CAPSULA 4: RUTA DE TRABAJO PARA IMPLEMENTAR UN MODELO DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO

En la definición de un Modelo de Abastecimiento Estratégico es importante tener en cuenta 4 etapas que ayudaran a definir de una mejor manera el valor agregado de un modelo de este tipo a la cadena de valor empresarial.

Destaco varias etapas en este proceso:

1. Definición de la Matriz de Abastecimiento Estratégico

a. Costo de la compra

b. Complejidad del mercado del proveedor

c. Requerimientos técnicos para la compra del bien o servicio

La gestión eficaz del abastecimiento es crucial para el éxito operativo y financiero de cualquier organización. Para lograrlo, se emplea una herramienta fundamental conocida como MATRIZ DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO, la cual se estructura considerando tres aspectos fundamentales: el costo de la compra, la complejidad del mercado del proveedor y los requerimientos técnicos específicos para cada bien o servicio.

El primer aspecto para considerar al construir una matriz de abastecimiento estratégico es el costo de la compra. Este factor no se limita únicamente al precio de adquisición inicial, sino que abarca el análisis del costo total de propiedad (#TCO) a lo largo del ciclo de vida del producto o servicio. Esto incluye costos de mantenimiento, logística y posibles costos ocultos que podrían surgir durante la relación comercial con el proveedor.

La complejidad del mercado del proveedor es otro elemento crucial que influye en la matriz estratégica. Este aspecto abarca la evaluación de la estabilidad financiera del proveedor, su capacidad para cumplir con los volúmenes de pedido requeridos y su posición en el mercado en términos de competencia y capacidad de innovación. Entender esta complejidad permite mitigar riesgos relacionados con la dependencia de un solo proveedor y asegurar la continuidad del suministro.

Los requerimientos técnicos específicos son el tercer pilar sobre el cual se fundamenta la matriz de abastecimiento estratégico. Cada bien o servicio, de acuerdo con el (o los) negocio(s) que atiende, tiene características técnicas particulares que deben cumplirse para garantizar su rendimiento óptimo dentro de los procesos operativos de la organización. Evaluar estos requisitos con detalle ayuda a identificar proveedores que no solo pueden cumplir con las especificaciones técnicas, sino que también pueden ofrecer soluciones innovadoras y adaptativas a las necesidades específicas del negocio.

La interrelación de estos tres aspectos clave dentro de la matriz de abastecimiento estratégico es fundamental para la toma de decisiones informadas y fundamentadas. Equilibrar eficiencia financiera, adaptabilidad a condiciones de mercado cambiantes y el cumplimiento de especificaciones técnicas precisas asegura una estrategia de abastecimiento robusta y adaptable a las dinámicas del entorno empresarial.

La construcción de una matriz de abastecimiento estratégico no solo optimiza los recursos financieros y operativos de una organización, sino que también fortalece su capacidad para responder de manera eficiente a las demandas del mercado y mantener su competitividad a largo plazo.

2. Catalogación de proveedores

Un sólido proceso de catalogación de proveedores es fundamental para optimizar el abastecimiento empresarial. Este proceso inicia con la comprensión detallada de las necesidades del negocio y los requisitos específicos de cada familia de bienes o servicios. Agrupar los proveedores por estas categorías facilita una evaluación exhaustiva que considera no solo el costo y la calidad de los productos o servicios, sino también la capacidad de innovación, la estabilidad financiera y la experiencia operativa de cada proveedor. Asi mismo, el soporte y la compatibilidad del proveedor con los objetivos estratégicos de la empresa juegan un papel crucial en la selección final. Este enfoque integral asegura que las decisiones de abastecimiento estén alineadas con las metas corporativas y promuevan relaciones duraderas y mutuamente beneficiosas con los proveedores seleccionados.

3. Definición de familias de compras

La construcción de familias de compras, ahora conocidas como categorías y subcategorías, es fundamental para implementar un modelo efectivo de abastecimiento estratégico, adaptable a diversos tipos de compañías. Estas categorías se dividen en segmentos como servicios administrativos, obras civiles, mantenimiento operativo y compras, cada uno diseñado para agrupar productos o servicios con características y requerimientos similares. Este enfoque permite una gestión más eficiente al optimizar la negociación con proveedores especializados y alinear las estrategias de abastecimiento con las necesidades específicas de cada área operativa. Además, la matriz de categorización puede ser personalizada según las particularidades de la compañía, asegurando que las decisiones de compra estén alineadas con los objetivos empresariales.

4. Definición de estrategias de compras y negociación

El diseño efectivo de estrategias de compra y negociación es esencial para implementar un modelo de abastecimiento estratégico que optimice los recursos y fortalezca la competitividad empresarial. Este proceso se fundamenta en seis macro estrategias que consideran la complejidad del mercado del proveedor, así como la complejidad del bien o servicio a adquirir, y su impacto en la gestión empresarial. Implica identificar y agrupar proveedores según su capacidad, experiencia y adecuación a las necesidades específicas de cada categoría de compra. Esta segmentación permite un enfoque más personalizado y estratégico en las negociaciones, maximizando la eficiencia y la calidad del servicio.

Es importante para el modelo, poder establecer alianzas estratégicas y el desarrollo de proveedores clave. Al colaborar estrechamente con proveedores seleccionados, se puede mejorar la capacidad de respuesta, la innovación y la calidad de los productos o servicios recibidos. Esta colaboración estratégica también facilita la negociación de términos favorables y la mitigación de riesgos operativos.

En cuanto a la optimización de procesos y la implementación de tecnología de compras. Automatizar y digitalizar los procesos de adquisición no solo reduce costos administrativos, sino que también proporciona datos analíticos cruciales para la toma de decisiones informadas. La tecnología de compras avanzada, como los sistemas de gestión de relaciones con proveedores (SRM) y los sistemas de gestión de compras (e-procurement), mejora la eficiencia operativa y facilita la colaboración con proveedores. A la gestión proactiva de riesgos y al cumplimiento normativo es importante hacerle un monitoreo permanente para evaluar y mitigar los riesgos asociados con proveedores, mercados y productos/servicios y garantizar la continuidad del negocio y proteger la reputación de la empresa. Cumplir con regulaciones y normativas locales e internacionales fortalece la posición competitiva en el mercado global.

A todo esto, se debe sumar el desarrollo de habilidades de negociación sólidas y estructurar contratos que sean equitativos y mutuamente beneficiosos para la optimización de costos, mejorar términos y condiciones, y establecer relaciones comerciales duraderas. La gestión continua de contratos asegura el cumplimiento de acuerdos y la maximización de los beneficios derivados de cada transacción.

Al final de todo este proceso, es importante un enfoque empresarial en la mejora continua y la evaluación de desempeño. Implementar un ciclo de retroalimentación constante con proveedores y con el cliente interno, permite identificar oportunidades de mejora y optimización en todos los aspectos del proceso de abastecimiento. Evaluar el desempeño de los proveedores según criterios establecidos asegura que las estrategias de compra sean dinámicas y adaptables a las condiciones cambiantes del mercado y las necesidades empresariales.

En conclusión, desarrollar un modelo de abastecimiento estratégico eficaz requiere la implementación coherente. Al considerar la complejidad del mercado del proveedor, la naturaleza del bien o servicio a adquirir y su impacto en la gestión empresarial, las organizaciones pueden mejorar significativamente su capacidad para responder a los desafíos del mercado global y alcanzar sus objetivos estratégicos a largo plazo.

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