas de reuniones de colores, llenar paredes con coloridos Post its, implementar el teletrabajo o dar horario flexible; en realidad se trata de tener una visión clara de cómo la competitividad, productividad y rentabilidad del negocio pueden tener un impulsador tremendo si se diseña una estrategia que integre (1) la cultura y la gente, (2) infraestructura y (3) el aprovechamiento de la tecnología vigente y emergente.

Empecemos hablando de las personas y la cultura. Si hablamos de Latinoamérica, un estudio de Gensler del año 2017 revela que los trabajadores latinoamericanos son muy eficaces cuando trabajan juntos y eso se demuestra con la manera como se invierte el tiempo. El 43% de la semana laboral promedio trabajan individualmente y el 47% restante, trabajando con otros sea de manera remota o presencial.

Ese estudio tiene sentido, así somos los latinoamericanos. Sin embargo, hoy en día existe la sensación de que la tecnología absorbe y hace olvidar lo que pasa alrededor. Yo reto esa sensación e invito a reflexionar. Por ejemplo, hace 40 años, en que no había ni Internet ni celulares como los conocemos hoy; el periódico era un distractor e inclusive la televisión. Es decir, siempre habrá distractores, no es de hoy. Por lo tanto, en realidad el reto para las organizaciones es conocer quién es su personal y encontrar los mecanismos para lograr una cultura en que prevalezca la conexión y el propósito compartido.

Por otro lado, es fundamental el alistamiento de las personas para esta revolución. ¿Tener miedo a perder el empleo por obsolescencia o porque una “aplicación” hace mi trabajo? ¿O boicotear un producto innovador por temor a que me desplace? ¿O cómo ser una empresa atractiva para las futuras generaciones? Creería que es natural, así reaccionamos los seres humanos cuando algo nos asusta. Sin embargo, las empresas deben gestionar la transformación y hacer que los empleados se sumen. La persona es el centro, aún no hay tecnología que supere la sensibilidad humana. Se debe trabajar en programas para desarrollar nuevas capacidades y competencias, incorporar personal nuevo que sea mentor del personal que tiene más años en el trabajo. La adecuada mezcla de gente con experiencia en el negocio y gente con capacidades emergentes; será una ventaja clara hoy.

Piense también en el hecho que además de alistar a las personas, se trata de alistar a la organización para recibir a gente que hoy tiene 10 ó 15 años, que quizás no le motive ir a trabajar a un lugar con un horario específico, es más que no considere un diferencial el horario flexible o el teletrabajo. Fíjese que un riesgo para su empresa en el futuro cercano es no contar con personal que quiera trabajar en su compañía. Frente a ello, ¿qué acciones ha tomado?

En resumen, frente la estrategia de desarrollo del talento humano y su cultura; se deberá preparar personas con nuevas habilidades digitales y aún con ello, mucho más cercanas entre sí; que dominen las tecnologías vigentes y estén dispuestas a experimentar con tecnologías emergentes; que valoren la diversidad y encuentren otras formas de ser productivos y por tanto, siempre busquen su vigencia. Y por supuesto ello requerirá un estilo de liderazgo diferente en que prime la confianza y “des jerarquización”, un liderazgo 4.0.

Pasando al segundo punto, Infraestructura. Según Gartner, hay varios estudios que revelan la conexión entre el espacio físico de trabajo y la experiencia del empleado medida en productividad y compromiso.

Con la transformación digital, la organización repiensa sus procesos y sus sistemas de trabajo. El trabajo deja de ser un “lugar al que vas” a ser “algo que haces” en cualquier momento y sitio.

Entonces, ¿es solo cambiar la infraestructura? ¿es crear más espacios abiertos? Pues va más allá de ello, se trata de vincular el propósito de la empresa, con su gente y cultura y diseñar espacios de trabajo -sea físicos o virtuales- que habiliten la transformación. Y si bien es cierto se pueden ver muchos ejemplos en Internet o usar los espacios de Coworking que aumentan cada día; sería muy útil recoger información directamente de los empleados: ¿qué imaginan?, ¿qué sueñan?, ¿qué esperarían? Y ¿qué no quisieran? Dicha información debidamente recolectada y analizada, ayudaría a que los colaboradores se comprometan más y se sumen a la solución; y por otro lado, la organización podría priorizar sus intervenciones y determinar los indicadores clave para medir el retorno de la inversión en infraestructura.

En un ejercicio que hice el año pasado, en una empresa, descubrí que más allá de la edad o la formación, las personas tenían intereses comunes: esperaban espacios disponibles según necesidad, segmentación y situación; sitios sin dueño, despersonalizados, que permitieran tanto la concentración individual como la conversación, colaboración y co-creación. Buscaban espacios que permitieran conectarse y desconectarse, que se adaptaran a las nuevas necesidades de las personas.

Al indagar más por la desconexión, se descubrió que ahora que se podía trabajar en cualquier momento y lugar, era importante dar lineamientos pues no podía pasar que alguien estuviera trabajando todo el día, cualquier día, sin darse cuenta. Sin embargo, se vio que ello tenía que ver mucho más con la persona, estilo de liderazgo y políticas de la empresa, que con la infraestructura o la tecnología en sí.

Y finalmente, el tercer punto, la Tecnología que hoy permite absolutamente todo. Se cuenta con herramientas para trabajo individual y de colaboración, que brindan agilidad y efectividad. Ya hay integración entre los dispositivos personales y empresariales; hay conexión y movilidad además que se dispone de información integral con “un click”. La administración de la seguridad presenta retos diferentes y más grandes, pero es parte de. El punto es que la tecnología está, lo importante es tener la oportunidad de conocer lo que existe y por ello los referenciamientos o casos de uso son útiles, el acceso a experiencias en el mundo es un diferencial; experimentar y explorar ya no es un derecho sino un deber. Las áreas de tecnología deben repensarse y entender que es obsoleto pensar que solo a través de TI los usuarios tendrán soluciones, el acceso a las soluciones de tecnología se democratizó y por tanto los tecnólogos tenemos la oportunidad de Reinventarnos.

Como se habrá visto, más que de una oficina, hablamos del Trabajo del Futuro, en que componentes fundamentales son la persona, cultura; tecnología e infraestructura. “Adiós oficina”, seguro que sí como espacio físico asignado permanentemente a una persona. En esta era de revolución industrial 4.0; el concepto de oficina se amplía y despersonaliza de modo tal que las personas encuentran más espacios físicos y virtuales, en el tiempo, para ser más productivos y encontrando el balance en todos los aspectos de su vida.

¿Me da competitividad y es diferencial? Sin dudarlo ¿Se requiere inversión? Por supuesto que sí. ¿Es moda? Por supuesto que no, es realidad. ¿Es ventajoso? Absolutamente ¿Yo lo necesito? Si se hace esa pregunta, preocúpese por descubrirlo a la brevedad. ¿Cómo medir su impacto? ¿Cómo empiezo? Muchas preguntas e infinidad de respuestas que invito a explorar y así desaprender para volver a aprender y tomar acción.

Espero que este artículo sea de utilidad y lo haya animado a poner un punto más en su agenda de transformación digital.

Silvia Lorena Dioses Farfán

EXATEC, Master en innovación, MBA, Ing. Informática