Juntas efectivas, el santo grial de las organizaciones
Pocas cosas pueden afectar de manera tan severa la productividad de una organización como las juntas que se exceden en duración y que llegan a pocos o ningún compromiso de acción. La mayoría de organizaciones saben como llevar y dirigir una junta efectiva, sin embargo la realidad al momento de aplicación difiere de la teoría. Es por eso que debemos enfocarnos más en actitudes y competencias de los participantes que en cualquier otro factor como los principales para lograr tener una junta altamente efectiva. Los siguientes 4 puntos tienen como intención ayudarnos a manejar mejor nuestro tiempo y por consecuencia la efectividad de nuestras juntas laborales.
- Juntas congruentes y objetivos claros - La efectividad de una junta nace de la congruencia entre los temas a tratar y los puntos discutidos por los participantes. Es tener una agenda pre-establecida para asegurar que los puntos a revisar no son de carácter informativo, o que pueden verse fuera de junta entre dos o tres actores y no con toda la mesa directiva.
- Actores relevantes – Las juntas efectivas tienen como requisito un número limitado de participantes que pueden tomar decisiones sobre los temas tratados. El tener de manera habitual personas que no pueden abonar a la discusión o peor aún, que abonan desde el desconocimiento, entorpecen los procesos de intercambio de ideas. Un síntoma claro es que temas de 10 minutos se dilatan al doble o triple de tiempo.
- Competencia de síntesis y claridad – Uno de los principales enemigos de las juntas altamente efectivas son las personas que tienen o creen tener el don de la palabra. Son aquellos participantes que opinan de cualquier tema haciendo presentaciones o inquisiciones que redundan en los mismos puntos y que llevan nuevamente a la reflexión en lugar de la acción. Es fundamental poder expresar puntos y opiniones de forma sintética y clara para aprovechar el conocimiento de todos los actores invitados y así poderlo llevar a acciones.
- Documentación de compromisos y seguimiento - La prueba final de una junta efectiva es que los acuerdos adquiridos durante la sesión queden documentados de una forma que se les pueda dar seguimiento oportuno. Marcar responsables y fechas de revisión nos permite ver el nivel de avance de cada iniciativa. Es cerrar la junta con broche de oro.
La realidad es que muchas organizaciones sufren de “juntitis”, ya sea por el volumen de juntas o por la duración o falta de efectividad de las mismas. La mejor solución es ayudar a todos los participantes de cada junta a dejar su ego y protagonismo atrás para poder trabajar en conjunto por las metas de la organización.