La clave estratégica de un plan de Compras

"Los planes tienen poca importancia, pero la planificación es esencial.” – Winston Churchill

Esta frase me llamó la atención y aplica perfecto a lo que quiero tocar en el presente artículo, ya que en Compras, la planeación es fundamental para alcanzar una gestión exitosa. Un plan de Compras será el resultado de una gestión detrás que articule información, tiempos, personas y procesos, y eso no es tan facil, pero con los pasos correctos se puede alcanzar.

Cuando hablamos de un plan de Compras estamos hablando de una estrategia definida para abordar unas necesidades ya previstas de forma que se cumplan objetivos y se logren las mejores condiciones, con los mejores proveedores.

Si miramos un libro escolar, al comienzo de una unidad nos dice lo que se espera que se aprenda al final, pues bien, un plan de Compras nos da la hoja de ruta para saber qué comprarm en qué momento y buscando alcanzar qué objetivo.

¿Por qué necesito un plan de Compras?

Para saber qué comprar de forma eficiente y no estar perdidos a lo largo del año como el Chavo.

El plan de Compras es la hoja de ruta para establecer las acciones estratégicas, tácticas y operativas del área de Compras para cada año.

Podemos pensar que debemos mirar en cuatro direcciones: atrás, arriba, abajo y al frente. Así será nuestro modelo de plan de Compras llamado: Multidireccional.

Cada dirección corresponde a una etapa de la preparación del plan de Compras con puntos, responsables y acciones a revisar.

⬅️ATRAS:

Porque debemos analizar la ejecución del período anterior y respondernos preguntas como:

• ¿Cumplimos con los presupuestos establecidos?
• ¿Hubo faltantes de inventario o sobrecostos imprevistos?
• ¿Qué proveedores se desempeñaron mejor y cuáles no cumplieron con las expectativas?

Este análisis es importante porque a partir de ahí es que vamos a analizar si las causas que llevaron a cumplir o no, siguen estando presentes. Cada categortía debe ser analizada en su contexto e impacto, y no de manera uniforme o simplemente querer manejar un porcentaje global de sobre ejecución o sub ejecución.

En este análisis se debe considerar variables como:

1. Cambios fuertes en el comportamiento de la demanda
2. Cambios en las fuentes de aprovisionamiento por escasez
3. Fluctuacione en la TRM de otras monedas
4. Aumentos o reducciones inesperadas en la planta de personal
5. Mal calculo del presupuesto anterior

Con ello, el análisis será más objetivo. El asunto es que muchas veces no se lleva un control de estas situaciones y cuando llega la revisión de ejecución presupuestal, nadie se acuerda de las situaciones que desencadenaron cambios inesperados.

De igual forma este análisis no es de Compras solamente, debe integrar a los demás áreas: Planeación Financiera y áreas usuarias. Y muy importante es poderlo ampliar por periodos mensuales, ya que en ocasiones los trimestres o períodos más amplios camuflan variaciones que ameritan ser revisadas en detalle.

Por último, se debe considerar revisar el comportamiento por categoría de gastos, evaluar si la estrategia de negociación utilizada previamente siendo la mas adecuada al comportamiento actual de la categoría.

⬆️ARRIBA:

Porque debemos conocer los planes estratégicos de la compañía, sería ciego armar un plan de Compras sobre un % de incremento o decrecimiento del año actual. Es aquí donde se evalúan si los OKR se hablan con los indicadores de Compras.

Un plan de Compras no puede establecerse de espaldas a las directivas. Es posible que lo que fue un objetivo estratégico este año ya no lo sea en el próximo, o que una decisión de reducción o eficiencia modifique la proyección de consumo y por ende de negociación para el nuevo año.

Utilizar herramientas como las fuerzas de Porter o la matrtiz BCG sirven para analizar este cuadrante de Arriba de nuestro modelo de Plan de Compras.

El plan de Compras necesita hacerse en esta etapa las siguientes preguntas:

• ¿Qué se mantiene de cara al nuevo año, y qué se elimina?
• ¿Cuál es la proyección de crecimiento en ventas, mercados y líneas de negocio?
• ¿Qué regulaciones pueden afectar el core del negocio de cara al otro año?
• ¿Qué competidores aparecen y con qué producto

Para un plan de Compras, cuando se establecen algunos indicadores finacieros, puede significar que de cara al presupuesto del próximo año, se implique hacerlo Base cero con algunos parámetros, o como puede ocurrir, pedir un número % de incremento o decrecimiento, y aquí es cuando empieza la ardúa labor de Compras, porque en ocasiones las proyecciones y condiciones negociadas en ciertas categorías hace complejo poder llegar a ese % soilicitado.

Por ende, conociendo los OKR, se deben diseñar o ajustar indicadores que relmente sean aterrizados y que apunten a lograr los resultados esperados, y a partir de ahí se diseña una estrategia para construir el plan de Compras.

➡️AL FRENTE

Porque hoy en día Compras tiene procesos en curso, compras recurrentes, contratos que renovar, decisiones que tomar y que impactan lo que viene en ejecución.

Cuando un plan de Compras está en preparación no se puede ignorar los compromisos adquiridos, los términos que se deben cumplir, las órdenes abiertas, los plazos de ejecución. De alguna manera es como si colocaramos un croquis sobre otro y los miráramos al trasluz

En esta etapa del proceso debemos preguntarnos:

• ¿Cuando vencen los contratos en el próximo año?
• ¿Qué compras siguen abiertas y caerán en el gasto del próximo año cuándo las entreguen
• ¿Cuáles contratos deben ser renegociados por las condiciones de mercado que pueden afectar su ejecución y la eficiencia en costos lograda?
• ¿Qué servicios o suministros alcanzaron un volumen de compra tal que amerite realizar un contrato o una negociación específica?
• ¿Qué contratos requieren ser revisados y finalizados por el desempeño actual del proveedor?

Esta es una de las partes más importantes, porque ayuda a revisar todo lo que hoy en día se viene ejecutando y monitorear la ejecución y condiciones relevantes de cada adquisición.

En esta etapa es en donde la presencia de Ventas es clave porque es cuando más Compras empieza a evaluar si debe abrir licitación o no, es ahora que las estrategias comerciales de Ventas mostrarán de qué están hechas.

Para Compras es clave esta etapa porque le da el insumo necesario para sentarse en la siguiente etapa con las áreas usuarias.

⬇️ABAJO

Porque no se compra porque sí o para sí, Compras atiende áreas usuarias. Lo menciono como abajo solo por ser la contraparte en organigrama de las directivas, pero es aquí donde está la información más clave para Compras si desea lograr una gestión de valor, porque el plan de Compras se construye junto al usuario interno.

Cada área tiene su propia realidad, proyección y modelo de trabajo. No existe una uniformidad porque las condiciones son diferentes. Áreas como Operaciones o Producción pueden tener una estacionalidad distinta al área de Tecnología por ejemplo, por lo que la forma de estructurar el plan de Compras es distinta.

En esta etapa del plan empezamos a colocarle rostro y fecha a preguntas como:

• ¿Hay compras Capex el próxmo año?
• ¿Qué servicios o productos nuevos va a requerir el área?
• ¿Cuáles contratos de los revisados en la etapa anterior requieren ajustes que impliquen renegociar condiciones, por ejemplo, ¿en cuáles la nueva proyección nos permite negociar un mejor precio?
• ¿Hay productos a dar de baja que puedan impactar en un ingreso adicional de cara a una disposición final, con el fin de buscar proveedores sobre esto?
• ¿Qué innovaciones van a representar un impacto de materia prima, productos importados, o cualquier variable que requiera de forma anticipada que Compras incluya en el plan, un cronograma más amplio y por etapas, con el fin de tener a tiempo esas compras complejas.

Como se ve, esta etapa es crucial porque lo que no se deje consignado aquí terminará impactando en el momento que se requiera.

Puede parecer que un plan de Compras es lo mismo que un presupuesto, pero no. Están relacionados pero son diferentes. Te dejo un episodio de nuestro Podcast de Procurement Pro Comunidad de Compras en el que tocamos el tema de planes de Compras:

Para el plan de Compras, el comprador asignado debe tener establecido el cronograma mes a mes, teniendo muy diferenciadas las fechas de inicio o renovación, de las fechas en que iniciará con RFI, RFP o RFQ.

El éxito de un área de Compras que se enfoca en lo estratégico para direciconar lo táctico y ejecutar lo operativo está directamente relacionado con lo bien que diseñen su Plan de Compras.

🌟 Soy Anwar Javier Tapias Lakatt

Mentor y Formador en Compras

#procurement #compras # abastecimiento