Las 7 C's para evaluar un proveedor

Compras no puede ser concebida sin proveedores, es su aliado estratégico más importante, y por ello es una relación que debe ser construida, sostenida y afianzada en el tiempo. Para proveedores los gustos, y hay de todo, pero un comprador debe siempre saber evaluarlos para desarrollar una gestión exitosa y capaz de crear valor.

En un artículo colaborativo en Linkedin preguntaban qué se debía evaluar en un proveedor, y con la respuesta que coloqué surgió escribir esto de las 7 C's. Quiero compartir contigo los 7 pilares que considero claves para una evaluación integral de un proveedor. No me refiero a una evaluación puntual por un número de compras, sino en la definición de la estrategia de los proveedores que deben convertirse en tus socios estratégicos.

CALIDAD

La calidad es la carta de presentación de lo que un proveedor es capaz de hacer, es la razón por la que te vas a impulsar a elegir a uno sobre otro y eso se traduce en Sastisfacción. Solo piensa en algo tan básico como el café que se compra para la oficina, ve y di orgulloso que estás ahorrando a la compañía X% en café con uno que no le guste a nadie. 😠

La calidad implica entregar un bien o servicio a tiempo, completo, correcto, acorde, durable y amigable. Esto es lo que genera fidelización, recordación y estampa el logo de un proveedor en el corazón de un comprador y no en souvenir para el escritorio.

COSTO

El costo total de propiedad es la segunda variable que debemos considerar, y eso no lleva a eliminar términos como barato o caro, y pasar a hablar de rentable o no. Y es que hoy día en algo tan cotidiano como ir a mercar, ya en un supermercado te colocan en la descripción del precio cuánto pagas por miligramo y eso te permite comparar en el simple precio dónde pagas mas, ahora imagina cuando consideramos todas las variables asociadas a una compra que hagamos en nuestra labor de compradores.

Dentro de esta variable se puede considerar también lo que dejas de pagar al pagar, es decir, pagando $X a este proveedor dejo de pagar $Y en algún rubro. Por ejemplo un proveedor de productos de seguridad industrial que cuente con una aplicación de administración de entregas que elimine tiempo de trabajo de un auxiliar, ese valor agregado cuantificado debe medirse a la hora de validar su propuesta. No es un costo inherente sino más bien un ahorro inherente que impactará el gasto de forma directa.

CONOCIMIENTO

Una tercera variable para elegir proveedores estratégicos es su conocimiento. Deseamos proveedores que nos hagan crecer y potencien lo que hacemos, no proveedores que nos usen de prueba y error. El conocimiento es una variable clave que determina muchas veces la ventaja competitiva de un proveedor sobre otro. Seguro las mamás cuando fueron a elegir pediatras para su primer hijo👶 no hicieron un cuadro comparativo basado solo en el valor de la consulta, seguro fueron validando qué experiencia y conocimiento traía, qué opinaban otras mamás de ese pediatra.

En Compras sucede igual, pero con algunas consideraciones. Conocimiento no es igual a antigüedad. Puede haber una empresa nueva creada por alguien con mucho conocimiento y años de experiencia. El conocimiento por tanto es una variable que empezamos a medir desde la misma RFP.

Otra consideración es cómo lo comparte con sus clientes y muchas veces ahí está el por qué se elige uno sobre otro. Un proveedor que sabe traducir su conocimiento, y el de sus fabricantes por ejemplo, en una ventaja competitiva para sus clientes lo habrá fidelizado por mucho tiempo.

CONECTIVIDAD

Esta cuarta variable mide la comunicación del proveedor dentro de la cadena. ¿Que tan ágil y fácil es en responder, mitigar, adaptar o atender las fluctuaciones del proceso, las necesidades y requerimientos del cliente? Parece llamativo que en este mundo de las Compras muchas veces el pequeño le gana al grande en este punto, y lo señalo porque parece que entre más robusto se hace un proveedor más lenta y dificil se vuelve la comunicación con un cliente.

La conectividad como variable no tiene que ver con tecnología solamente, o si no, piensa cuando necesitas comunicarte con Rappi, Uber o Netflix porque tienes un problema ⏳, es un dolor de partos que sea ágil. Pues qué pasa a nivel corporativo cuando recibir respuesta del proveedor se vuelve un: "coloque un PQR", "ya notifiqué al área encargada", "yo solo atiendo la parte de ventas".

Y aquí también resalto esa capacidad de un proveedor de enlanzar su sistema al del cliente, disponer de catálogos electrónicos por ejemplo. Un comprador en su día a día sufre cuando esta variable no la considera en su decisión de estar con proveedores estratégicos.

CRECIMIENTO

Esta quinta variable nos permite considerar que deseamos proveedores que sean capaces de crecer y que lo demuestren. Un proveedor que no crece no te ayudará a crecer como cliente, se convertirá en ese eslabón cuello de botella de la famosa teoría de restricciones. Y es que hasta hoy día un vendedor de frutas informal en la calle ya se tecnificó: los veo con un megáfono y un mensaje pregrabado y ofreciendo medios de pago por celular 📲.

El crecimiento del proveedor debe ser revisado teniendo en cuenta variables económicas (indicadores financieros), reputacionales (clientes importantes), colaborativas (marcas que ofrece, alianzas, desarrollos), operarivas (propiedad, equipos, ambiente laboral).

Es claro que parte de esto no lo mides inicialmente sino precisamente evaluando su desempeño en la relación construida.

CONTRIBUCIÓN

Esta sexta variable cada vez cobra más fuerza. Medir la Contribución del proveedor es evaluar qué aporte está haciendo en material de sostenibilidad, responsabilidad social o equidad, esto ha dejado de ser un plus para convertirse en una necesidad, y demuestra cuál es el lugar en el que se ve el proveedor a fururo, y quién está detrás de ese nombre de empresa.

Según el nivel de maduración del área de Compras esto va subiendo en el escalafón de una evaluación de proveedor, pero debe estar en el foco de los puntos a revisar. ¿Usa energías renovables, qué estrategias de reciclaje tiene, cómo integra la equidad en sus puestos de trabajo, tiene establecida su logística inversa de forma amigable con el medio ambiente?, ¿mide su huella de carbono? ¿Cómo apoya a las comunidades aledañas?

¡Pero es más costoso! ¿Acaso no pagas "más" por un producto saludable si es necesario? Porque debes pensar más en tu cuerpo que en tu bolsillo, si no, no habrá bolsillo que recupere tu cuerpo.

CUMPLIMIENTO

Por último, Cumplimiento, esta variable cierra el ciclo de evaluación y cuidando que no te salga una empresa de comics del mundo imaginario tipo Industrias Wayne y es que el papel digital aguanta lo que sea. Es necesario que nuestros proveedores estratégicos tengan todo el cumplimiento normativo requerido. Cada día más se nos insiste en la mitigación de riesgos y la implementación de cumplimiento SAGRILAFT.

Desde el mismo proceso de registro, actualización y validación, así como que cada proveedor cuente con los permisos y certificados necesarios para cada actividad. Aquí es donde más laxos pueden ser las áreas de Compras de mera transaccionalidad, pensando que no hay que ser tan "burocráticos".

No puede ser que seamos más cuidadosos para comprar en línea un producto en Instagram que para las compras que tenemos a cargo para la empresa donde laboramos.

Estas siete variables pueden ser ajustadas para integrarlas en nuestros procesos de evaluación para afianzar realmente relaciones estratégicas.

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Soy Anwar Javier Tapias Lakatt

✅ Escribo sobre Compras y ayudo a compradores