Incidencia del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) en la Tesorería y Facturación

El nuevo sistema de llevanza de libros registro a través de la Sede electrónica de la Aeat, en vigor a partir del 1 de julio del 2017, supone grandes cambios para las empresas. Este proceso pretende controlar el fraude fiscal y, en teoría, facilitar los procesos administrativos. En la práctica supone la coordinación de departamentos a lo largo de todo el mes, no solo en fechas de cierre. ¿Qué problemas se presentan y cómo resolverlos? En este artículo ofrecemos soluciones para las previsibles incidencias financieras, de facturación y relativas a la organización.

Empresas sujetas al SII

Son las grandes empresas (volumen de operaciones anual superior a seis millones de euros), las agrupaciones de entidades y las inscritas en el REDEME (Régimen Especial de Devolución Mensual), todas obligadas a presentar declaraciones mensuales. Por otra parte, se puede optar voluntariamente por este régimen.

Consejo: Si no se es gran empresa, optar por el REDEME y el SII puede favorecer a profesionales y pequeñas empresas con pocas facturas o que quieran acceder a las devoluciones de IVA con prontitud.

Plazos

El SII requiere facilitar a la Aeat la información relativa a las facturas expedidas y recibidas, incluidas las operaciones intracomunitarias, en un período de tiempo muy corto tras su emisión/grabación. El plazo de 4 días naturales, excepto sábados, domingos y festivos nacionales, se amplía a 8 días en el semestre de adaptación del 1 de julio a 31 de diciembre del 2017. Sin embargo, los registros de bienes de inversión pueden presentarse hasta el 30 de enero del año siguiente. Además, para facilitar la labor administrativa de las firmas, la Agencia Tributaria concede de forma permanente 10 días más para presentar las declaraciones periódicas.

Consejo: Es importante planificar las presentaciones sin apurar los plazos, sobre todo al principio. Es previsible que haya incidencias informáticas.

Información exhaustiva

Este es uno de los principales inconvenientes del SII. Los registros incluyen los datos habituales de los libros registro, pero también información de las facturas: tipo de documento, descripción de la operación, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales, etc. Esta exigencia complica muchísimo el procedimiento. Es importante tener en cuenta que el SII requiere enviar información muy amplia varias veces al mes. Se incrementa la carga administrativa de forma considerable. Es también previsible que haya problemas informáticos con alguno de los muchos campos a cubrir.

Consejo: Se recomienda empezar con pocos registros hasta comprobar que el proceso funciona correctamente. Una adecuada adaptación de los ERPs facilita el suministro de información.

Facturación

Las grandes empresas facturan varias veces al mes por motivos financieros, porque los vencimientos suelen hacer referencia a la fecha de la factura. En compañías grandes hay varios departamentos y trabajadores afectados por el SII, por lo que han de estar coordinados. En el pasado, los plazos eran importantes para el cierre; pero, a partir de ahora, que uno de los empleados no haga sus tareas o se ausente, incide en todo el proceso.

Consejo: Además de la planificación de las operaciones a facturar, es aconsejable delimitar claramente las funciones de cada empleado, fechas de facturación y protocolos a seguir.

Tesorería

En línea con lo comentado en párrafos anteriores, la liquidez de la empresa puede verse afectada por el SII. El mayor plazo para presentar autoliquidaciones es una ventaja, que probablemente se anule por la necesidad de reducir el volumen de operaciones facturadas a lo largo del mes y la concentración en fechas de cierre.

Consejo: Es importante revisar plazos y condiciones de clientes y proveedores. Puede ser conveniente facturar durante el mes solo aquellas operaciones de importes elevados, para reducir carga administrativa y suavizar el impacto en Tesorería.

Administración

Aumenta el volumen de trabajo en Administración y afecta a varias áreas: Contabilidad, Facturación, Clientes, Proveedores... Sea como sea la organización del departamento, la coordinación es imprescindible para afrontar este cambio con seguridad y tranquilidad. Como pequeña ayuda, la sujeción al SII elimina la obligatoriedad de presentar en la mayoría de los casos el 390, 347 y 340 (ya se verá qué pasa con el 349), según corresponda a cada caso particular.

Consejo: Planificación y control de procesos para garantizar que todos los trabajadores implicados entienden la importancia de cumplir sus tareas en tiempo y forma. El feedback de los implicados es beneficioso para mejorar la implantación del sistema.

Para finalizar, quiero insistir en la importancia de planificar, controlar y cuantificar la implantación del nuevo sistema. Es un cambio significativo que requiere cumplimentar registros con muchos campos. Como suele ocurrir en estos casos, hay incidencias. Estas se minimizan con la implicación de todos los afectados, comunicación entre los departamentos y revisión de procedimientos.

Más información sobre normativa SII en la Aeat.