Integración y Sistemas Integrados - Inter y Multidisciplinariedad

Hoy día es común ver y hablar de sistemas ERP, sistemas integrados, integración de sistemas, y esto de alguna manera nos lleva a asumir actualización y disponibilidad inmediata de información, en tiempo real, on-line, procesos de toma de decisión inmediatos y efectivos basados en esa información generada a través de estos sistemas.

El obvio elemento clave en estos sistemas es la Integración, pero, esta normalmente se ve solamente a nivel de ese “ente” abstracto que es el sistema; de alguna manera el usuario de estas aplicaciones da por sentado que por el simple hecho de que el diseño del sistema es integrado, la integración está dada por sí sola, se da de manera automática, y es poco en lo que puede aportar o influir en ella, o inclusive, causar algún tipo de daño.

Llega un punto en que todos asumen que son “los sistemas” quienes toman las decisiones y se pierde de vista que los sistemas están diseñados y operados por las personas, por lo que, aún en esta cresta tecnológica se convive con riesgos no comprendidos, demostrándose a la hora de un “crash”, que las personas que diseñan, construyen, operan y controlan a los sistemas —no “los sistemas”— son responsables de los desastres.

Las TIC han evolucionado de una manera tan vertiginosa, que ya en algunos sistemas ERP se dispone en su “core” de elementos de inteligencia artificial (IA), y lo sentimos en instrumentos más sencillos como el predictor de textos en nuestro smartphone, en las búsquedas a través de los navegadores de internet, en los servicios de amazon o e-bay (sólo por nombrar dos), que en el análisis de nuestras visitas, consultas y compras, nos sugieren artículos con mucho sentido en base a nuestra preferencias, o el mismo Youtube, en las opciones que nos muestra en su página de inicio y las sugerencias subsecuentes en base a las escogencias de videos efectuadas.

La integración entonces va más allá de que el diseño del sistema sea integrado, exige la integración tanto de las personas que los diseñan como de las que los operan. El adecuado engranaje de las normas y procedimientos que rigen los principios que norman los procesos, por lo que, en consecuencia, estos procesos administrativos también deben estar integrados y en sintonía con la integración de procesos que brinda “el sistema”, en su diseño, configuración y subsecuente operación.

Integrar tecnologías, normas y procesos, pone énfasis en el llamado efecto mariposa (“El aleteo de las alas de una mariposa se puede sentir al otro lado del mundo”), por ejemplo, el registro de la ejecución de una operación de un movimiento de almacén tiene un efecto que llega hasta los estados financieros, por lo que si el proceso diseñado en el sistema o los procedimientos seguidos en el área del almacén no se encuentran apropiadamente engranados, harán que la acumulación en la inconsistencia de las operaciones y/o de la información suministrada al sistema, afecten de manera negativa esos estados financieros y en consecuencia la asertividad del proceso de toma de decisiones se verá afectada.

La multidisciplinariedad mantiene que cada disciplina o área mantiene sus preceptos, normas, procesos y métodos. La interdisciplinariedad, en cambio, se asocia a una mezcla de las disciplinas que se integran, en consecuencia, la integración de sistemas tiene que balancear ambos aspectos de una manera natural en donde la combinación de ellos genere un producto homogéneo, coherente y efectivamente funcional.

La gestión de proyectos de diseño y construcción de sistemas integrados no escapan a la ineludible multidisciplinariedad implicada y en la interdisciplinariedad asociada a la conexión de áreas diferentes en sus enfoques y necesidades, las operaciones logísticas deben integrar procesos de procura, almacenamiento, reserva, disponibilidad, ventas, despacho, distribución, producción, control de calidad, planificación de necesidades, planificación de producción, planificación de mantenimiento, con procesos financieros de pagos, cobros, gestión de caja, flujo de caja, manejo de efectivo, nómina, para finalmente, obtener los tan ansiados estados financieros y reportes auxiliares requeridos para establecer la conducción de la organización y el estado en que se encuentra la misma.

El papel de la gerencia y el liderazgo juega un papel fundamental en el diseño y construcción de un sistema integrado, porque si bien quienes diseñan y construyen son especialistas en computación, informática y sistemas, deben ser capaces de amalgamar armónicamente estas diferentes áreas, uniendo sus características en el todo que se requiere integrar.

La implantación de sistemas tampoco escapa a este fenómeno de multidisciplinariedad e interdisciplinariedad, y es notablemente impactado por el hecho que implica cambiar una manera de hacer las cosas a otra manera de hacer las cosas, lo que genera roces, choques, inconformidades entre las personas, eventos propios de un cambio de cultura procedimental que se mitigan con una adecuada comunicación y un correcto proceso de gestión del cambio, y en ambos casos los conceptos de liderazgo y gerencia deben llenar asertivamente todos los espacios vacíos presentes en ese proceso de gestión del cambio.

Finalmente, y como ya señalamos algunos párrafos atrás, la correcta operación de los sistemas combina en su concepción integrada la multidisciplinariedad e interdisciplinariedad ineludiblemente presente en la actividad diaria, la cual, también debe ser liderada y gestionada adecuada y asertivamente.